Wie Covid-19 Veränderungsprozesse in der internen Revision beschleunigt

Change-Management in der Revision am Beispiel der Pandemie. Wie Covid-19 die Digitalisierung vorantreibt.

Das Thema Digitalisierung ist ein Dauerthema der Internen Revisionen. Wie schafft man es, mit den neuen Medien trotzdem Verbindlichkeit herzustellen, den persönlichen Kontakt und Wertschätzung zu transportieren? Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Wandel im zeitlich ohnehin schon knappen Rahmen?

Change-Management in der Revision

Corona hat von heute auf morgen die Prüfungsarbeit nahezu komplett auf den Kopf gestellt. Die Prüfungsaktivitäten wurden, überspitzt gesagt, von „Vor-Ort und analog“ auf „remote und digital“ umgestellt. Ein Change-Prozess, der ohne große Vorbereitung und Analysen durchzuführen war. Die erste Phase, das „Unfreezing“, nach dem 3-Phasen-Modell des Change-Managements von Kurt Lewin, wurde somit übersprungen. Dabei anzumerken ist, dass die Digitalisierung der Revisionsprozesse natürlich ein schon länger andauernder Prozess ist und die Pandemie diesen nachhaltig beschleunigt hat. Ein sanftes „Auftauen“ war somit nicht mehr möglich. Das analoge Tagesgeschäft von gestern wurde untersagt. Es galt sich in der virtuellen Welt zurechtzufinden, um weiterhin Prüfungsarbeit leisten zu können und den gesetzten Jahresprüfplan weitestgehend zu erfüllen.

3-Phasen-Modell des Change-Managements nach Kurt Lewin
3-Phasen-Modell des Change-Managements nach Kurt Lewin

Veränderungsprozesse gehen grundsätzlich mit temporären Leistungsverlusten einher, was auch in unserem Beispiel zu erkennen ist. Diese Leistungsverluste treten in der Regel in der zweiten Phase, dem „Changing“, ein und werden nach Lewin von Kräften die gegen den Wandel stehen versursacht. Diesmal ist der Wandel sozusagen erzwungen worden und alternativlos, wenn man arbeitsfähig bleiben will. Es gilt also die Herausforderungen zu lösen und dabei alle Mitarbeitenden mitzunehmen.

Wie gehen wir als Softwarehersteller mit den neuen Herausforderungen um?

Auch wir als Softwarehersteller mussten lernen mit der neuen Situation umzugehen. Präsentationen und Schulungen Vor-Ort waren nicht mehr möglich. Unsere jährliche Roadshow und weitere bewährte Vor-Ort Formate fielen der Pandemie zum Opfer. Wie sollten wir in Kontakt mit Kunden und Interessenten treten? Digital lautete ebenfalls die Antwort. Es mussten Konzepte für Webinare, Online-Präsentationen und Schulungen per Remote erstellt werden. Was anfangs eine echte Herausforderung war, stellte sich letztendlich als große Chance dar. Zwar fehlte und fehlt uns der persönliche Kontakt sehr, aber dieser wurde teilweise durch moderne Kommunikationstools kompensiert. Reisezeiten/-kosten fielen weg. In kürzester Zeit konnten mehr Interessenten erreicht werden. Multiplikatoren-Schulungen in digitalen Formaten sind die beste und bequemste Lösung für unsere Kund/innen. So haben wir kurzer Zeit einen enormen Erfahrungsschatz aufgebaut, welcher uns in die Lage versetzt unsere Einstiegsprojekte per Remote und vertriebliche Veranstaltungen vollständig digital durchzuführen.

Wie sich die Prüfungstätigkeit im Revisionsgeschäft durch die Pandemie verändert hat

Zurück zum Revisionsgeschäft. Im DIIR DAX 30 Kreis ging die Spannweite der Prüfungsaktivitäten laut Ralf Herold (Stand Okt. 2020) vom „Stopp aller Prüfungsaktivitäten, bis zu nahezu unveränderter Prüfungstätigkeit“. Bei der Mehrzahl der Beteiligten reduzierte sich die Prüfungsaktivität. Die Prüfungsaktivität deren, die ihre Prüfungen digital und per remote weiter durchführten, blieb aber auf überraschend hohem Niveau von 70–90 %. Das lässt den Schluss zu, dass diese Unternehmen sich bereits vor der Pandemie digital sehr gut aufgestellt hatten oder in der Lage waren sehr schnell und effizient zu reagieren.

Was für die Elite der deutschen Wirtschaft gilt, lässt sich natürlich nicht auf die Gesamtheit der Revisionen übertragen. Jede Revision hat ihre Besonderheiten und ist individuell zu betrachten. Eins wird aber ganz deutlich. Die Digitalisierung wird in Zeiten der Pandemie als Chance verstanden, um seine Tätigkeiten im veränderten Umfeld erfolgreich erledigen zu können. Wer bereits vor der Pandemie die Revisionsprozesse analysierte und deren Digitalisierung vorantrieb, spürt die Auswirkungen auf die tägliche Arbeit weniger stark. Teilweise wurde mit „nahezu unveränderter Prüfungstätigkeit (audit as ususal), wie vor Corona geplant“, weitergearbeitet.

Digitalisierung in der Internen Revision

Ausblick

Was lernen wir u.a. aus dieser Pandemie für die Arbeit in der Revision? Die Digitalisierung ist nicht nur ein Trend, sondern Pflicht und verändert die Arbeitsweise in der Revision nachhaltig. Wenn der Veränderungsprozess abgeschlossen bzw. die Pandemie beendet ist, wird sich, meiner Meinung nach, das Produktivitätsniveau in der Revision und auch bei uns als Revisionssoftwareanbieter auf einem höheren Level einpendeln. Wir werden von den Erfahrungen aus der „Remote-Zeit“ profitieren und das Beste für die Zukunft übernehmen – oder „Einfrieren“ wie es Lewin in der dritten Phase seines Modells, dem „Refreezing“, sagen würde.


Als Inspiration und Quelle für diesen Beitrag diente der lesenswerte Artikel von Herrn Herold:
„Prüfen in Zeiten von Covid-19 – Ein Erfahrungsbericht aus der Prüfungspraxis der DAX 30 Unternehmen“

Lesen Sie auch unseren interessanten Artikel, wie Sie ganz einfach im Home-Office, in der Cloud und Remote, mit den ibo Software-Lösungen arbeiten können.

Fr. Schäfer von der ibo Software GmbH gibt einen spannenden Ausblick, warum Online das neue “Vor Ort” ist.

Wenn Sie Fragen zum Thema Revision haben, kontaktieren Sie mich gerne:

David Bumbullis
Account-Manager Revisionssysteme
david.bumbullis@ibo.de
T: +49 641 98210-816

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