Was hat das Idea-Prinzip mit der öffentlichen Verwaltung zu tun?

Im Februar 2022 ist in der Gießener Allgemeinen Zeitung ein Artikel zu lesen, wie der Stand der Dinge bezüglich der Digitalisierung in der hiesigen Stadtverwaltung ist: 13 der im Onlinezugangsgesetz (OZG) geforderten Dienstleistungen wurden bisher so digitalisiert, dass diese nun von Bürger:innen online beantragt werden können. Bis Ende 2022(!) sollen in der Stadtverwaltung Gießen weitere 350(!) identifizierte und in einem Prozess-Register aufgenommene Dienstleistungen realisiert werden. Alleine die Zahlen beschreiben sehr deutlich, wie groß die Herausforderung für alle Beteiligten ist – eine echte Herkules-Aufgabe würde der Kasseler zum Gießener sagen.

Wie ist das zu bewältigen?

Eine Zusammenfassung der Lage: Viele Projekte müssen in einer sehr knapp bemessenen Zeit umgesetzt werden. Ohne zu wissen, ob dies überhaupt machbar ist (im genannten Artikel ist die Rede von massiver Aufstockung der IT-Abteilung, von installierten Digitalisierungsfabriken und von Antragssträngen, die noch bereitgestellt werden müssen), kann man ein Fazit aus der Status-Meldung ziehen: Die Situation mahnt an, diesen Herausforderungen mit optimierten Prozessen und Mitteln zu begegnen. Fatal wäre, wenn jedes Projektteam für sich mit eigenen vorhandenen „Bordmitteln“ in die Umsetzung ginge.

Was hat die Situation mit dem Idea-Prinzip zu tun?

Optimierte Prozesse und Mittel? Das erinnert mich an einen Umzug, der mich das Idea-Prinzip zu schätzen gelehrt hat. Ein Freund von mir hatte – quasi als „Einstand“ – kurzerhand bei Idea 25 Stühle für seine neue Studenten-WG erstanden – sehr günstig, direkt aus der dortigen Fundgrube für zweite Wahl-Ware, Modell ARFID „Vintage Edition“.

Die WG verfügte über eine sehr große Küche, in der vier große Tische standen. Stühle waren immer Mangelware, weil sie einfach zu leicht zu Bruch gingen. Keine Ahnung, was die WG-Bewohner mit den Stühlen anstellten – es müssen schon sehr intensive Feiern stattgefunden haben…

Ich hatte meinem Freund Hilfe angeboten. Mein Auftrag: Stühle holen und aufbauen. So holte ich die Stühle in der Nachbarstadt Wetzlar ab – klar, es passten alle 25 hinein, kein Problem für einen VW-Busfahrer. Bei der WG angekommen wurde mir schmerzlich bewusst: Von den Studierenden konnte ich keine Hilfe erwarten: Alle bei Mama und Papa zu Hause – war ja fast Weihnachten. Also schleppte ich die Stühle alleine in die Mega-Party-Küche und begann mein Aufbauwerk.

Für den Aufbau des ersten Stuhls benötigte ich 15 Minuten. Ich rechnete: Bei restlichen 24 Stühlen lagen also noch sechs Stunden Arbeit vor mir! Meine Laune sank auf einen Tiefpunkt. Ich nahm den zweiten Stuhl missmutig aus dem Karton. Für den Zusammenbau benötigte ich nicht mehr so lange wie für den ersten, es waren ca. 8 Minuten. Wow. Das Smartphone diente nun als Stoppuhr, die Stoppuhr als Ansporn. Ich war begeistert, denn der fünfte Stuhl stand fertig montiert nach 3 Minuten und 16 Sekunden in der Studentenküche. Nach weniger als 2 Stunden saß ich hochzufrieden wieder in meinem geliebten VW-Bus und freute mich über vier Stunden verloren geglaubte Lebenszeit…

Was haben 25 Idea-Stühle mit der Digitalisierung zu tun?

Nun, es gibt da einige Punkte, die bedenkenswert sind. Digitalisierungsprojekte sind keine Idea-Stühle – völlig klar, aber trotzdem können wir vom Idea-Prinzip lernen:

• Digitalisierungsprojekte sind sich – gerade was die Planungs- und Umsetzungsphase betrifft – ähnlich. Diese Ähnlichkeit sollte dazu veranlassen, über Standardisierung und Vereinheitlichung des Vorgehens nachzudenken: Vorgefertigte Projektpläne mit einheitlichen Phasen und Vorgehensweisen bergen einiges an positivem Idea-Effekt.
• Für alle Projekte das gleiche einfache Tool: Der Idea-Imbusschlüssel kommt bei jedem Stuhl, gar bei jedem anderen Möbelstück zum Einsatz. Er wird mitgeliefert, liegt immer bereit. Der (Standard-)Schraubenzieher ist in jedem Haushalt vorhanden. Auch dieser passt bei nahezu allen Idea-Möbeln. Kurz: Das passende Werkzeug ist da und einfach zu handhaben. In einer übersichtlichen Anzahl von einheitlichen und einfachen Tools verbirgt sich ebenfalls positiver Idea-Effekt.
• Digitalisierungsprojekte sind sich zwar ähnlich, jedoch sind sie nicht gleichartig wie die oben genannten 25 Stühle. Man kann sie eher mit der Vielzahl an Idea-Möbeln vergleichen. Das Grundprinzip ist gleich. Das bedeutet, dass die komplette Methodik und das gesamte Vorgehen übergreifend vereinheitlicht werden sollte, um auch bei allen Digitalisierungsprojekten den entsprechenden Idea-Effekt zu bekommen.
• Wenn Projektmitarbeitende in verschiedenen Projekten unterwegs sind: Sie profitieren sofort vom Idea-Effekt: Es ist zwar ein anderes Möbelstück (sprich: ein Digitalisierungsprojekt mit anderem Schwerpunkt), aber das einheitliche Grundprinzip hilft, sich schnell zu orientieren und zurecht zu finden.

Was hat der Idea-Effekt mit ibo netProject zu tun?

Ganz einfach: Die Projektmanagement-Software ibo netProject versetzt Sie in die Lage, massiv Idea-Effekte zu realisieren:

• Standardisieren und vereinheitlichen Sie die Projektmanagement-Prozesse Ihres Hauses.
• Standardisieren und vereinheitlichen Sie die Bearbeitung der einzelnen Projekte.
• Stellen Sie die gleichen und einfachen Tools für alle Projekt-Beteiligten zur Verfügung.
• Einmal ein Projekt mitgemacht bedeutet Orientierung und Zurechtfinden in allen Projekten.

Der Betrieb der Software kann auf hauseigenen Servern oder sogar in der ibo-Cloud, z. B. auf Servern der ekom21 erfolgen.

Schöpfen Sie Idea-Effekt und verlieren Sie keine wertvollen zeitlichen, monitären oder personellen Ressourcen: 350 Digitalisierungsprojekte sind ein Haufen Holz, das zu Möbelstücken gezimmert werden will… nicht nur bei der Gießener Stadtverwaltung.

Kai Steinbrecher

• Mehr erfahren: Projektmanagement mit ibo netProject
• Mehr erfahren: Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung mit ibo netProject

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