Fallen im Projektmanagment – Erster Teil

1. Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit

Regelmäßig werden Studien im Projektmanagement erstellt, die sich mit den Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren der Projektarbeit befassen. In einer Studie der GPM (Gesellschaft für Projektmanagement) werden die Ursachen für Projektfehlschläge aufgelistet:

Abbildung: Ursachen für Projektfehlschläge (GPM-Studie von 2007)

Die Studie wurde aktuelle unter dem Titel „Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit“ wiederholt. Interessant ist es hier zu sehen, wie nah diese Faktoren sich immer wieder mit den typischen Fallen im Projektmanagement verbinden lassen. Doch dazu später- erst mal schauen wir auf die ersten interessanten Highlights dieser der Studie, deren Detail-Ergebnisse für diesen Herbst erwartet werden:

• Großen Einfluss auf den Projekterfolg haben vor allem die Projektziele und Projektplanung, die Projektleitung, das Projektteam und die interne Zusammenarbeit sowie die Zusammenarbeit mit externen Akteuren.
• Das Fehlen regelmäßiger Treffen des Projektteams schätzen die Teilnehmer hingegen als weniger problematisch ein.
• Die Ergebnisse der Befragung zeigen, dass die am häufigsten auftretenden Probleme nicht notwendigerweise auch die schwerwiegendsten oder die am schwierigsten zu lösenden Probleme sind.

2.               Projektfallen im Überblick

Kommen wir zurück zu den Fallen in Projekten, denn diese lauern überall in unseren Projekten und können maßgeblich über Erfolg und Misserfolg in Projekten mitentscheiden.

Doch welche typischen Projektfallen kennen wir und in welchen Projektmanagement-Funktionen treten sie typischerweise auf?

Abbildung: ibo-Projektmanagement-Modell

Dazu zeige ich Ihnen beispielhaft anhand der Inhalte unseres ibo-Projektmanagement-Modells typische Projektfallen  in drei Blog-Artikeln auf. Heute starten wir mit den Fallen 2.1 und 2.2:

Inhalte des ibo-Projektmanagement-Modells	Typische Projektfallen
2.1 Projektinitiative	Optimismusfalle
2.2 Projektstruktur	Fachexpertenfalle
2.3 Projektkultur	Parkplatzfalle
2.4 Projektplanung	Werkzeugfalle
2.5 Projektdiagnose und -steuerung	Tyrannosauruseffekt
2.6 Projektführung und -zusammenarbeit	Sitzungsfalle
2.7 Projektabschluss	Amnesiefalle

2.1            Projektinitiative: Die Optimismusfalle

Alles ist prima, alles ist gut – jede Idee ein Volltreffer! Oft führt so eine unrealistische Einstellung im Unternehmen dazu, dass die Motivation unseres Projektteam schon in der Anfangsphase eines Projektes rapide sinkt oder Projekte bereits vor dem wirklichen Start eine echte Bruchlandung erleben.

 

Merkmale Geschäftsleiterideen sind gut, weil sie von dort kommen Externe Berater sind immer Optimisten Bedenken werden weggewischt Projektleiter ist sorglos und vertritt die Einstellung: „Es wird schon irgendwie gehen.“	Auswirkungen Überzogene Ziele für Projekte Verzögerungen sind vorprogrammiert Ressourcenkämpfe, da zu viele Projekte gleichzeitig laufen Zu viele Eisen im Feuer/Gefahr von Projektruinen
Ansätze zur Überwindung Projektantragspflicht (Checkliste zur Ideenformulierung) Prüfung der Projektkriterien von Anfang an Übergreifende, kompetente Entscheidungsinstanzen definieren Geregeltes und gelebtes Antragsverfahren Ressourcenverteilung auch für Vorstudien/Machbarkeitsstudien

 

Wichtigste Steuerungsmaßnahme ist ein geregelter Initiativprozess. Projekte sollten von der Entstehung bis zum Projektstart nach geordneten Kriterien beantragt, priorisiert und entschieden werden. Dann steht einer geregelten Ressourcenverteilung auf alle „echten“ und strategisch erfolgsversrechenden Projekten nichts mehr im Weg.

2.2            Projektstruktur: Die Fachexpertenfalle

 „Tischler bleib bei deinen Leisten“ sagt ein altes Sprichwort und dennoch finden wir genau oft das Gegenteil in Projekten. Gute Fachexperten finden sich auf einmal in der neuen Rolle des Projektleiters wieder ohne Projektmanagementkenntnisse mitzubringen.

Fachexpertentum im Projekt ist natürlich ein Segen, kann aber auch schnell Gefahren mit sich bringen.

Merkmale Der beste Fachexperte wird zum Projektleiter ernannt Fachexperte bestimmt in seinem Spezialgebiet die Richtung Der Fachexperte weiß immer alles besser, auch auf fachfremden Gebieten	Auswirkungen Konzentration auf Fachthemen, anstatt auf Projektmanagement/Projektleitung Projektmitarbeiter traben dem „Leithammel“ passiv hinterher Da der Projektleiter alles besser weiß, darf er bald alles selber machen Besser-Wissende schweigen Gegenwind bei anderen Fachexperten
Ansätze zur Überwindung Auftraggeber sollten auch auf fachliche Greenhorns setzen Definieren Sie Kompetenzprofile für die zu besetzenden Rollen (Der Trainer muss nicht sein bester Fußballspieler sein! Der beste Fußballspieler muss nicht der beste Trainer sein.)

 Hier ist Erfahrung und Fingerspitzengefühl gefragt: Die Mischung macht´s! Holen Sie sich ein buntes Team von Anfängern und Spezialisten an den Tisch. Und aktivieren Sie diese alle gleichermaßen über die Einbindung der jeweiligen Kompetenz dieser Mitarbeiter. So profitiert Ihr Projekt von den Erfahrungen aller.

Lesen Sie über weitere Fallen im nächsten Blog-Beitrag.

Wie sie typische Fallen in Projekten vermeiden lernen Sie hier in den Projektmanagement Weiterbildungen der ibo Akademie.

Quellen

• Ganzheitliches Projektmanagement, ibo Schriftenreihe Band 2
• Auszug aus den Vorabergebnissen der Studie „Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit“ der GPM