Digitalisierung interner Prozesse

Im Rahmen eines unserer letzten Meetings diskutierten wir über den Stand der Digitalisierung in deutschen Unternehmen. Wir stellten fest, dass viele Firmen die Digitalisierung nach außen in den letzten Monaten und Jahren erfolgreich vorantrieben – wir können Versicherungen online wechseln, Gelder in Echtzeit transferieren, DSL-Störungen von Robotern beheben lassen, Wartungstermine können von Geräten selbst vereinbart werden – die Liste ist lang, die Möglichkeiten beeindruckend und auch das Angebot der KMUs entwickelt sich hier schnell weiter.

Und nach innen? Hier gibt es einen deutlich niedrigeren Reifegrad. Woran liegt das? Natürlich zunächst an der sinnvollen Priorisierung, zu allererst dem Kunden die bestmögliche Service-Erfahrung zu bieten. Ein weiterer wichtiger Grund liegt in der hohen Komplexität und Vernetzung. Den Prozess “nach außen” von der Terminvereinbarung bis zur Nachricht an den Probanden eines Coronatests zu automatisieren und für den Test-Kunden komfortabel zu gestalten hat aus meiner Sicht sehr gut funktioniert. Aber “dahinter”? Nun, bei meinem ersten Test erfuhr ich, “mittags fallen die Systeme immer für 10 Minuten aus”… Der Gap zwischen der Realität und Initiativen wie

  • automatischer Abrechnung der Tests,
  • maschineller Material-Nachbestellung, oder
  • Personaleinsatzplänen abhängig von der Termindichte

ist groß. In der Diskussion mit unseren Auftraggebern stelle ich immer wieder fest, dass es schwierig ist, den richtigen Einstieg für die Digitalisierung der internen Abläufe zu finden. “Think big, start small” ist gut, aber wo fange ich konkret an? Ein paar Kriterien und Gedanken dazu…

Mann im Büro am Laptop und Nachdenken

Tipps zur Digitalisierung interner Prozesse

Anzahl Beteiligte

Gerade an den Schnittstellen entstehen viele Probleme: Informationen gehen verloren, Vorgänge verzögern sich, der Überblick über den aktuellen Prozess-Status ist nicht gegeben. Diesen Schwierigkeiten wirkt die Prozessautomation entgegen. Daher sind die Vorteile bei der Digitalisierung von Prozessen mit vielen Beteiligten höher.

Skalierbarkeit

Je häufiger ein Prozess ausgeführt wird, desto höher ist grundsätzlich der Nutzen einer Digitalisierung. Im Sinne des “start small” ist es sinnvoll, Prozesse auszuwählen, die häufig ablaufen und deren Automation zunächst mit wenigen Durchführungen verifiziert und optimiert werden kann, bevor das gesamte Potential mit zahlreichen Instanzen gehoben wird.

Grad der Standardisierung

Naheliegenderweise ist es einfacher, weitgehend standardisierte Prozesse zu digitalisieren. Prozess-Ausführungssysteme lassen selbstverständlich “Oder-Verzweigungen/Entscheidungen” zu, aber je dispositiver, je kreativer die Ausführung eines Prozesses ist, desto schwieriger ist seine Automatisierung. Hierzu folgender Hinweis: Die gelebte individuelle Ausgestaltung eines Prozesses ist ja häufig nicht gewünscht. Gerade durch die Automatisierung kann eine gewünschte Standardisierung gefunden und sichergestellt werden.

Bisherige Prozessqualität, Überarbeitungsbedarf

Haben Sie Prozesse, bei denen es immer wieder “hakt”? Neben der Effizienzsteigerung ist der wichtigste Grund für die Digitalisierung die Fehlervermeidung. Gerade, wenn Sie einen Prozess wegen einer zu hohen Fehlerquote ohnehin unter die Lupe nehmen müssen, sollten Sie eine Automatisierung in Betracht ziehen.

Realisierungsvariante

Nicht zuletzt ist bei der Auswahl von Prozessen zur Digitalisierung zu berücksichtigen, welche Realisierungsvarianten zur Verfügung stehen. Werden vorhandene Systeme angepasst, kommt eine Eigenentwicklung in Frage, steht eine RPA-System zur Verfügung oder gibt es eine Lösung zur Steuerung von Human Workflows? Ich hatte diese Varianten in einem meiner letzten Beiträge vorgestellt.

Prozesse mit ibo Prometheus ProcessRun

Bei ibo haben wir begonnen, verschiedene Prozesse mit unserem „Prometheus ProcessRun“ zur Ausführung zu bringen. Hier steht die Steuerung der am Workflow beteiligten Mitarbeitenden im Vordergrund und Systemschnittstellen bleiben zunächst unberücksichtigt. Die Prozessausführung beruht auf den Informationen, die im Rahmen der Prozessdokumentation bereits erhoben wurden. Als Beispiel zeige ich hier einen Ausschnitt unseres Einstellungs-Prozesses:

Systeme wie ibo Prometheus ProcessRun

  • generieren aus den dokumentierten Prozess-Modellen Ausführungs-Instanzen
  • verteilen die Aufgaben-Postkörbe
  • überwachen deren Erledigung
  • leiten Informationen weiter
  • eskalieren gegebenenfalls
  • und geben jederzeit Auskunft über den aktuellen Prozess-Status.

Ich bin immer wieder erstaunt, wie viele Prozesse sich in Unternehmen finden, die man auf diesem einfachen Weg ausführen kann. Ist diese „start-small-Variante“ auch für einen Teil Ihrer Vorhaben geeignet? Sprechen Sie uns gerne an! T: +49 641 98210-680
Weitere Informationen zu ibo Prometheus haben wir auf unserer Homepage für Sie zusammengefasst.

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