Nach Abschluss der Personalbedarfsermittlung hat sich die Component GmbH eingehend mit den Vertriebsprozessen auseinandergesetzt und eine ganze Reihe an Optimierungsmaßnahmen erarbeitet. Diese gilt es nun in die Realisierung und Umsetzung zu bringen.
Die Workshops zum Einstieg in die Optimierungsphase sind beendet. Andrea S. ist mit dem Ablauf sehr zufrieden. Die involvierten Kolleg:innen haben sich auf Basis der Erhebungsergebnisse intensiv mit ihren Aufgaben befasst und zahlreiche Ideen zur Optimierung zusammengetragen.
Die Expert:innen von ibo haben daraufhin ein Maßnahmenpaket geschnürt, in das einige der Vorschläge aus der Belegschaft eingeflossen sind. Natürlich können nicht alle Wünsche erfüllt werden – eine Prozessoptimierung ist ja schließlich kein Wunschkonzert. Nach Einschätzung der Fachleute von ibo sollten Vorschläge aus dem untersuchten Bereich jedoch unbedingt in Betracht gezogen werden. Denn immerhin kennen die Beschäftigten ihre Aufgaben am besten und können daher in der Regel auch einschätzen, wo es aus welchen Gründen hakt.
Bei der Identifikation von Optimierungspotenzialen kam allen sehr zugute, dass man sich zu Beginn des Projektes dafür entschieden hatte, die Prozesse aufzunehmen. Anhand der Prozessdarstellungen ließ sich der Blick gezielt auf Zuständigkeiten, Schnittstellen, Rückkopplungen oder verzögernde Faktoren richten.
Projektleiterin Andrea S. ist in diesem Zusammenhang noch einmal bewusst geworden, wie wichtig ein neutraler und ganzheitlicher Blick von außen ist. Denn mit ihrer jahrelangen Erfahrung in verschiedenen Branchen haben die ibo-Mitarbeitenden Entwicklungsmöglichkeiten eruiert, auf die man im rein internen Austausch wahrscheinlich nicht gekommen wäre.
Schnell erste Erfolge verzeichnen
Die erarbeiteten Optimierungsmaßnahmen wurden in kurz-, mittel- und langfristig umsetzbar kategorisiert. Die Component GmbH wird nun daran gehen, die als kurzfristig umsetzbar deklarierten Maßnahmen zügig in die Umsetzung zu bringen. So lassen sich schnell erste Erfolge verbuchen. Zu diesen Maßnahmen zählt unter anderem eine wesentliche Veränderung in der Assistenzstruktur. So sollen die Vertriebsassistenzen fortan flexibler übergreifend eingesetzt werden.
Darüber hinaus soll sich der Zuschnitt der Vertriebsaufgaben wesentlich ändern. Bislang waren die Vertriebler:innen der Component GmbH nicht nur für die Akquise von Neukunden und die Bestandskundenpflege zuständig. Vielmehr mussten sie häufig auch beratend tätig sein. Die Folge? Weniger Zeit für die eigentlichen Vertriebsaufgaben. Hier soll eine eigene Beratungseinheit Abhilfe schaffen, die zukünftig im Support tätig sein und den Kund:innen beratend zur Seite stehen wird.
Hierzu werden neue Stellen geschaffen, aber auch einige sehr technikaffine Beschäftigte aus dem Vertrieb in die neu einzurichtende Organisationseinheit umgesiedelt. Dies bietet dem Komponentenhersteller die Chance, sein Angebotsportfolio um neue Serviceleistungen zu erweitern und die Kund:innen über den Produktverkauf hinaus langfristig an sich zu binden. Zudem werden sich die Beschäftigten im Vertrieb wieder mehr auf ihre Kernkompetenzen fokussieren können. Und dies wird sich mit großer Wahrscheinlichkeit in einer höheren Nettomarktzeit bemerkbar machen.
In einem ersten Schritt wurden die Aufgaben und Kompetenzen des Vertriebs und der neuen Beratungseinheit definiert. Dann wurden Stellenbeschreibungen für alle neu zu schaffenden Stellen entworfen. Nun will man in die Ausschreibung der betreffenden Stellen gehen.
Projektleiterin Andrea S. hat zudem angeregt, die Organisationsstruktur der Component GmbH zu systematisieren und vor allem transparenter zu gestalten. Dazu hat sie sich mit ihren Kolleginnen aus der HR-Abteilung ausgetauscht und Vorstand Dr. Karl N. die Anschaffung des ibo Aufbau-Manager ans Herz gelegt. Mit diesem Tool könnten alle Daten der Aufbauorganisation an einer zentralen Stelle verwaltet und so der Pflege- und Aktualisierungsaufwand erheblich minimiert werden. Der Wunsch nach aktuellen Stellenbeschreibungen und Organigrammen besteht schon lange. Warum also nicht das Projekt im Vertrieb zum Anlass nehmen, dieses Thema endlich anzupacken?
Nach der Personalbemessung ist vor der Personalbemessung
In der Nachbereitung der Personalbemessung wird es nun vor allem um zwei zentrale Aspekte gehen. Zum einen muss bedacht werden, dass die erhobenen Daten durch eine Prozessoptimierung zumindest teilweise wieder hinfällig sind. Das Thema Fortschreibung wird daher verstärkt in den Fokus rücken. Andrea S. möchte diesbezüglich mit den Fachleuten von ibo ein Konzept entwickeln.
Darüber hinaus soll das erste PB-Projekt zum Anlass genommen werden, das Thema Personalbemessung zu verstetigen. Ziel ist es, in weiteren Abteilungen Erhebungen durchzuführen und ein kontinuierliches Kapazitätsmanagement aufzubauen. Auch wenn auf diesem Weg noch einige Etappen zu gehen sind, ist Andrea S. guter Dinge, dass er am Ende erfolgreich sein wird.
Ausblick zum nächsten Beitrag
In Phase 11 des Organisationsuntersuchungsprojektes feiert das Projektteam den Abschluss eines gelungenen Projektes und stellt die Weichen für ein langfristiges Prozess-Controlling und ein kontinuierliches Kapazitätsmanagement.
Wie alles begann: Organisationsuntersuchung Ablauf
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