Die Personalbedarfsermittlung ist abgeschlossen, die Erhebungsergebnisse aus Phase 8 liegen vor. In der 9. Phase der Organisationsuntersuchung kann das Projektteam, unter dem Stichwort Aufgabenkritik, nun in die Würdigung der Ergebnisse und die kritische Betrachtung des Aufgabenportfolios einsteigen.
Die finalen Ergebnisse sind da! Und der Weg dahin verlief weniger kontrovers als Andrea S. sich das vorgestellt hatte. Wobei – der Qualitätszirkel hatte es schon in sich. Einige durchschnittliche Bearbeitungszeiten lagen deutlich unter den Werten, die die Führungskräfte im Vorfeld angenommen hatten. Bei anderen Aufgaben zeigte sich, dass wesentlich höhere Aufwände anfallen als gedacht. Das sorgte für etwas Unruhe.
Andrea S. hätte sich vermutlich schwergetan, die Werte gegen die vorgebrachten Argumente zu verteidigen. Zum Glück hatten hier die Fachleute von ibo den Hut auf. Sie konnten souverän darlegen, dass Werte durch eine ausreichende Anzahl an Buchungen als valide zu erachten sind. Anders verhält es sich bei Aufgaben, die im Erhebungsmonat tatsächlich nicht häufig genug oder gar nicht vorgekommen sind. Hier bekamen die Führungskräfte selbstverständlich die Möglichkeit, durch Nachschätzungen zur Ermittlung aussagekräftiger Ergebnisse beizutragen.
Die Projektleiterin muss zugeben: Die Auswertung war spannender als sie erwartet hatte. Schon erstaunlich, dass sich für jede noch so kleine Aufgabe nachweisen lässt, wie viele Mitarbeiterkapazitäten (MAK) in ihr gebunden sind. So wird endlich einmal transparent, in welche Aufgaben viel (vielleicht zu viel) Zeit investiert wird.
Aufgabenkritik? Besser: Würdigung
Nun gilt es, aus den erhobenen Daten noch mehr herauszuholen. Dazu soll sich eingehend mit den ermittelten Mitarbeiterkapazitäten (MAK) pro Aufgabe auseinandergesetzt und Optimierungsbedarf ermittelt werden. Andrea S. weiß, dass man diesen Schritt in der öffentlichen Verwaltung als Aufgabenkritik bezeichnet. Auf Anraten der Fachleute von ibo wird sie intern aber lieber von Aufgabenwürdigung sprechen.
Der Begriff Aufgabenkritik könnte den Beschäftigten missfallen. Und das wäre äußerst kontraproduktiv. Denn einige Vertreter:innen des untersuchten Bereiches werden bei den Workshops zum Einstieg in die Optimierungsphase dabei sein. Und da sollte die Bereitschaft zur (durchaus auch kritischen) Auseinandersetzung mit dem eigenen Aufgabenportfolio möglichst hoch sein. Missverständliche Begrifflichkeiten hingegen könnten die Motivation im Keim ersticken. Und das will Andrea S. natürlich um jeden Preis verhindern.
Es wäre ihr und auch Vorstand Dr. Karl N. eigentlich lieber gewesen, die Aufgabenkritik durch den externen Dienstleister in der neutralen Außenbetrachtung durchführen zu lassen. Aber dagegen hatte die Personalvertretung ein Veto eingelegt. Und das ist ja vielleicht auch gut so. Immerhin hat es bisher im gesamten Projekt eine Beteiligung der Belegschaft gegeben. Da ist es wahrscheinlich nur konsequent, so auch weiterhin zu verfahren.
Und so werden die Expert:innen von ibo erst im Anschluss an die Workshops ein Maßnahmenpaket schnüren und dabei die Ideen aus der Belegschaft genau auf ihre Umsetzbarkeit und ihren Nutzen prüfen.
Kritische Auseinandersetzung als Chance betrachten
Zur Motivation der Beschäftigten tragen weiterhin vor allem Brigitte W. und Stefan R. bei, die das Vorhaben nach Kräften unterstützen. Sie haben den Kolleg:innen geraten, die Aufgabenwürdigung als Chance zu sehen. Wann bekommt man schon einmal die Gelegenheit, offen zu kommunizieren, wo es hakt, und Verbesserungsvorschläge einzubringen? Und so haben die Beschäftigten aus dem untersuchten Bereich offenbar schon einige Ideen gesammelt.
Zumindest ist das über den Flurfunk bei Andrea S. angekommen. Die Projektleiterin ist daher guter Dinge, dass die Workshops konstruktiv verlaufen werden. Vielleicht gelingt es tatsächlich, die zum Teil historisch gewachsenen Strukturen aufzubrechen. Man wird ja mit den Jahren wirklich manchmal betriebsblind. Dabei tut es doch eigentlich ganz gut, sich ab und an selbst zu hinterfragen. Nur so lässt sich schließlich herausfinden, ob man Aufgaben durchführt, die an anderer Stelle viel besser aufgehoben wären.
Von der Aufgabenkritik zum Anforderungsmanagement
Doch nicht nur die Frage danach, ob Aufgaben verlagert werden können, ist interessant. Bei der Identifikation von Optimierungspotenzialen kann auch ein Blick auf die Art der Ausführung hilfreich sein. So könnten komplizierte und zeitintensive Vorgänge softwareunterstützt womöglich wesentlich effizienter gestaltet werden.
Im Gespräch mit Ricardo T. hat Andrea S. erfahren, dass sich die IT bereits seit Langem für den verstärkten Einsatz verschiedener Software-Tools einsetzt. Bisher sind die Bemühungen dieser Art jedoch an Dr. Karl N. abgeprallt. Die Anschaffung sei zu teuer, hieß es oft. Vielleicht ändert sich daran etwas, wenn der Vorstand schwarz auf weiß sieht, wie viel Zeit und damit Kapazitäten dadurch eingespart werden könnten.
Ausblick zum nächsten Beitrag
In Phase 10 des Organisationsuntersuchungsprojektes geht es an die Realisierung und Umsetzung der erarbeiteten Optimierungsmaßnahmen. Dabei ist Kompromissbereitschaft auf allen Seiten gefragt.
Wie alles begann: Organisationsuntersuchung Ablauf
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