Excel in der Internen Revision? Das geht effizienter!

Revisionsprozesse mit Excel & Office vs. ibo QSR & ibo Audit

Vor- und Nachteile hinsichtlich Know-how, Konsistenz und Effizienz. In den letzten Jahren habe ich viele Revisionsteams (auch One-Woman/Man-Shows) aus verschiedenen Branchen bei der Entscheidungsfindung zur Anschaffung eines passenden Revisionstools begleitet. Meine Ansprechpartner:innen stellen im Nachgang der Beschaffung erleichtert fest, dass sie sich tatsächlich effizienter organisieren. Ergo, der Aufwand hat sich gelohnt!

Excel in der Internen Revision? Das geht effizienter!

Das Problem: Excel- oder Office-Lösungen in der Internen Revision

Ich möchte gerne das folgende typische Beispiel skizzieren: Das Thema der professionellen Toolunterstützung ist in der Zwei-Personen-Revision eine Dauerbaustelle. Man möchte weg von den selbstgestrickten Office-Lösungen wie Excel, Word oder One-Note, denn man kann die Vielzahl an Dateien und Systembrüchen nicht mehr organisieren. Zudem soll das Team demnächst weiter wachsen. Somit macht eine gemeinsame Datenbank Sinn.

Die Interne Revision nutzt Excel für die Planung und für Wiedervorlagelisten von Feststellungen und Maßnahmen. In Word werden die Berichte geschrieben und in PowerPoint optisch aufbereitet. Viele Tools, viele Überträge und viel manueller Aufwand! Die Idee, dass man sich mit einer bewährten Revisionssoftware organisiert, ist schnell da, doch die Entscheidungswege sind langwierig.

Die Nutzung der erwähnten Lösungen hat Vor- und Nachteile. Eine Entscheidung muss getroffen werden.
Bei den selbstgestrickten Lösungen bleiben oder lieber in eine professionelle Revisionssoftware investieren?“
Dies ist für mich ein bekanntes Bild. Ich möchte zunächst die Argumente aufzählen, die für und gegen die „alte Arbeitsweise“ bzw. für eine bewährte Revisionssoftware sprechen.

Die Vor- und Nachteile hinsichtlich der Bündelung des Know-hows

Organisation der Revision, Vor- und Nachteile bei der Bündelung des Know-hows mit Excel und Office vs. ibo QSR ibo Audit

Die Vor- und Nachteile hinsichtlich der Daten(in)konsistenz

Die Erledigung von Revisionsaufgaben mit selbstgestrickten Lösungen ist hochgradig aufwändig und erfolgt meist folgendermaßen:

  • Planung in Excel
  • Prüfungsdokumentation in Excel: ggf. ergänzend dazu eine Wiedervorlage für die Feststellungen und Maßnahmen
  • Berichte in Word: jede:r Prüfer:in oftmals mit eigenem Layout
  • Verteilung der Maßnahmen über Outlook per E-Mail oder weiteren Kommunikationswegen wie mit der Post oder „auf der Tonspur“
  • Auswertungen und Reports in Excel oder in PowerPoint, wenn die Zeit für eine grafische Aufbereitung reicht
  • Dokumentenablage im Sharepoint oder auf dem Fileserver (revisionssicher?)

Welche Erleichterungen der Einsatz einer professionellen Revisionssoftware im Alltag bietet, habe ich auf dem folgenden Bild zusammengefasst:

Organisation der Revision, Gegenüberstellung von Office und Excel vs. ibo QSR und ibo Audit bezüglich der Datenkonsistenz

Vor- und Nachteile rund um die Investition und Zeitaufwände

Die selbstgestrickten Office-Lösungen (Excel, Word, Access, One-Note etc.) sind bereits in Nutzung. Somit ist hier keine weitere Investition notwendig. Grundlegend gilt es aber zu berücksichtigen, dass bei Fortführung dieser Arbeitsweise der notwendige Zeitaufwand nicht in Vergessenheit gerät. Die Pflege der verschiedenen Excel-Listen und Berichtslayouts, das Erstellen von Auswertungen und generell den Überblick über alles zu behalten wird zum „Zeitfresser“.

Man muss sich selbst die Frage stellen, wie viel Zeit man für administrative Revisionstätigkeiten investieren möchte. Macht die Arbeit noch Spaß? Können Sie auf diesem Weg Ihrer Rolle als Revisor:in gerecht werden? Möchten Sie nicht lieber mehr Prüfungen im Jahr bewältigen als sich selbst zu verwalten?

Verschaffen Sie sich mehr Zeit fürs Wesentliche. Es handelt sich um IHRE wichtige Prüftätigkeit.

