Die Component GmbH steht kurz vor dem Projektabschluss. Die ersten Optimierungsmaßnahmen wurden umgesetzt und tragen auch bereits Früchte. In der letzten Phase der Organisationsuntersuchung gilt es nun, ein langfristiges Prozess-Controlling und ein kontinuierliches Kapazitätsmanagement zu verstetigen.
Andrea S. kann es noch gar nicht richtig glauben. Vor einem Jahr war an die Durchführung einer Organisationsuntersuchung bei der Component GmbH nicht zu denken gewesen. Und nun liegt das erste erfolgreich durchgeführte Projekt schon beinahe hinter ihr und sie kann sich bereits Gedanken um eine Verstetigung der Ergebnisse machen.
Über die zukünftigen Herausforderungen für das Unternehmen war man sich zwar schon lange einig gewesen. Nicht aber darüber, wie man sich auf diese bestmöglich vorbereiten sollte. Und dass man sich der Lösung mithilfe einer extern begleiteten Untersuchung annähern könnte, hatte Vorstand Dr. Karl N. schon gar nicht auf dem Schirm gehabt.
Nun wurden Prozesse erhoben, grundlegende Optimierungspotenziale identifiziert und erste Maßnahmen sogar schon umgesetzt. Der Aufbau einer eigenen Beratungseinheit ist in vollem Gange. Einige Prozesse der Vertriebsassistenzen wurden bereits umgestellt. Die internen Zuständigkeiten sind klarer abgegrenzt, wodurch auch die Priorisierung der Aufgaben erleichtert wird. So kann sich der Vertrieb aufs Wesentliche konzentrieren und spürt schon jetzt deutliche Verbesserungen in der täglichen Arbeit.
Das Erfreulichste ist aus Sicht von Projektleiterin Andrea S. jedoch, dass trotz (oder gerade wegen) der externen Unterstützung das Wir-Gefühl enorm gesteigert werden konnte. Die Belegschaft und die Personalvertretung waren in alle wesentlichen Schritte eingebunden. Dadurch waren die Akzeptanz und die Motivation von Beginn an hoch. Und am Ende hatten die Beschäftigten das Gefühl, dass die eigenen Ideen und Vorschläge durchaus berücksichtigt wurden. Eine bessere Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen kann man sich nicht wünschen.
Auf erfolgreichem Pilotprojekt aufbauen
Andrea S. hatte von Beginn an beabsichtigt, auf Basis der Untersuchung im Vertrieb ein professionelles Organisationsmanagement in der gesamten Firma anzustoßen. Doch sowohl vonseiten des Vorstands als auch aus der Personalvertretung hatte es durchaus Skepsis und Vorbehalte gegeben. Daher war keinesfalls abzusehen, ob weitere Projekte dieser Art folgen würden. Das hat sich nun erfreulicherweise geändert.
Dank des erfolgreich umgesetzten Projektes sehen inzwischen alle Beteiligten den Mehrwert solcher Untersuchungen. Denn nun haben die Verantwortlichen nicht nur einen Überblick über die zentralen Prozesse, sondern auch über den entsprechenden Personalbedarf. Und es ist dem Projektteam dank der Unterstützung durch ibo sogar gelungen, anhand bestimmter Kennzahlen Prognosen über zukünftige Bedarfe aufzustellen. Auf dieser Grundlage ist nun eine vorausschauende Personalplanung möglich.
Derzeit arbeiten Andrea S. und ihr Team bereits an Plänen für weitere Erhebungen sowie an einer Strategie zur Fortschreibung und Verstetigung. Erste Überlegungen sehen vor, sich Schritt für Schritt durch alle Abteilungen zu arbeiten und zukünftig alle zwei bis drei Jahre die Zeitrichtwerte zu überprüfen. Ergänzt um ein unterjähriges Kapazitätscontrolling soll in spätestens drei Jahren ein kontinuierliches Kapazitätsmanagement aufgebaut sein.
Ziel ist es, das Instrument der Personalbemessung effizient mit bestehenden Managementprozessen zu verzahnen. So soll gewährleistet werden, dass die Schaffung neuer Stellen nur begründet erfolgen und der Stellenplan standardisiert aus der Personalbemessung abgeleitet werden kann. Darüber hinaus sollen Produktivitätsziele für die Führungskräfte transparent und steuerbar gemacht werden.
Projektabschluss und Ausblick
Derzeit steckt Projektleiterin Andrea S. aber erst einmal mitten in den Vorbereitungen des Projektabschlussabends. Es ist ihr wichtig, alle Beteiligten am Ende des Projektes noch einmal zusammenzubringen und gemeinsam die erfolgreiche Durchführung zu feiern.
Und gute Gründe zum Feiern gibt es eine ganze Menge. Andrea S. hat das Gefühl, dass sich in der Component GmbH in den nächsten Jahren einiges bewegen wird. Die Verantwortlichen auf allen Ebenen haben erkannt, dass man sich einem nachhaltigen Wandel hin zu einem ganzheitlichen Organisationsmanagement mit ausreichend Manpower widmen und das Ganze kontinuierlich weiterverfolgen muss.
Davon profitiert das Team von Andrea S. auch direkt. Gestern hat sie von Vorstand Dr. Karl N. das „Go!“ bekommen, eine weitere Orga-Stelle ausschreiben zu dürfen. In die nächsten Projekte geht das Team also vermutlich schon mit Verstärkung. Und das ist auch gut so, denn für die Zukunft hat sich Andrea S. einiges vorgenommen. Erklärtes Ziel: die innerhalb des Pilotprojektes aufgebauten methodischen Kenntnisse weiter ausbauen und langfristig eine Routine in der Durchführung von Personalbemessungen und Organisationsuntersuchungen aufbauen.
Und ein erster Schritt in diese Richtung wurde auch schon angestoßen: die Systematisierung von Mengenabfragen. Zwar hatte man für den Vertrieb durchaus valide Mengenquellen definieren können. An konkrete Zahlen dann aber auch tatsächlich heranzukommen, gestaltete sich durchaus aufwendig. Daher haben IT-Organisator Tobias H. und sein Kollege Ricardo T. bereits begonnen, die vorhandenen Systeme auf weitere Abfragemöglichkeiten zu überprüfen. Sie wollen einige Standard-Queries aufsetzen, um Andrea S. und ihrem Team die Ermittlung der Mengen zukünftig zu erleichtern.
Dank solcher Unterstützung im eigenen Haus blickt die Projektleiterin motiviert und positiv auf die kommenden Projekte. Und sollte es doch einmal Fragen geben, stehen die Fachleute von ibo ihr weiterhin beratend zur Seite.
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