Online zusammenarbeiten – Jenseits von Videokonferenzen

Der Megatrend der Konnektivität umfasst sowohl die Vernetzung von Geräten als auch die Verbindung von Menschen. Das Augenmerk auf die Verbindung von Menschen gerichtet, stellen wir fest, dass sich in den letzten Jahren die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, fast disruptiv verändert hat. Eine der bemerkenswertesten Entwicklungen war der Aufstieg von Videokonferenzen als zentralem Werkzeug für die Zusammenarbeit. Insbesondere in Zeiten der COVID-19-Pandemie haben Videokonferenzen die physische Präsenz weitgehend ersetzt und die Notwendigkeit von Geschäftsreisen minimiert. Gut so – und wie geht es weiter? Welche Technologien und Konzepte prägen die nächsten Ausbaustufen der Online-Zusammenarbeit?

Wie wir heute zusammenarbeiten …

Als wenn wir geahnt hätten, was kommt, haben wir bei ibo Anfang 2020 eine Software-Telefonanlage beschafft und in Betrieb genommen. Telefonieren im Homeoffice wird seither optimal unterstützt, wir sind für unsere Kunden ortsunabhängig unter unserer Büronummer erreichbar, können Konferenzen organisieren und vieles mehr. Darüber hinaus haben wir natürlich Videokonferenzen etabliert. Wir haben Dinge gelernt wie, spontane Reaktionen über entsprechende Schaltflächen zu äußern, Informationen über eine Bildschirmteilung zu visualisieren mit Beleuchtung umzugehen, oder uns über Handzeichen zu Wort zu melden. Und nicht zuletzt hat sich die Fernwartung (schon vor 2020) durchgesetzt.

Und trotzdem, erst gestern habe ich wieder gedacht „Wir müssen die nächste, technisch schon lange mögliche Stufe der Zusammenarbeit bei uns etablieren“. Mit einer Kollegin ging ich die Excel-Tabelle mit unseren für das nächste Jahr geplanten Veranstaltungen durch und wir diskutierten Vor- und Nachteile, das eingeschätzte Kosten- und Nutzenverhältnis sowie die Art der Beteiligung weiterer Kolleg:innen an der Diskussion. Dabei haben wir auch besprochen, wie wir die Informationen am besten in der Tabelle darstellen. Wie haben wir das gemacht: Meine Kollegin hatte die Tabelle geöffnet, ihren Bildschirm geteilt, wir haben im Gespräch vereinbart, was wir eintragen, und sie hat es durchgeführt.

Wie wir heute bereits online zusammenarbeiten könn(t)en …

Stattdessen wäre es effektiver gewesen, die Datei im Rahmen der Diskussion „gemeinsam zu bearbeiten“. Anstatt die Vorstellungen zu beschreiben, hätten wir sie unmittelbar umsetzen können. Der jeweils andere Teilnehmer hätte die Änderungen direkt im Tool verfolgt und das Videokonferenzsystem wäre nur für das begleitende Gespräch zum Einsatz gekommen. Ich bin überzeugt, wenn wir lernen, so zu arbeiten, können wir die Effektivität und auch die Freude an der Zusammenarbeit noch einmal steigern.

Und noch ein positives Beispiel. Für Meetings (und auch Webinare), in denen kreative Zusammenarbeit im Vordergrund steht, nutzen wir gern und erfolgreich Whiteboard-Apps. In vielen Videokonferenz-Systemen sind sie bereits integriert. Wir nutzen für solche Meetings auch gern miro, ein Freemium-Tool. Mehrere Teilnehmer können zeitgleich ihre Gedanken und Anmerkungen zu gegebenen Fragestellungen festhalten und skizzieren. Durch die Konnektivität in der Anwendung können einzelne Themen sofort erörtert und Ergebnisse gemeinsam dokumentiert werden. Wichtig für eine erfolgreiche Anwendung sind vor allem zwei Dinge:

• Die Teilnehmer:innen müssen die Anwendung beherrschen (nein, das ist nicht selbstverständlich).
• Regeln für die Zusammenarbeit müssen definiert und eingehalten werden.

