Phase 6 – Verfahren und Software für die Erhebung

Die Prozesse wurden erhoben, der Aufgabenkatalog liegt vor, die Voraussetzungen für die Ermittlung valider Mengen wurden geschaffen und die nötigen Berechnungsgrundlagen definiert. In Phase 6 des Projektes gilt es nun, das Verfahren und die passende Erhebungsmethode auszuwählen. Ebenfalls ist eine abschließende Entscheidung über den Einsatz einer möglichen Erhebungssoftware zu treffen.

Projektleiterin Andrea S. kann aufatmen. Vorstand Dr. Karl N. hat sich endlich dazu durchgerungen, die geplante Personalbemessung software-gestützt durchzuführen. IT-Organisator Tobias H. konnte ihn davon überzeugen, dass sich sein Wunsch nach regelmäßiger Überprüfung der Personalbedarfe effizient nur unter Einsatz eines entsprechenden Tools verwirklichen lässt.

Der Vorstand ist in erster Linie an einem hohen Erkenntnisgewinn interessiert. Und dieser beschränkt sich nicht nur darauf, zu wissen, wie viele Mitarbeitende man zur Erledigung der aktuell anfallenden Aufgaben benötigt. Vielmehr wünscht sich Dr. Karl N. ein breites Spektrum an Auswertungsoptionen. Er will Kennzahlen ermitteln, Prognosen über zukünftige Aufwände tätigen können und auch Benchmarking ist ein Thema. Da ist es schon sinnvoll, die entsprechenden Werte in einer Datenbank zu haben und jederzeit auf sie zurückgreifen zu können.

Standard-Software oder Eigenentwicklung

Um Kosten zu sparen, hatte der Vorstand zunächst noch an der Idee einer Eigenentwicklung festgehalten. Aber zum Glück ist diese Kuh jetzt auch vom Eis! Tobias H. und sein Kollege Ricardo T. haben die Vor- und Nachteile einer Standard-Software und einer Eigenentwicklung noch einmal gegenübergestellt und konnten den Vorstand letztlich überzeugen.

Standard-Software	Eigenentwicklung
+ Kalkulierbarer finanzieller Aufwand	+ Entwicklung unternehmensspezifischer Funktionen möglich
+ Zeitvorteil (sofort startklar)	+ Unabhängigkeit vom Lieferanten/Hersteller
+ Kontinuierliche Qualitätssicherung (Nutzung durch viele Kunden ermöglicht schnelle Identifikation und Beseitigung von Fehlern)	+ ggf. leichtere Integration in die bestehende Systemlandschaft
+ Breites Angebot an Dokumentation und Schulungen	+ Unabhängigkeit bei der Weiterentwicklung
+ Überschaubarer Wartungsaufwand	– Abhängigkeit von Expertise eigener Beschäftigter
+ Schnelle Anpassung an neueste Technologien	– Bindung eigener Ressourcen in der Entwicklung und Wartung
+ Keine Bindung der eigenen Ressourcen in der Entwicklung	– Vergleichsweise höhere Kosten bei ähnlichem Funktionsumfang
+ Verwendung von erprobten und bewährten Methoden und Funktionalitäten
– Keine Individualentwicklung möglich

Dank dieser Gegenüberstellung und einer entsprechenden Aufwandskalkulation wurde deutlich, dass es eben nicht kostengünstiger wäre, die eigene IT eine Lösung entwickeln zu lassen. Um auch nur annähernd dieselben Funktionalitäten bereitzustellen, wäre schon ein enormer Aufwand nötig. Von der entsprechenden Zeit ganz zu schweigen. Mal eben schnell geht so etwas jedenfalls nicht. Und da man die Personalbemessung nicht erst in einem Jahr angehen möchte, erwies sich die Anschaffung einer Standard-Software letztlich als alternativlos.

Andrea S. hat dann natürlich direkt die Personalbemessungs-Software von ibo ins Spiel gebracht. Schließlich ist man mit ibo nun bereits erste wichtige Schritte gegangen. Nach einer Präsentation der Software war die Entscheidung dann auch recht schnell getroffen. Dr. Karl N. haben vor allem die Möglichkeiten zur Aufstellung periodischer Vergleiche, zur Simulation von Szenarien und zur Ermittlung des Personalbedarfs für die kommenden Jahre überzeugt. Andrea S. und dem gesamten Projekt-Team ging es in erster Linie um die unkomplizierte Bedienbarkeit und die flexiblen und individuellen Auswertungsoptionen. Und der Personalvertretung war der Schutz der Beschäftigten durch die Möglichkeit zur Pseudonymisierung besonders wichtig.

