Die Prüfungscheckliste für die Interne Revision

Ein „nicht-standardisierter“ Vorschlag zur Gliederung

Wichtig für jede Interne Revision ist im Zusammenhang mit einer effektiven und zugleich effizienten Prüfungsabwicklung die Prüfungsvorbereitung anzusehen.

Hierauf wird eine gute Prüfungscheckliste einzahlen.

Denn um im Rahmen der Prüfungsvorbereitung ein Prüfungsthema vom erfahrenen Prüfer wiederholt – oder, im Fall von „Neulingen“ erstmalig – umfassend und mit geringstmöglichem Aufwand aufzubereiten, ist die Prüfungscheckliste fast unerläßlich.

Nichts wäre ineffizienter, als dass „das Rad jedes Mal neu erfunden“ würde, und nichts wäre ineffektiver, wenn jeder Prüfer ausschließlich nach eigenem Gusto Prüfungsschwerpunkte setzen würde.

Aber, eins schon vorab: Einmal erstellt, sollte eine Prüfungscheckliste nicht als ein in Stein gemeißeltes unveränderliches Instrument betrachtet werden! Denn die Dinge können sich ja bekanntlich ändern…

Woher kommt denn das Prüfungsthema?

Ohne hierauf zu tief einzugehen, stehen der Revisionsjahresplan auf Basis des Audit Universe sowie Abstimmungen mit der Geschäftsführung am Anfang jeglicher Planung, wobei i.d.R. die Prüfungs-„Themen“ grob festgelegt werden.

Auf dieser Basis werden dann die einzelnen Prüfungen zeitlich geplant, mit Prüfressourcen versehen, revisionsintern zeitlich budgetiert und angemeldet.

Je nachdem, ob Unterlagen vorab angefordert werden, steht dann in zeitlicher Nähe zur Prüfung die Einzelprüfungsplanung an.

Eine Abstimmung bzw. weitere Konkretisierung des Prüfungs-„Themas“ wird dann zwischen Revisionsleitung und Prüfungsleitung/Prüfungsteam gewiss ebenso erfolgen. Es gilt festzulegen, inwiefern bestimmte Ausschnitte von Prüfungsfeldern bzw. inwieweit diese  geprüft werden sollen.

Ist dies erfolgt, kann die Einzelprüfungsplanung im Detail erfolgen, wozu die Prüfungscheckliste dienen soll.

Exkurs: Prüflandkarte

Bevor die eigentliche Prüfungscheckliste weiter betrachtet wird, sei kurz auf die Möglichkeit der Nutzung von Prüflandkarten am Beispiel des Prüfungsfelds Einkauf verwiesen:

Im Einkauf kann in verschiedene Einkaufsgegenstände unterschieden werden, z.B. nach Kerngeschäftseinkauf (was auch immer das Kerngeschäft sei), Kosteneinkauf (solche Beschaffungsvorgänge, die nicht mit dem Kerngeschäft zu tun haben, z.B. Beratungsleistungen, Büromaterialien, Reisebuchungen usw. usf., technischer Einkauf, Beschaffung von Bauleistungen, Beschaffung von Investitionsgütern, IT-Beschaffungen. Zudem kann nach strategischen und operativen Einkaufstätigkeiten unterschieden werden.

Was jedoch im Rahmen der Prüflandkarte Einkauf (mit einzelnen Ausnahmen, je nach „Geschäft“) regelmäßig prüfbar sein wird, sind u.a. folgende Punkte:

• Bedarfsfestlegung inkl. Mengenfestlegung, Spezifikationen/Qualitäten, Gebindegrößen, Lieferzeiten, Festlegung von Lieferantenbedingungen (Referenzen, Kapazitäten, Reaktionszeiten, …), Festlegung kfm. Bedingungen (Einkaufsbedingungen, Incoterms, Konditionsvorgaben, Entsorgungskosten)

• Sourcing/Marktsichtung, Lieferantenselbstauskunft, Lieferantenqualifizierung

• Angebotsabwicklung (Aufforderung zur Angebotsabgabe/Ausschreibung, Preisvergleich, Musterungsprozess, Verhandlungsdokumentation, Zuschlagsentscheidung, …) inkl. Beauftragung, Kontrahierung und Absagenerteilung

• Category Management/Sortimentsgestaltung

• Stammdatenabwicklung (Lieferanten-, Material-)

• Management und Abwicklung (auch nachgelagerter) Konditionen

• Lieferanten-Compliance/Know-your Supplier (Anti-Terror Financing, Anti-Money Laundering, PEP, Lieferantenkettensorgfaltspflichten, …)

• Abwicklung Beschwerde-, Regress-, Garantie-, Wartungs- und Instandhaltungsmanagement

• Lieferantenbewertung

Ggf. sind auch die nachgelagerten Prozesse der Auftragsabwicklung von der Warenabwicklung/ Leistungserbringung inkl. Qualitätskontrolle/Abnahmen über die Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe bis hin zur Regulierung zu betrachten.

