Roboter machen Prozesse! Nicht erst in Zukunft.

Unter dem Überbegriff Digitalisierung gewinnt die Prozessautomatisierung zunehmend an Bedeutung. Robotic Process Automation (RPA) gehört aktuell zu den bestimmenden Prozessthemen. Und das hat gute Gründe: Digitale und analoge Prozesse müssen in Einklang gebracht werden. Im Bereich Sicherheit geben Regulatorik, Interne Kontrollsysteme (IKS), Aufsichtsrecht etc. die Anforderung nach fehlerfreien und jederzeit nachvollziehbaren Prozessen vor. Kostendruck im Unternehmen aber auch Qualitätsversprechen an die Kunden erfordern effiziente, schnelle Prozessabläufe. Doch wie beginnt man die Prozessautomatisierung im Unternehmen? Möglichst pragmatisch und agil, sagen die ibo Prozess-Experten Dirk Kalbfleisch und Christian Konz sowie Kooperationspartner Andreas Peters von der proresult Unternehmensberatung AG.

Standardprozesse mit schnell messbaren Ergebnissen automatisieren

Das ist das erklärte Ziel, dass die Drei mit ihrer Zusammenarbeit verfolgen. Hier schildern sie ihre gemeinsame Vorgehensweise, den entstehenden Nutzen und Erfahrungen, die sie gemacht haben.

Andreas Peters: Uns ist sehr daran gelegen, bei der RPA-Einführung möglichst pragmatisch und agil vorzugehen. In der Regel empfehlen wir unseren Kund/innen daher, zunächst auf das ganz große Projekt-Setup zu verzichten. Wir erachten eine kurze und agile Pilotphase als geeigneten Start in die Thematik: So können Sie RPA ausprobieren und sich am ausgewählten Beispielprozess mit dem Thema vertraut machen!
Wichtig ist, dass Sie den Beispielprozess nicht unterschätzen! Dieser wird wesentlich über den Erfolg Ihrer Pilotphase entscheiden. Er muss nicht nur die Kriterien der Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit erfüllen, sondern sich auch als interner Showcase eignen. Der ausgewählte Beispielprozess wird Ihr Aushängeschild für die weitere RPA-Einführung in Ihrem Hause.

Christian Konz: Das kann ich unterstreichen. Oft lassen sich relevante Prozesse schnell identifizieren, der Gestaltungsbereich ist relativ leicht abzustecken und von anderen Regel- oder Ad-hoc-Prozessen abzugrenzen. Aber einfache Prozesse und einfache Umsetzung sind nicht dasselbe!
Denn die Automatisierung von bislang manuellen Tätigkeiten stellt neue Anforderungen an bisher bewährte Vorgehensweisen, Praktiken und Tools. Es ist daher wichtig, von Beginn an offen und transparent über die Notwendigkeit und den Nutzen von RPA zu kommunizieren und geeignete Methoden und Praktiken zu wählen, um pragmatisch und agil ans Ziel zu kommen.

Andreas Peters: Deshalb setzen wir von Beginn an auf einen aktiven Wissenstransfer und Kompetenzaufbau im Haus des Kunden; sowohl was die fachliche, strukturelle Prozessautomatisierung als auch die zugrundeliegende RPA-Technologie betrifft. Wir unterstützen bei der Prozessauswahl, der Prozessoptimierung und der eigentlichen Prozessautomatisierung mittels RPA.

Christian Konz: Unsere Kunden und und ihre Teams sollen jederzeit den transparenten Überblick und die Entscheidungshoheit über das Geschehen behalten. Wir unterstützen dabei, Stakeholder und Prozessbeteiligte frühzeitig in die Umsetzung einzubinden und durch die Anwendung agiler Praktiken effizient und ergebnisorientiert zusammenzuarbeiten. Dazu arbeiten wir gemeinsam agil, in iterativen Sprints.