Wenn das Team lediglich aus zwei Personen besteht, fragt man sich berechtigterweise, ob die Einführung einer professionellen Revisionssoftware nicht mit zu hohen Aufwänden in Form von Kosten und Zeit einhergeht.
Ja, es ist nicht zu verleugnen, dass man mit initialen Kosten- und Zeitaufwänden wie Lizenz-, Installations-, Schulungskosten und nicht zu vergessen personellen Kosten rechnen muss. Sie werden vor der Beschaffung intern einiges abstimmen und ggf. noch Überzeugungsarbeit leisten müssen. Am Ende des Tages geht es um eine Investition für die Zukunft. Und diese Investition lohnt sich allemal, wenn es um Effizienzgewinne durch Standardisierung und Automatismen geht. Wenn die Software intensiv genutzt wird, brauchen Sie externe Prüfer:innen nicht mehr fürchten und gegenüber dem Vorstand oder der Geschäftsleitung sind Sie jederzeit auskunftsfähig. Zudem sind Sie bestens ausgestattet, wenn das Team wachsen sollte, denn unser Revisionsmanagementsystem ist skalierbar.

Fazit – professionelle Software ist effizienter als Excel

Die Digitalisierung und die effiziente Organisation der Internen Revision wird auch im Jahr 2022 ein zentrales Thema bleiben. Die Auflagen und Dokumentationspflichten werden höher, der Aufwand größer.

Fakt ist ebenfalls, dass sich auch kleine Revisionsabteilungen mit professionellen Softwarelösungen effizienter organisieren können und sollten. Sie müssen die Aufwände bei der Einführung eines Tools nicht fürchten. Der initiale Aufwand wird durch die Effekte in der Zukunft mehr als kompensiert. Die Begleitung bei der Einführung durch unsere langjährigen Trainer und Berater garantieren eine Einführung des Systems in wenigen Tagen.

Die Auswirkungen der Standardisierung, der Zeitgewinne, der Qualitätssteigerungen und der Revisionssicherheit werden sich relativ schnell in Ihrer täglichen Arbeit bemerkbar machen. Die Effizienz und Stringenz erhöht sich. Die positive Wahrnehmung in den Fachbereichen und auf der Managementebene wird steigen. Dies wird uns bereits nach wenigen Monaten der Nutzung unserer Tools immer wieder bestätigt.

Unsere Referenzkunden Michael Otto von Hyundai Capital und Matthias Doll von Hochwald Foods können die Mehrwerte aus dem Einsatz eines langjährig bewährten Revisionsmanagementsystems nur bestätigen und möchten die Unterstützung durch ibo QSR und ibo Audit nicht mehr missen.

Dashboard von ibo QSR - Software für die Interne Revision
Dashboard von ibo QSR
Dashboard von ibo Audit - Software für die Interne Revision
Dashboard von ibo Audit

Der Weg zu einem professionellen Management Ihrer Internen Revision

Gehen Sie den ersten Schritt und hinterfragen Sie Ihre aktuelle Arbeitsweise in der Internen Revision. Wo stecken Ihre „Zeitfresser“? An welchen Stellen empfinden Sie Ihre Aufgaben als lästig und würden diese gerne automatisieren? Gibt es schmerzliche oder gar kritische Punkte, die Sie gerne beseitigen würden? Steckt die Digitalisierung Ihrer Revision noch „in den Kinderschuhen“? Wenn hier alles im grünen Bereich ist, dann sind Sie bereits optimal aufgestellt und dürfen sich beglückwünschen.

Wenn nicht, dann wird es Zeit tiefer in die Thematik moderner Toolunterstützungen einzusteigen und mögliche Alternativen zu recherchieren. Als ausgewiesene Spezialisten für modernes Revisionsmanagement stehen wir Ihnen gerne mit unserem Expertenwissen zur Verfügung.

Wie unsere Revisions-Lösungen aussehen und welche Mehrwerte Sie durch die Nutzung von ibo QSR und ibo Audit generieren, verraten wir in den kostenfreien Info-Webinaren oder im persönlichen Gespräch. Kommen Sie gerne auf mich zu! 

Mehr zu ibo QSR und den Info-Webinaren erfahren >>
Mehr zu ibo Audit Follow-up und den Info-Webinaren erfahren >>

Monika Bruss - Key Account Managerin für Revisionssysteme, ibo Software GmbH

Herzliche Grüße
Ihre Monika Bruss

monika.bruss@ibo.de oder mit mir vernetzen auf Xing und LinkedIn

Key Account Managerin für Revisionssysteme
bei der ibo Software GmbH

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