Personalbemessung war nur der Anfang!

Resümee und Twitter-live-Mitschnitt zum ibo Trendforum Personalbemessung vom 16. Sept. 2014 in Köln.

 „Einmal Kosten senken, Produktivität steigern und Qualität sichern, bitte sehr.“ – Darf’s noch ein bisschen mehr sein?

Die Anforderungen an eine Personalbemessung sind hoch. Unterschiedliche Stakeholder-Interessen müssen berücksichtigt und für alle nachvollziehbare Ergebnisse vorgelegt werden. Personalbemessung liefert darüber hinaus die Basis für die langfristige Personalplanung. Richtig verankert unterstützt sie dauerhaft die operative Steuerung der Personalkapazitäten.

Das ibo Trendforum vom 16.09. in Köln zeigte die vielen Facetten auf, die Möglichkeiten aber auch Herausforderungen heutiger Personalbemessung. Wer an diesem Tag jedoch auf das Patentrezept hoffte, ging enttäuscht nach Hause. Vielmehr bestätigte sich einmal mehr, dass Maßnahmen zur Personalbedarfsermittlung und Kapazitätssteuerung die jeweiligen organisatorischen, regulatorischen und kulturellen Rahmenbedingungen berücksichtigen müssen, wenn sie zielführend sein sollen.

Hier geht’s zum Twitter-live-Mitschnitt

 

Personalbemessung braucht Kreativität und Mut!

Volker Knickmann, ist als Mitglied der Geschäftsleitung im Gebiet Köln der Commerzbank AG (Mittelstandsbank) u.a. verantwortlich für Personalplanung und -allokation. In seinem Vortrag beleuchtete er das Spannungsfeld zwischen zentraler Personalbemessung und regionalem Personalbedarf. Auf Basis zentral festgelegter Personalbemessungsgrößen wird die Zielgröße für die jeweiligen Gebiete festgelegt. Personalbemessungsgrößen in der Mittelstandsbank sind z.B. Kundenzahl und Ertrag bei Betreuern, unterschieden nach betreuten Segmenten. Darauf basierend gelten feste Relationen für Vertriebsassistenz oder Spezialist zu Betreuer. In Zeiten steigender Volumina und sinkender Personalbudgets sei der bedarfsgerechte Einsatz der Mitarbeiter daher nicht immer einfach. Insbesondere wenn Kundenähe groß geschrieben wird, so Knickmann. Das erfordere zum einen die Fähigkeiten eines Netzwerkers, der im engen Dialog mit der Zentrale und den Mitarbeitern vor Ort steht. Zum anderen aber auch ein gehöriges Maß an Kreativität und Mut, eigene Entscheidungen kurzfristig durchsetzen zu können, wenn es die Kunden- und Mitarbeitersituation vor Ort erfordere. Aktivität sei daher auch das erste Gebot, so Knickmann. Frei nach dem Motto: Handele, sonst wirst Du behandelt.

Personalbemessung unpersönlich und objektiv? Das geht!

Bei der BARMER GEK liefert Thorsten Schneider, Teamleiter Personalbedarfsberechnung, mit seinem Team Plandaten für die Haushaltsplanung, die Umsetzung organisatorischer Maßnahmen oder die Analyse gesetzlicher Änderungen. Dazu werden Referenzprozesse entsprechend der REFA-Methode modelliert und mit Hilfe des MTM-Verfahrens zeitlich bewertet. Die laufende Pflege der Prozesse und der Mengengerüste sei dadurch leichter möglich und Simulationen könnten aufgrund der vorhandenen Daten jederzeit vorgenommen werden, so Schneider. Ein weiterer Vorteil liege in der Personen unabhängigen Personalbemessung. Der Rückgriff auf Referenzprozesse schaffe die notwendige Akzeptanz bei der Personalvertretung und erlaube eine weitgehende Standardisierung bei den betroffenen Mitarbeitern in der Fläche.

Wer bin ich und wenn ja wie viele? Den unsichtbaren Mitarbeiter sichtbar machen!