Pseudonymisiert erheben – was bedeutet das?

Bei der Pseudonymisierung werden in der Vorbereitung auf die Erhebung die Namen aller Erhebungspersonen durch pseudonymisierte Benutzerkürzel ersetzt. Diese Aufgabe kann beispielsweise die Personalvertretung übernehmen. Die Zuordnung von Kürzel und Person wird in einer Liste dokumentiert, sodass bei Bedarf die Verbindung wiederhergestellt werden kann. Dies kann etwa notwendig werden, wenn sich im Rahmen der Qualitätssicherung während der laufenden Erhebung Fragen zu vermeintlich fehlerhaften Erhebungswerten ergeben.

Personalrat Peter G. hatte sich anfangs gefragt, warum die Zuordnung der Personen zu den erhobenen Daten überhaupt erforderlich ist. Nach Erläuterung durch die Fachleute von ibo hat er jedoch eingesehen, dass es zur Vermeidung von Fehlbuchungen und damit letztlich zur Sicherstellung einer guten Datenqualität sinnvoll sein kann, wenn man in Einzelfällen nachfragen kann. Solange die Liste unter Verschluss bleibt und nach der Erhebung vernichtet wird, gibt es aus seiner Sicht also keine Bedenken.

Ihm wäre es sogar am liebsten, die Liste wäre im laufenden Projekt in den sicheren Händen von ibo. Denn sie dürften an einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Erhebungsteilnehmenden ja am aller wenigsten interessiert sein. Zwar will er weder Projektleiterin Andrea S. noch Vorstand Dr. Karl N. unterstellen, die erhobenen Daten im Nachgang für andere Zwecke zu nutzen. Aber sicher ist eben doch sicher. Die Fachleute von ibo kennen sich aus und können letztlich auch am besten beurteilen, welche Erhebungswerte überhaupt als auffällig gelten und hinterfragt werden sollten.

Verfahren – messen oder schätzen?

Bleibt nur noch die Frage, mit welchem Verfahren die Werte ermittelt werden sollen. Die Beteiligten aufseiten der Component GmbH hatten sich ursprünglich dafür ausgesprochen, die Erhebung mittels Schätzverfahren durchzuführen. Ein Grund dafür waren die Vorbehalte gegenüber einer Messung vonseiten der Belegschaft. Niemand konnte sich so recht vorstellen, was es mit dieser ominösen Stoppuhrmessung auf sich haben könnte. Es kursierten sogar die Gerüchte, dass hinter den Erhebungspersonen jemand stehen und die Zeiten stoppen würde. Daraufhin liefen schon die ersten Beschäftigten bei der Personalvertretung Sturm.

Nach der Software-Präsentation, bei der auch die ibo Stoppuhr vorgestellt wurde, zeigten sich dann aber alle Beteiligten aufgeschlossener. Peter G. war vor allem davon angetan, dass die Beschäftigten vollkommen selbstständig erheben können und der Schutz ihrer Daten damit gewährleistet ist. Andrea S. überzeugte in erster Linie der einfache Umgang mit dem Tool. Darüber hinaus weiß sie, dass Messverfahren als äußerst valide gelten und ihnen aus methodischer Sicht deshalb stets Vorrang zu gewähren ist. Und ihr Ziel ist es schließlich, Daten von möglichst hoher Güte zu generieren.

Wie die Spezialisten und Spezialistinnen von ibo erläuterten, erfolgt die Messung in der Regel über einen Kalendermonat hinweg. Danach wird in sogenannten Qualitätszirkeln geprüft, ob die erhobenen Daten als plausibel und repräsentativ zu erachten sind. Mit anderen Worten: ob die gemessenen Werte auf ein Jahr hochgerechnet werden können. Hier spielen etwa Hinweise auf saisonales Geschäft eine wichtige Rolle. Dies kann im Zuge einer Validierung berücksichtigt werden. Und natürlich werden Aufwände nachgeschätzt und in die Berechnung einbezogen, die im Monat der Erhebung gar nicht angefallen sind.

All diese Argumente haben letztlich gefruchtet. Deshalb heißt es nun: auf zur ersten Zeitmessung in der Component GmbH.

Ausblick zum nächsten Beitrag

In Phase 7 des Organisationsuntersuchungsprojektes begleiten wir das Projekt-Team bei der Installation der Software und erfahren, wie die Beschäftigten der Component GmbH den Umgang mit dem Tool erlernen.

Wie alles begann: Organisationsuntersuchung Ablauf

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