Nach meiner Beobachtung wird heute in vielen Institutionen die Suche nach Möglichkeiten einer effektiven, synchronen Online-Zusammenarbeit vernachlässigt. Es gibt neben den genannten Tools zahlreiche weitere und es lohnt sich, zu prüfen, wie wir die nächste Stufe der Zusammenarbeit etablieren können. Hinterlassen Sie gern in den Kommentaren, mit welchen Tools sie in welchen Situationen gute Erfahrungen gemacht haben.

Wie wir koordinieren …

Konnektivität in Zusammenarbeitsmodellen muss natürlich auch im asynchronen Teamwork realisiert werden. Menschen erledigen Aufgaben an getrennten Orten, zu unterschiedlichen Zeiten und die Aktivitäten müssen koordiniert werden. Hier wiederum gibt es zwei Bereiche: Die größeren, einmaligen Vorhaben (Projekte) und die wiederkehrenden, eher standardisierten Aufgabenfolgen (Prozesse).

Für das Projektmanagement stehen Plattformen zur Verfügung, die sich in den letzten Jahren immer mehr von reinen Aufgabenverwaltungs- und Ressourcenplanungs-Systemen zu Informations- und Kommunikationssystemen entwickelt haben. Schauen Sie sich beispielsweise das Multiprojektmanagement, das individualisierbare Berichtswesen, das interaktive Kanban-Board oder das Dokumentenmanagement in ibo netProject an.

Für die Automation von Prozessen gibt es mächtige BPMN-Plattformen, die Aufgaben, Benutzer und unterschiedlichster IT-Systeme koordinieren. Durch das Orchestrieren der einzelnen Systeme nutzt man von jeder Anwendung ihre stärksten Funktionalitäten und baut effektive, robuste und performante Prozesssysteme zusammen. Da dieses Zusammenbauen recht aufwändig ist, wurden Möglichkeiten geschaffen, auch einfachere, weniger integrierte Systeme zu realisieren. Mit den sogenannten No-Code- oder Low-Code-Plattformen ist es möglich, ohne Programmierkenntnisse Prozesse zu definieren und zur Ausführung zu bringen. Schauen Sie sich in diesem Zusammenhang gern unser ibo ProcessRun an. Unter dem Motto „morgens gemalt, nachmittags ausgeführt“ zeigen wir gern, wie schnell Prozesse mit ProcessRun zum Leben erweckt werden können.

Wie wir morgen online zusammenarbeiten …

Augmented Reality und Metaversen werden in der Zukunft in der Zusammenarbeit an Bedeutung gewinnen. Als innovativer Leser werden Sie jetzt sagen, dass diese Technologien doch schon seit Jahren bekannt sind. In der Businesswelt werden sie im Handel oder der Produktion eingesetzt, in den Dienstleistungsbranchen trifft man sie nur sehr vereinzelt an.

Augmented Reality-Anwendungen können auf Bildschirmen oder VR Brillen Gegenstände in Echtzeit in die Realität integriert werden. Spätestens seit dem Hype um Pokemon Go ist die Technologie im Consumer-Bereich angekommen. Anwendungsgebiete sind Qualitätssicherung und Gerätewartung, Verkauf/Kundenerfahrung oder die Navigation. In Metaversen arbeiten ähnlich, die reale Welt wird hier allerdings komplett ausgeblendet und wir bewegen uns ausschließlich in künstlichen Welten.

Heute kommt es uns noch sehr verspielt vor, Avatare in Meetings zu nutzen (Zoom und Teams bieten das in den neusten Versionen an), ein Treffen mit einem Kunden in einem virtuellen Raum im Metaverse zu vereinbaren. Aber ich bin überzeugt, in ein paar Jahren werden wir von den unterschiedlichsten Orten der Welt aus uns in Gebäuden des Metaverse treffen, von Messestand zu Messestand laufen, den Louvre von der Couch aus erkunden, auf den Fernseher im Metaverse schauen und gemeinsam vor der virtuellen Pinwand stehen und unsere Gedanken festhalten.

Ob es uns einander näherbringt oder distanziert – wir werden sehen.

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