David Barcklow, Geschäftsführer bei der ibo Beratung und Training GmbH, machte in seinem Vortrag den unsichtbaren Mitarbeiter sichtbar. Damit schoss er über das eigentliche Ziel klassischer Personalbemessung hinaus, nämlich bestehende Kapazitäten angemessen auszulasten und einzusetzen. Personalbemessung liefere jedoch auch Ansätze zur Effizienzsteigerung. Allerdings werde Personalbemessung kaum als Optimierungsinstrument erkannt. So bleibe ein bedeutender Teil der Personalkapazitäten ungenutzt und liege brach, was sich wiederum in einem Missverhältnis aus Kapazitätsbedarf und Kapazitätsangebot niederschlage, so Barcklow. Durch entsprechende Maßnahmen zur Flexibilisierung bestehender Personalkapazitäten könnten jedoch unnötige Überstunden, Arbeitsrückstände und Produktivitätsverluste aufgefangen werden. So entstehe eine atmende Organisation, die Verschwendungen vermeide, die Arbeitseffizienz steigere und durch flexible Service Levels die Qualität der Arbeitsleistung sicherstelle. Insgesamt könne alleine durch korrespondierende Maßnahmen ein Potenzial von 30-50% unnötig gebundener Personalkapazitäten kurzfristig gehoben werden.

Keine einmalige Sache! Personalplanung als kontinuierliches Steuerungsinstrument

Jens Lewalter, Leiter Qualitäts-, Prozess- und Projektmanagement, K-Betrieb, R+V Allgemeine Versicherung AG, lieferte mit seinem Bericht fundierte Einblicke in die Praxis der Personaleinsatzsteuerung (PES). Herzstück des Controllings ist das sog. PES-Tool. Die Prognose der Arbeitslast und weitere relevante Steuerungsgrößen werden in einer Planungstabelle zusammengeführt und die benötigte Mitarbeiterkapazität ermittelt. Dabei beruhe die gesamte Personaleinsatzsteuerung auf dem Modell der Freiwilligkeit, sagt Lewalter. Gerade die Orientierung an den Bedürfnissen der Mitarbeiter und Führungskräfte und die Einbindung aller Führungsebenen in den Steuerungsprozess führten jedoch zu einer stetig wachsenden Datenbasis. Szenarien und Auswirkungen möglicher Veränderungen lieferten daher immer genauere Ergebnisse, die wiederum auf die Akzeptanz der Personalsteuerungsinstrumente einzahlten, so Lewalter.

Aufgabenkritik tut nicht weh. Auf dem Weg zu einem genehmigten Stellenplan!

Schließlich setzte ich mit meiner Präsentation den Schlusspunkt hinter eine spannende und facettenreiche Veranstaltung. Als Produktmanager und Trainer bei der ibo Beratung und Training GmbH bin ich u.a. verantwortlich für das Thema Organisationsmanagement und Personalbemessung. Was hat Aufgabenkritik mit mustergültigem Kapazitätsmanagement zu tun? Aus meiner Sicht ganz schön viel, wenn man es richtig und konsequent angeht. Alles beginnt mit der Erhebung von Aufgaben und Abläufen. Im Ergebnis entstehen Aufgabenkataloge oder Prozessmodellierungen, die wiederum als Grundlage für die Zeiten- und Mengenermittlung dienen. So werden Personalbedarfe heute größtenteils ermittelt. Ob die ursprüngliche Aufgabe jedoch überhaupt noch notwendig ist oder effizienter durchgeführt werden kann, rückt dabei oft in den Hintergrund. Tatsächlich beinhalteten Personalbemessungs- bzw. Restrukturierungsprojekte häufig auch Anforderungen, bestehende Stellen auf die Effektivität und Effizienz ihrer Aufgabenerfüllung zu prüfen und ggf. zu optimieren. Warum also nicht auch diese Ansätze auf das kontinuierliche Management von Personalkapazitäten übertragen. Schließlich schreiben sich die meisten Unternehmen weniger die Verwaltung des Bestehenden, sondern die kontinuierliche Verbesserung und Optimierung auf die Fahnen. Dass die betroffenen Mitarbeiter bei der Aufgabenkritik die Hauptrolle spielen, versteht sich von selbst. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die die Potenziale bestehender Aufgaben am besten einschätzen können. Neben Techniken der Erhebung und Bemessung treten daher Techniken der Einbindung, Würdigung und Lösungsermittlung. Fähigkeiten, die heutzutage von Führungskräften und Mitarbeitern gleichermaßen verlangt und verstetigt werden sollten.

http://blog.personalbemessung.de/

 

 

 

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