Phase 7 – Implementierung der Software

Die Entscheidung zum Einsatz einer erprobten Standard-Software ist gefallen. In Phase 7 des Projektes geht es nun um die Implementierung und vor allem darum, die Beschäftigten bestmöglich mit dem Tool vertraut zu machen.

Projektleiterin Andrea S. weiß, dass Beschaffungen in öffentlichen Einrichtungen strikten Richtlinien unterliegen und sich deshalb oft langwierig gestalten. Da ist es in Unternehmen der freien Wirtschaft doch meist einfacher, Einkäufe zu tätigen. Und so hat die Component GmbH nach dem „Go“ von Vorstand Dr. Karl N. dann auch gleich Nägel mit Köpfen gemacht.

Die Personalbemessungs-Software von ibo bzw. ein passendes Lizenzpaket wurde erworben und die Anwendung innerhalb kurzer Zeit installiert. Hier hat die IT wunderbar mit den Kollegen aus dem ibo-Support zusammengearbeitet. Wie erhofft, lief alles reibungslos. Ricardo T. mag gar nicht darüber nachdenken, wie viel Mehraufwand durch die Entwicklung einer eigenen Anwendung entstanden wäre. Das hätte ihn und sein Team nicht nur viel Zeit, sondern auch einige Nerven gekostet. Und sie wären vermutlich monatelang für andere Aufgaben blockiert gewesen. Da ist es schon gut, dass sich der Aufwand jetzt auf ein Minimum beschränkt. Zumal die Firma ibo nicht nur während der Installation, sondern auch darüber hinaus als Ansprechpartner fungieren wird. Auch langfristig wird die Component GmbH sich also in Support-Fragen an den externen Dienstleister wenden können.

Im nächsten Schritt gilt es nun, das Tool den Beschäftigten zugänglich zu machen. Und zwar zum einen den Erhebungsteilnehmenden aus dem Vertrieb und zum anderen dem Projektteam. Die Anforderungen sind dabei durchaus unterschiedlich. Die Vertriebskolleg:innen benötigen lediglich die Anwendung zur Erhebung ihrer Zeiten: die ibo Stoppuhr. Und diese ist – ein riesen Vorteil im Außendienst – inzwischen auch für mobile Endgeräte verfügbar. Das Projektteam hingegen muss mit den erhobenen Daten arbeiten können und daher Zugriff auf den WebPbEditor sowie das sogenannte Experten-Tool haben. Über diese Anwendungen läuft die gesamte Qualitätssicherung sowie die spätere Auswertung.

Beteiligte bestmöglich vorbereiten

Die Schulungen werden von Trainer:innen der Firma ibo durchgeführt. Auf Anraten der externen Fachleute wird zuerst das Projektteam mit der Software vertraut gemacht. Schließlich dient das aktuelle Projekt als Pilot, dem zukünftig die Untersuchung weiterer Geschäftsbereiche folgen soll. Da ist es nach Einschätzung der Expert:innen sinnvoll, von Beginn an eine gute Basis zu schaffen.

In diesem Sinne bekommen nun zunächst Andrea S. als Leiterin des Bereiches Prozess- und Projektmanagement sowie ihr kleines Team eine eintägige Schulung. In dieser geht es darum, die grundlegenden Funktionalitäten kennenzulernen und wichtige Einblicke in die Methodik zu erlangen. Denn immerhin ist es nicht nur wichtig, die Erhebung später softwareseitig betreuen zu können. Vielmehr sollte man die Logik einer Personalbemessung zumindest in den Grundzügen verinnerlicht haben, um Ergebnisse richtig einordnen und Daten valide auswerten zu können.

Darüber hinaus erhält das Projektteam die Gelegenheit, den Mitarbeitenden von ibo beim Anlegen des Untersuchungsbereiches sowie der Einrichtung der Erhebung über die Schulter zu schauen. Der Plan ist, diese vorbereitenden Tätigkeiten bei der nächsten Erhebung eigenständig durchführen zu können. Und Andrea S. ist optimistisch, dass das auch funktionieren wird. Im weiteren Verlauf des Projektes werden dann weitere Schulungstage folgen und die Projektmitarbeitenden Schritt für Schritt tiefere Einblicke in die Materie erlangen.

Unmittelbar vor dem Start in die eigentliche Erhebungsphase werden die Beschäftigten geschult. Hier geht es in erster Linie darum, Sicherheit zu erzeugen und Vorbehalte abzubauen. Wenn dies gelingt, wird das die Akzeptanz für das gesamte Vorhaben deutlich erhöhen. Daher möchte Andrea S. den zeitlichen Abstand zwischen Schulung und Erhebung möglichst geringhalten, damit das erlernte Wissen noch frisch ist und direkt angewendet werden kann.

Stellt sich nur die Frage, ob wirklich alle Erhebungspersonen die Einführung bekommen sollen oder man durch ibo nur einige wenige Multiplikator:innen schulen lässt. Diese können das Erlernte dann intern weitergeben und auf dem kurzen Dienstweg als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen. Personalrat Peter G. hat sich eindeutig für eine flächendeckende Schulung ausgesprochen. Vorstand Dr. Karl N. ist in erster Linie daran gelegen, die Vorbereitung mit möglichst wenig Aufwand und zeitnah abschließen zu können.

Nach Rücksprache mit den externen Fachleuten hat sich Andrea S. für die Schulung im kleinen Rahmen entschieden. Sie traut es den Beschäftigten durchaus zu, sich schnell in der Anwendung zurechtzufinden. Zumal es vor Erhebungsbeginn natürlich eine Testphase geben wird, in der der Umgang mit dem Tool erprobt werden kann. Darüber hinaus werden Video-Tutorials und Leitfäden von ibo zur Verfügung gestellt. Und zusätzlich hat die Firma angeboten, ein Service-Postfach einzurichten, über das Erhebungspersonen bei Fragen direkt mit den Fachleuten in Verbindung treten können. Daher hält die Projektleiterin es für ausreichend, nur ausgewählte Mitarbeitende in eine Schulung zu schicken.

Die richtigen Multiplikator:innen auswählen

Bei der Frage, wer geeignet wäre, diese Rolle zu übernehmen, sind Andrea S. sofort zwei Personen eingefallen: Zum einen Brigitte W., die schon seit fast 15 Jahren in der Firma ist und im Kreise der Belegschaft großes Vertrauen genießt. Zum anderen der 27-jährige Stefan R., der zu den Eigengewächsen des Unternehmens zählt und seit dem Ende seiner Ausbildung seinen Verantwortungsbereich stetig erweitert hat. Hinzu kommen noch drei weitere Vertriebsmitarbeitende, die Andrea S. zum einen als ausreichend softwareaffin, aber auch als kommunikativ erachtet. Nach dem anberaumten Schulungstermin wird sich zeigen, ob die Projektleiterin mal wieder den richtigen Riecher hatte.

Ausblick zum nächsten Beitrag

In Phase 8 des Organisationsuntersuchungsprojektes wird es ernst. Die Mitarbeitenden gehen zunächst in eine einwöchige Testphase und starten dann in die Erhebung. Für alle Beteiligten ein spannender Projektabschnitt, bei dem es – vor allem im Hinblick auf die Plausibilisierung der Daten und die anschließende Auswertung – einiges zu beachten gilt.

Wie alles begann: Organisationsuntersuchung Ablauf

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