Wer hat welche Rolle im Prozessmanagement?

In meinem letzten Beitrag habe ich Ihnen versprochen, dass ich Ihnen die möglichen Rollen im Prozessmanagement vorstelle. In diesem Artikel möchte ich genau dieses Thema behandeln.

Wenn ich mir eine Baustelle anschaue, gibt es diverse Tätigkeiten, die nicht immer die selbe Person ausführt. Es werden auch nicht alle Tätigkeiten von allen Personen ausgeführt, daher gibt eine klare Rollenverteilung, in der abgebildet ist, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe zuständig ist. Nehmen wir mal das Beispiel der Elektrik. Zuallererst müssen einige Vorbereitungen getroffen werden, wie beispielsweise Schlitze stemmen, Leitungen verlegen oder Dosen eingipsen. Ein gelernter Elektriker übernimmt die Verdrahtung der Schaltelemente, verklemmt die Unterverteilung etc. Der Elektromeister nimmt die Baustelle elektrisch ab. Ab dem Zeitpunkt ist die Baustelle elektrisch freigegeben und kann von dem Hausbewohner ohne große Kenntnisse genutzt werden. Wie Sie sehen, gibt es einige Rollen, die in Ihrem Prozessmanagement besetzt werden können. Ob eine Person eine oder mehrere Rollen innehat, hängt ganz von Ihrem Rollenkonzept ab. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen nur eine Idee, wie es bei Ihnen sein könnte.

Rollen im Prozessmanagement

Tabellarische Prozesserfassung

Schauen wir uns die erste Rolle an. In meinem Fall ist es eine unterstützende Arbeitskraft, die keine Fachkenntnisse haben muss und daher die ersten Schritte auf der Baustelle ausführen kann. Im Fall von einem Prozessmanagementprojekt könnte es der Mitarbeiter einer Fachabteilung sein. Der Mitarbeiter weiß nicht im Detail, wie man methodisch korrekt einen Prozess modelliert, dafür kennt er sich aber besonders gut mit dem Prozess „Decke abhängen“ aus. Um genau diesem Mitarbeiter die Chance zu geben, an einer Modellierung teilzunehmen, kann ihm das Werkzeug „Tabellarische Prozesserfassung“ an die Hand gegeben werden oder aber er nimmt an einem Workshop teil und teilt sein Wissen mit dem Prozessmodellierer.

Mit der „Tabellarischen Prozesserfassung“ werden Prozesse in einer Tabelle erhoben. Dafür sind keine methodischen Vorkenntnisse notwendig.  Durch das frühe Einbinden der Mitarbeiter ist nicht nur die Akzeptanz im Unternehmen höher, sondern auch die Nähe zur gelebten Praxis gesichert. Zudem ist die Prozesserhebung deutlich effektiver, da eine einzelne Person die Ersterfassung ohne Unterstützung eines weiteren Mitarbeiters durchführen kann.

Person am Bildschirm – tab. Erfassung

Prozess-Autor und Prozessverantwortlicher

Der „Prozess-Autor“, in meinem Fall der gelernte Elektriker, übernimmt die Aufgaben, bei denen man methodisches Know-how im Bereich Prozessmanagement benötigt. Im Prozessmanagement kann dies die Handhabung eines Tools, die Moderation eines Workshops oder aber die methodisch korrekte Vorgehensweise bei der Prozessmodellierung sein. Je nach Rollenkonzept kann diese Person ein Abteilungsleiter, eine verantwortliche Person im Fachbereich oder aber die IT-Organisation sein. Ist der Prozess modelliert kommt die nächste Rolle ins Spiel: der „Prozessverantwortliche“. Er selbst modelliert nicht, sondern nimmt die Qualitätssicherung vor. Er kann den Prozess freigeben oder eine Freigabe verhindern. Wenn die Freigabe mit den ibo-Workflows durchgeführt wird, kann an jedem Freigabeschritt ein Kommentar und ein Dokument hinterlegt werden.


Wenn der Prozess freigegeben und gültig ist, wird er für den „Leser“ veröffentlicht. Der Prozess ist ab diesem Zeitpunkt für Ihre Mitarbeiter sichtbar. Jeder kann somit auf die erarbeitete Information zugreifen und davon profitieren. Neue Mitarbeiter werden schneller eingearbeitet, das Wissensmanagement in der Firma wird sichergestellt und die Akzeptanz der Prozesse erhöht sich durch den einfachen Zugriff.

Wer dabei mit welchem Werkzeug arbeiten darf, zeige ich Ihnen im nächsten Blog-Beitrag.

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