Agile Tools – der Weg zum eigenen Werkzeugkasten (Teil I)

Die Retrospektive – Chancen für Verbesserung auch außerhalb von agilen Projekten

Alle die in agilen Projekten mitarbeiten, kennen sie: die Retrospektive. Dabei ist sie sicherlich nicht das beliebteste Tool. Sich alle zwei Wochen den Fragen zu stellen: Was war gut? Was war schlecht? Wie können wir noch besser zusammenarbeiten? Und dabei das eigene Handeln zu überdenken, ist dennoch ein wichtiger Schritt, um kontinuierlich besser zu werden. Dabei hilft das Reflektieren der letzten Tage nicht nur dem Projekt, sondern auch den einzelnen Teammitgliedern.

Die Retrospektive ist in agilen Projekten ein wichtiger Bestandteil. Aber auch bei plangetriebenen Projekten kann dieser Ansatz problemlos integriert werden.
Dabei gilt es, aus der Vergangenheit zu lernen und konkrete Verbesserungsvorschläge umzusetzen. Grundlage ist nur, dass alle Beteiligten bereit sind, offen miteinander zu kommunizieren. Anstatt auf die Lessons Learned am Ende des Projektes zu warten, werden Retrospektiven im Team mindestens einmal im Monat durchgeführt.
Ob in der Software-Entwicklung, im Dienstleistungsbereich oder bei komplexen Maschinen- und Werkzeugbauprojekten, es gibt immer wieder Teilschritte, nach deren Abschluss man in die Retrospektive einsteigen kann. Der Ablauf ist dabei wie folgt:

1. Abholen der Teilnehmer:
Stimmung ist alles. Um gute Ergebnisse zu erhalten, soll der Moderator alle Beteiligten einbeziehen. Eine Check-In-Runde, in der jeder Teilnehmer seine aktuelle Gefühlslage und Erwartungen an der Retrospektive äußert, ist häufig ein guter Start ins Meeting. Zusätzlich sollte jedes Teammitglied den gleichen Informationsstand haben. Durch die Projektarbeit bzw. Tagesgeschäft sind die Beteiligten oft in ihrem Teilbereich vertieft und sollten einen Überblick bekommen, was im letzten Abschnitt geschehen ist. In agilen Projekten ist der einheitliche Informationsstand durch das im Vorfeld durchgeführte Review gewährleistet.

2. Informationen sammeln
Nun kann jeder Teilnehmer sich zu dem aktuellen Projektstand äußern. Positive Entwicklungen, wie auch Spannungen und Kritik an der Zusammenarbeit, dürfen geäußert werden.  Eine gute Anleitung bietet die Beantwortung folgender Fragen:

– Was hat seit der letzten Retrospektive gut funktioniert?

– Was hat seit der letzten Retrospektive nicht gut funktioniert?

– Was sollen wir mehr tun? Auf welche Aktivitäten, Aufgaben oder Handlungsfelder sollen wir uns in der nächsten Periode verstärkt fokussieren?

– Was sollen wir weniger tun? Welche Aktivitäten, Aufgaben oder Handlungsfelder sollen in der nächsten Periode mit geringerem Fokus verfolgt werden?

– Was sollten wir neu ausprobieren?

3. Lösungsvorschläge suchen und priorisieren:
Die Ergebnisse werden nun vom Team besprochen und bewertet. Ziel ist es, sich auf ein paar wenige Maßnahmen festzulegen, die man direkt im weiteren Projektverlauf umsetzen kann. Um eine möglichst hohe Zustimmung zu erreichen, sollte man sich hier mit allen Beteiligten abstimmen. Bedenken Sie, dass jede Verbesserung Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen wird und damit das Erledigen anderer Projektaufgaben beeinflusst. Deshalb konzentrieren Sie sich auf die Verbesserungsmaßnahme, die Ihnen den höchsten Mehrwert bringt.

4. Schlussrunde
Da wir mit einer Check-In-Runde begonnen haben, sollten die Teilnehmer nun auch mit einem Check-Out das Meeting beenden. In der Check-Out-Runde wird der Ablauf und Inhalt der Retrospektive bewertet. Das Feedback dient für die Verbesserung und Gestaltung der weiteren Retrospektiven.

Natürlich können Retrospektiven auch außerhalb von Projekten eingesetzt werden. Sie sind ein gut geeignetes Tool für die Verbesserung der Zusammenarbeit in jedem Team.

Wie die konkrete Umsetzung aussieht, zeigen wir Ihnen im nächsten Teil unserer Reihe: Agile Tools – der Weg zum eigenen Werkzeugkasten

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