MCP im Prozessmanagement: Wie das Model Context Protocol KI mit Unternehmenswissen verbindet

Wie KI den Zugang zu Wissen neugestaltet

Prozessmanagement befindet sich im Wandel. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse nicht nur sauber zu dokumentieren, sondern sie im Arbeitsalltag wirksam zu machen. Mitarbeitende wollen schnell verstehen, wie Abläufe funktionieren, wer verantwortlich ist und welche Regeln gelten, ohne lange suchen zu müssen.

Künstliche Intelligenz kann hier eine neue Qualität schaffen. Voraussetzung ist jedoch, dass sie strukturiert auf bestehendes Unternehmenswissen zugreifen kann. Genau an diesem Punkt gewinnt das Model Context Protocol, kurz MCP, an Bedeutung.

Was ist MCP (Model Context Protocol)?

MCP (Model Context Protocol) ist ein offener technischer Standard, der beschreibt, wie KI-Modelle strukturiert und sicher auf externe Datenquellen zugreifen. Statt ausschließlich mit Trainingsdaten zu arbeiten, kann eine KI über MCP gezielt auf Unternehmenssysteme, Dokumente oder Prozessmodelle zugreifen und deren Inhalte kontextbezogen verarbeiten.

MCP definiert also die Schnittstelle zwischen Sprachmodell und operativen Systemen. Dazu zählen beispielsweise Prozessmanagement-Software, Wissensdatenbanken, Richtlinienportale oder Rollenmodelle.

Damit wird KI nicht nur generativ, sondern kontextfähig.

Warum MCP für das Prozessmanagement relevant ist

Im klassischen Prozessmanagement liegen Modelle, Rollenbeschreibungen und Regelwerke oft verteilt in unterschiedlichen Systemen. Selbst wenn sie sauber dokumentiert sind, bleibt der Zugriff im Alltag mühsam.

MCP ermöglicht es, diese Inhalte strukturiert verfügbar zu machen. Die KI könnte beispielsweise:

• gezielt auf Prozessmodelle zugreifen
• Richtlinien im Kontext einer konkreten Frage auswerten
• Rollen- und Zuständigkeitsinformationen berücksichtigen
• relevante Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenführen

Entscheidend ist: Die KI arbeitet nicht isoliert, sondern auf Basis der tatsächlich gültigen Unternehmensinformationen.

So entsteht aus statischer Dokumentation ein interaktives Wissenssystem.

Wie MCP technisch im Unternehmenskontext funktioniert

Der Zugriff erfolgt über klar definierte Schnittstellen mit festgelegten Berechtigungen. Die KI erhält also nicht „alle Daten“, sondern nur jene Informationen, die für die jeweilige Anfrage freigegeben sind.

Damit verbindet MCP technologische Integration mit Governance.

Tipp: Leitfaden um KI-Governance nachhaltig und pragmatisch im Unternehmen zu verankern.

KI-gestütztes Prozesswissen in der Praxis

Ein konkretes Beispiel zeigt, wie sich dieser Ansatz im Alltag auswirken kann.

Sie erinnern sich an einen bestimmten Prozess, wissen aber nicht mehr genau, wie er heißt. Statt lange in der Prozesslandkarte zu suchen, beschreiben Sie der integrierten KI einfach in eigenen Worten, worum es geht, etwa: „Wie läuft noch einmal die Freigabe von Lieferantenverträgen ab?“ oder „Welcher Prozess regelt die Vertretung bei Abwesenheit im Einkauf?“

Die KI gleicht diese Beschreibung mit den hinterlegten Prozessen und Dokumenten ab, identifiziert den passenden Ablauf und liefert direkt den richtigen Prozess inklusive weiterführender Informationen.

Auch Detailfragen lassen sich gezielt klären. Wenn nur ein einzelner Schritt relevant ist, muss nicht mehr der gesamte Prozess durchgearbeitet werden, wie zum Beispiel bei Zuständigkeiten, Fristen oder benötigten Dokumenten. Die KI extrahiert genau die benötigten Informationen aus den bestehenden Inhalten.

Durch den Zugriff über MCP kann sie diese Daten strukturiert auswerten und nutzbar machen, das ganze ohne Medienbrüche und ohne parallele Suche in verschiedenen Systemen.

Chancen und Voraussetzungen

MCP kann den Zugang zu Prozess- und Wissensinformationen deutlich vereinfachen. Der tatsächliche Nutzen hängt jedoch von der Qualität der vorhandenen Inhalte ab.

Besonders geeignet ist der Einsatz, wenn:

• Prozesse aktuell und konsistent modelliert sind
• Rollen klar definiert sind
• Dokumente strukturiert gepflegt werden

Weniger geeignet ist er, wenn:

• Prozessdokumentationen veraltet oder widersprüchlich sind
• Zuständigkeiten unklar geregelt sind
• keine durchgängige Datenstruktur existiert

MCP ersetzt kein sauberes Prozessmanagement. Es verstärkt dessen Wirkung. Je klarer Strukturen und Modelle sind, desto präziser und verlässlicher arbeitet die KI.

Vom Dokumentationsinstrument zum aktiven Assistenzsystem

Langfristig kann ein solcher Ansatz die Arbeitsweise in Organisationen spürbar verändern. Prozessmanagement entwickelt sich vom statischen Nachschlagewerk zu einem aktiven Unterstützer im Tagesgeschäft.

Wissen wird schneller zugänglich. Entscheidungen basieren auf aktuellen Prozessinformationen. Fachbereiche werden unabhängiger von einzelnen Expertinnen und Experten. Einarbeitungszeiten verkürzen sich, Abstimmungen werden klarer, Prozesse werden konsequenter eingehalten.

In diesem Kontext wird MCP zu einem strategischen Enabler. Es schafft die technische Grundlage, um KI kontrolliert, nachvollziehbar und strukturiert in bestehende Systemlandschaften einzubinden.

KI-Integration mit Augenmaß

Auch bei ibo setzen wir uns intensiv mit der Frage auseinander, wie sich Künstliche Intelligenz praxisnah in das Prozess- und Wissensmanagement integrieren lässt. Im Rahmen von ibo Iris entwickeln wir Ansätze, mit denen Mitarbeitende gezielt Fragen zu Prozessen, Rollen oder Regelwerken stellen und fundierte Antworten aus den vorhandenen Inhalten erhalten.

Dabei bleibt die Nutzung von KI frei wählbar. Organisationen entscheiden selbst, ob und in welchem Umfang sie KI-Funktionen aktivieren möchten.

Transparenz, Sicherheit und klare Verantwortlichkeiten stehen dabei im Mittelpunkt.

Bei den Softwarelösungen der ibo Software GmbH, darunter ibo Iris und ibo Prometheus, bleibt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz bewusst optional. Unternehmen entscheiden selbst, ob und in welchem Umfang sie KI-Funktionen aktivieren möchten.

Austausch und Vertiefung bei den ibo-Veranstaltungen 2026

Die ibo-Veranstaltungen im Jahr 2026 bieten Raum, um Fragen rund um MCP, KI im Prozessmanagement und die praktische Integration in bestehende Organisationen vertieft zu diskutieren. Dort treffen Sie auf Fachkolleginnen und Fachkollegen, Expertinnen und Experten sowie Anwender aus unterschiedlichen Branchen.

Nutzen Sie die Gelegenheit, Erfahrungen auszutauschen, konkrete Anwendungsfälle zu besprechen und Perspektiven für die eigene Organisation zu entwickeln.

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