Die Software ist installiert, die Beschäftigten wurden geschult und die Vorbereitungen auf die Erhebung sind abgeschlossen. In Phase 8 des Projektes wird nun die eigentliche Erhebung inklusive einer engmaschigen Qualitätssicherung in der Component GmbH durchgeführt.
Die vergangenen Wochen waren für Andrea S. eine echte Herausforderung. Zum Projektstart hatte sich Personalrat Peter G. durchaus kooperativ und wohlwollend gezeigt. Mit der Entscheidung, nur ausgewählte Beschäftigte im Umgang mit der Software zu schulen, war jedoch etwas Unmut aufgekommen. So war die Projektleiterin zunächst vor allem damit beschäftigt, die Wogen wieder zu glätten. Letztlich konnte Andrea S. die Zweifel der Personalvertretung aber ausräumen.
Ausschlaggebend dafür war vor allem der hohe Einsatz von Brigitte W., Stefan R. und den anderen Multiplikator:innen. Sie nahmen ihre Aufgabe sehr ernst und gaben ihr Wissen bereitwillig an die übrigen Erhebungspersonen weiter. So konnten sich Andrea S. und ihr Team uneingeschränkt auf die Vorbereitung der Erhebung konzentrieren. Gemeinsam mit den Fachleuten von ibo wurde der Untersuchungsbereich im System angelegt und der erarbeitete Aufgabenkatalog implementiert. Jeder Schritt wurde erläutert und alle Fragen wurden umfassend beantwortet. Die Projektleiterin ist daher guter Dinge, mit der Personalbemessungs-Software von ibo zukünftig auch ohne externe Unterstützung gut zurecht zu kommen.
Auf eine Testphase sollte nicht verzichtet werden
Der Start in die einwöchige Testphase verlief wie erhofft reibungslos. Dank der guten Vorbereitung fanden sich die Teilnehmenden insgesamt sehr gut zurecht. Lediglich zu einigen wenigen Funktionalitäten (z.B. dem Nacherfassen) gab es hier und da noch Klärungsbedarf. Und auch an das Navigieren durch den Aufgabenkatalog mussten sich die Erhebungsteilnehmenden natürlich erst gewöhnen.
Zum Glück hatten sich die Expert:innen von ibo nicht von der Durchführung einer Testwoche abbringen lassen. Auf die hätte Vorstand Dr. Karl N. aus Zeitgründen nämlich am liebsten verzichtet. Aber lieber eine Woche mehr Zeit investieren, anstatt einen vermutlich etwas holprigen Start in die Erhebung in Kauf nehmen zu müssen.
Wichtig war die Testphase nicht nur für die Erhebenden selbst. Auch in der Qualitätssicherung braucht es einige Tage, um ein Gefühl dafür zu entwickeln, worauf man achten muss. Nicht immer hat man direkt auf dem Schirm, ob eine Buchung aus der Stoppuhr als plausibel zu erachten ist. So ging es auch Andrea S. und ihrem Team. Da war es gut, von der langjährigen Erfahrung der Fachleute von ibo profitieren zu können.
Die übernahmen in Abstimmung mit der Personalvertretung dann auch die Rücksprache mit Mitarbeitenden, in deren Buchungen sich Auffälligkeiten gezeigt hatten. Und Andrea S. ist sich sicher, dass die Hinweise der Externen bereitwilliger aufgenommen wurden, als es intern der Fall gewesen wäre. So konnte noch einmal deutlich gemacht werden, dass die Erhebung kein Wettbewerb ist. Und wie enorm wichtig es ist, realistische Zeiten einzuschlüsseln und keine im Vorfeld intern abgestimmten SOLL-Zeiten.
Entspannt starten und die Erhebung durchführen
Dank dieser intensiven Vorbereitung startete man entspannt in die Erhebung. Und glücklicherweise wurde das Bedienen der Stoppuhr im Arbeitsalltag nicht als Belastung empfunden. Dies freute Andrea S. vor allem deshalb, weil es anfangs durchaus Vorbehalte gegen den Erhebungszeitraum von einem vollen Kalendermonat gegeben hatte. Dieser verlief dann aber reibungslos.
Wie gut die Erhebungspersonen zurechtkamen, zeigte sich vor allem auch anhand der insgesamt sehr niedrigen Auswahlzeiten. Dies sind die Zeiten, die benötigt werden, um die jeweils passende Aufgabe zu finden und auszuwählen. Sind diese Zeiten niedrig, ist dies laut Einschätzung der Fachleute von ibo ein deutliches Zeichen für einen gut strukturierten Aufgabenkatalog und eine gute Vorbereitung.
In der Folge gab es auch in der Qualitätssicherung von Woche zu Woche weniger zu tun. Während das Team aus internen und externen Projektverantwortlichen anfangs noch täglich einen Blick auf die erhobenen Werte warf, sank der Aufwand hierfür im Verlauf der Erhebung deutlich.
Knackpunkt Mengenermittlung
Die so gewonnene Zeit nutzte Andrea S., um das Thema Mengen noch einmal intensiv in den Blick zu nehmen. Denn spätestens für die Auswertung wird zu allen erhobenen Zeiten eine Menge als Bezugsgröße benötigt. Der Knackpunkt ist hierbei häufig, an die Mengen auch tatsächlich heranzukommen.
Daher hatten Ricardo T. und IT-Organisator Tobias H. die letzten Wochen intensiv genutzt, um eine möglichst hohe Anzahl an Mengen per Abzug aus Datenbanken oder sonstigen EDV-Anwendungen gewinnen zu können.
Wie Andrea S. erfreut feststellen konnte, blieb so nur noch eine überschaubare Anzahl an Aufgaben übrig, zu denen keine systemischen Mengen bereitgestellt werden konnten. Da hatten die Kollegen aus der IT wirklich mal wieder einen tollen Job gemacht. Die noch fehlenden Mengen konnten von der Leitung des untersuchten Vertriebsteams Sales Deutschland ohne übermäßigen Aufwand zusammengetragen werden.
Erhebung beendet – die Qualitätssicherung geht weiter
Nun steht die Durchführung des sogenannten Qualitätszirkels unmittelbar bevor. Mit ihm wird die während der Erhebung begonnene Qualitätssicherung fortgesetzt. Gemeinsam mit den Führungskräften des untersuchten Bereiches sollen die Erhebungsergebnisse validiert werden.
Dabei geht es jedoch nicht um die Abnahme finaler Werte. Vielmehr gilt es, fehlende Zeiten nachzuschätzen sowie Aufwände hinsichtlich ihrer Repräsentativität und Plausibilität zu prüfen. In den Blick genommen werden hier vor allem Aufgaben, die im Ergebungsmonat nicht, nicht im üblichen Maß oder mehr als üblich vorgekommen sind. So sind sogenannte saisonale sowie einmalige Aufgaben zu identifizieren und die Gründe für Schwankungen innerhalb des Monatsgeschäftes aufzudecken. Das Ziel ist es, alle im Untersuchungsbereich anfallenden Tätigkeiten auch wirklich zu erfassen und in realistischem Umfang abzubilden. Mit von der Partie wird auch Personalvertretung Peter G. sein. Andrea S. wird nur beobachtend teilnehmen und das Feld weitgehend den Expert:innen von ibo überlassen.
Ausblick zum nächsten Beitrag
In Phase 9 des Organisationsuntersuchungsprojektes steigt die Component GmbH auf Basis der Erkenntnisse aus Prozesserhebung und Personalbedarfsermittlung in die sogenannte Aufgabenkritik ein.
Wie alles begann: Organisationsuntersuchung Ablauf
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