Wie fahren Sie Ihre Projekte gegen die Wand? Agil, hybrid oder ganz klassisch frontal?

Für einige unserer Kunden ist das Thema „agiles Projektmanagement“ bereits erledigt, andere Kunden hingegen beschäftigen sich aktuell sehr intensiv mit der Optimierung ihres Projektmanagements. Sie bemühen sich vor allem, eine agile Methodik zu integrieren oder ihr bisheriges Vorgehen zu beschleunigen. Der Reifegrad der Projektarbeit ist in der Praxis sehr unterschiedlich, die Ausgangsposition ist daher im Rennen um „das agile Projekt“ nicht für alle Unternehmen gleich.

Ein Blick auf die Startaufstellung:

  • Auf Startplatz 1 steht ein professionelles Portfoliomanagement mit erfahrenen Teammitgliedern und einem methodisch qualifizierten Piloten.
  • Auf Platz 2 sehen wir einen klassischen Projektmanagement-Leitfaden mit unverbindlichen Empfehlungen und Standards zum Bearbeiten von Projekten.
  • Von Platz 3 startet ein ambitioniertes Team, das für alle Einflüsse und Methoden offen ist und ein individuell passendes Vorgehen entwickeln möchte.
  • Daneben geht auf Startplatz 4 ein projekterfahrenes Unternehmen ins Rennen, das bereits agile Methoden und Formate ausprobiert und Geschmack daran gefunden hat. Alle wollen schnellstmöglich ans Ziel kommen und natürlich erfolgreich sein.
Agiles Projektmanagement

Nur wenige können nachvollziehbar erklären, WARUM ein agiles oder hybrides Projektmanagement sinnvoll und notwendig sein kann.

Wir haben unsere Kunden im Rahmen der Auftragsklärung interviewt, gemeinsam vergangene Projekte analysiert und Erfahrungen gesammelt. Die Analysen zeigen einige Gemeinsamkeiten: fehlende Ressourcen,
unzählige Tools und Systeme,
mangelhafte Kommunikation,
kaum verlässliche Mitarbeit und
wenig Struktur in der Bearbeitung von Projekten.

Eine besonders spannende Erkenntnis ist, dass es zahlreiche unterschiedliche Interpretationen von Agilität und deren Bedeutung für die Projektarbeit gibt. Die häufigsten Erklärungsversuche tendieren dazu: schneller, moderner, einfacher = agiler?!
Nur wenige können nachvollziehbar erklären, WARUM ein agiles oder hybrides Projektmanagement sinnvoll und notwendig sein kann. „Wir wollen zukunftsfähig, kundenorientiert und digital sein“!

„Wir wollen zukunftsfähig, kundenorientiert und digital sein“!

Aus meiner Sicht entspricht diese Aussage noch oft eher einer Vision. Visionen zeigen die gewünschte Zukunft, Strategien definieren dazu geplante Richtungen und Verhaltensweisen. Schwierig wird es in der Praxis, die richtigen Maßnahmen und Lösungen zu identifizieren und ein geeignetes Vorgehen zu finden. Um aber das WAS und das WIE zu erkennen, sollten wir zuerst das WARUM klären. Zunächst fragen wir also: „Warum wollen Sie Ihr Projektmanagement optimieren?“ oder „Warum wollen Sie agil arbeiten?“

Zuerst das WARUM klären

Die Antworten auf diese Fragen führen uns nicht immer direkt zu den eigentlichen Zielen unserer Kunden. Aber sie bauen eine Brücke zwischen der zukunftsorientierten Strategie und dem, was getan werden soll. Um zukunftsorientierte Lösungen organisieren zu können, sind Ziele zwingend notwendig.
Neben den Zielen stehen eine transparente Kommunikation, die frühzeitige Partizipation der Stakeholder sowie klare Rollen und abgestimmte Erwartungen auf der Liste der Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte. Es spricht alles dafür, die Optimierung des Projektmanagements als Projekt zu verstehen und sich dabei einer geeigneten Methodik zu bedienen.

Betrachten wir die aktuellen Herausforderungen unserer Zeit, sehen wir uns nicht mehr nur mit den Themen Digitalisierung und Automatisierung konfrontiert. Die Antworten lauten: „Weil wir jetzt agiler werden müssen“ oder „Weil wir nicht wissen oder vorhersagen können, was passieren wird.“ Es werden Krisenmanager und Problemlöser gesucht.
Unsere Methoden und Tools, aber vor allem unsere Mitarbeiter bieten genau das an.

Unser Purpose: Projekte einfach machen

Aus unserem Unternehmenspurpose und der Perspektive unserer Kunden („Warum brauche ich Projektmanagement von ibo?“) haben wir den Purpose für unser Projektmanagement abgeleitet und definiert: Projekte einfach machen! Das eigentliche WARUM der Projektmanagement-Kunden wiederum liegt in den Herausforderungen, die gewünschte und oft unklare Zukunft zu erreichen.

Überträgt man dies zum Beispiel auf die angestrebte Optimierung der internen Projektarbeit, sollten zuerst mit den Betroffenen, den Stakeholdern, den Projektbeteiligten und vor allem mit den „üblichen“ Projektleitern und Projektteams Ziele vereinbart und Erfolgskriterien definiert werden. Erst dann lassen sich Lösungen entwickeln und erarbeiten, die tatsächlich akzeptiert und genutzt werden. Und diese Akzeptanz, das sagte bereits Peter Ferdinand Drucker (amerikanischer Ökonom österreichischer Herkunft, 1909-2005, „Management by objectives“), ist der entscheidende Faktor, wenn wir Ziele erreichen wollen.

Sowohl in den Routineprozessen als auch in Projekten sollten Ressourcen, Budgets und verfügbare zeitliche Kapazitäten zielorientiert eingesetzt werden. Selbst Phasen und Sprints, Meilensteine oder angestrebte Inkremente benötigen Ziele. Sie helfen uns, unsere Handlungen und Maßnahmen zu priorisieren und erleichtern wichtige Entscheidungen. Ziele erhöhen Steuerungsmöglichkeiten und erleichtern die Koordination. Sie sind attraktiv und wirken motivierend. Und natürlich wollen wir Erfolge erkennen, messen und feiern, was wir ohne Ziele nicht können.

Wir vergessen dabei nicht, dass die tatsächliche Zielerreichung immer von vielen Faktoren abhängig ist. Die Konsequenzen und Auswirkungen, die Aufwände und die zu erbringenden Leistungen wirken unterschiedlich. Es gibt nicht das eine gemeinsame Interesse, sondern oft voneinander abweichende Interpretationen einer Strategie. Profitiert eine Seite oder ein Bereich von einer Veränderung und einem Projekt, wirkt sich das in einem anderen Bereich oft negativ aus. Diese negativen Auswirkungen werden erst im Gesamtkontext verständlich und akzeptabel. Eine gemeinsame Überschrift ist notwendig. Ein übergreifendes zielorientiertes und damit strategiekonformes Verhalten ist abhängig von dem WARUM, was wir als Purpose bezeichnen. Und damit stehen heute nun doch wieder alle an der gleichen Startlinie.

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