In diesem Zusammenhang würde dann quasi der gesamte „Purchase-to-Pay“ Prozess geprüft.

Der grundlegende Aufbau einer Prüfungscheckliste

Es lohnt sich, den Aufbau von Prüfungschecklisten systematisch nach jeweils gleichem Muster zu wählen. Dies gibt auch für neu auftretende Prüfungsthemen einen guten Orientierungsrahmen. Und es erlaubt eine systematische Qualitätssicherung bzw. Aktualisierung.

Einen Standard sollte sich jede Revision selbst geben. Beispielhaft sei die folgende Unterteilung genannt: 

1. Prüfungsziel (i. d. R. recht simpel zu fassen, indem an sich jede Prüfung die Aspekte Ordungsmäßigkeit, Sicherheit, Funktionalität, Wirtschaftlichkeit sowie den relevanten Ausschnitt des IKS zum Gegenstand hat)
2. Prüfungsschwerpunkte (gem. Prüflandkarte – ggf. auch Mehrere heranziehend)
3. Prüfungsgrundlagen (z. B. Dauerakte, frühere Berichte, externer Regelungsstand/Gesetze)
4. Benötigte Unterlagen (ablauforganisatorische Informationen/einschlägige interne Anweisungen, aufbauorganisatorische Informationen/Organigramme, Mitarbeiterverzeichnis und Kontaktdaten, 
5. Prüfungsvornahme
   1. Zeitplan (Kick-off, Interviewplan, Berichtszeiten inkl. Vorabredaktion, Abschlussgespräch, Berichtsfertigstellung und Versand)
   2. Fragenkataloge für Verfahrensaufnahmen
   3. Festlegung von Stichprobentests

Noch ein Hinweis für Prüfungen bei gleichgeordneten Einheiten (z. B. Filialbetrieben, Auslandgesellschaften identischer Aufstellung). Hier lohnt sich eine insofern adaptierte Vorgehensweise in der Auswahl von Prüfungsschwerpunkten, die auf „Modulen“ basiert.

Lohnend kann die Definition eines festen Rasters von Modulen sein, für die dann die ansonsten gleichen Prüfungschecklisten pro Modul zur Anwendung kommen, ohne dass immer alle Module geprüft werden. Für einen Filialbetrieb im Einzelhandel können dies z.B. sein:

• Modul Personalverwaltung und Zeitwirtschaft
• Modul Warenwirtschaft, Inventur, Lager und Pfandabwicklung, Entsorgung
• Modul Kassen- und Belegwesen, Retourenabwicklung, Geldent-/-versorgung
• Modul Verkauf, Warensicherung, -präsentation und Preisauszeichnung/Aktionsware
• Modul Sicherheit, Datenschutz, IT/TK-Einsatz
• Modul Außenbereiche
• sortimentsbezogene Sondermodule (z. B. Lebensmittel, Hochpreisware, Gefahrstoffe, Services)

Dementsprechend können im Rahmen modularisierter Prüfungen die Begriffe Checkliste und Fragenkatalog synonym verwendet werden.

Fazit

Die Möglichkeiten der systematischen Aufbereitung von Prüffeldern sind grundsätzlich mannigfaltig. Zudem sind Revisionen nach Größe, Aufgabenstellung und Ausstattung unterschiedlich.

Dem Verfasser verbietet es sich daher, betreffend die Prüfungsplanung im Einzelnen in Standards denken zu wollen. Eine Standardisierung der Arbeit einer jeden Internen Revision auf Basis ihres individuellen Umfelds steht ihr hingegen auch bei der Erarbeitung der revisionsinternen Unterlagen gut zu Gesicht; und sie ist notwendig, will die Revision ihre Ressourcen schonend einsetzen.

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TIPP: In einem weiteren Artikel beleuchtet Lutz Ansorge Das Follow-up als integraler Bestandteil der Revisionsarbeit unterhaltsam an einem nicht ganz ernst gemeinten Beispiel.