Prozesse, die sich für die Prozessautomatisierung eignen
Repetitive Tätigkeiten wie Stammdatenaktualisierung, Kundendatenpflege, Mahnverfahren, Buchungen, Dokumentenablage, Prüfverfahren, E-Mail-Bearbeitung oder Datenübertragung bieten sich für RPA an. 

Agiles Arbeiten im Projekt-Team unterstützen

Christian Konz: Spätestens wenn der Startschuss für die agile Projektarbeit zur Auswahl, Optimierung und anschließender Automatisierung der Prozesse fällt, tauchen erste Unsicherheiten bei der Priorisierung der Aufgaben und im Vorgehen auf. Deshalb sind eine konkrete Auftragsklärung und ein abgestimmtes Vorgehen und Rollenverständnis essentielle Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start des Projekts „RPA“.

Prozessverantwortliche werden dabei von Beginn an in der Wahrnehmung der Poduct Owner-Rolle und der Zusammenstellung des cross-funktionalen Lösungsteams unterstützt, um den unterschiedlichen Perspektiven und Prozessanforderungen während des agilen Sprintverlaufs Rechnung zu tragen. In der Rolle als Agiler Coach und ggf. als Scrum Master wird der Product-Owner und das Team im Stakeholder-Management, bei der Formulierung und Priorisierung von User-Stories und bei der effizienten und ergebnisorientierten Sprintarbeit, vom Sprint Planning bis zur teamzentrierten Retrospektive, begleitet.

Andreas Peters: Wir begleiten die Unternehmen auch aktiv dabei, die richtige RPA-Architektur zu finden und diese gemäß den individuellen Erfordernissen zu installieren und zu konfigurieren.
Als Business Partner der führenden RPA-Softwareanbieter bringen wir zahlreiche, in der Praxis entstandene, Assets in die RPA-Pilotphase ein, u.a. Umsetzungs- und Architekturbeispiele, Business Cases, Dokumentationsvorlagen, Testszenarien, Arbeitsanweisungen und Betriebskonzepte. Damit versetzen wir unsere Kunden in die Lage, binnen kürzester Zeit erste messbare Erfolge der Prozessautomatisierung feiern zu können.

Digitalisierte Prozesse als Voraussetzung für die Automation

Bevor es an die Automatisierung geht, steht die Auswahl des Pilotprozesses an. Hier helfen Prozesslandkarten und End-to-end-Prozesse bei der Priorisierung. Wichtig ist dabei besonders die Identifikation passender und nicht passender (Teil-)Prozesse zur Digitalisierung. Die Multiprozesssicht ist besonders dann maßgeblich, wenn digitale und analoge Prozesse in Einklang gebracht werden müssen.

Dirk Kalbfleisch: Das Phasenkonzept unserer Prozessmanagement-Software ibo Prometheus bietet eine ideale Basis für RPA, weil man an der für das Unternehmen passenden Stelle in den Weg einsteigen kann. Egal ob die Kunden schon seit vielen Jahren Prozesse modellieren und strukturieren oder ob sie mit einem digitalen Prozess beginnen wollen. BPMN ist dabei die Grundlage für die Prozess-Gestaltung und Planung.

Das cross-funktionale Projektteam, meist bestehend aus Projekt- und Prozessmanagern, Business-Analysten aus der IT und betroffenen Fachbereichen, kann eine schnelle und standardisierte Modellierung im Tool durchführen. Das ständige Verfeinern des Prozess-Plans bei jeder Iteration im Rahmen des agilen Projekts schafft Transparenz für alle Beteiligten.

Kennzahlen zur Erfolgsmessung
Muss der Erfolg der Prozess-Digitalisierung an prozessorientierten Kennzahlen explizit aufgezeigt werden, kann man mit dem Modul Prometheus-Expert den Prozess auch betriebswirtschaftlich analysieren. Welches Einsparungspotential ist realistisch möglich? Wie reduziert sich eine Durchlaufzeit durch die Automatisierung von Prozessschritten? Gut, dass ibo Prometheus da auch mal eine schnelle Kalkulation mit groben Parametern ermöglicht anhand derer man entscheiden kann, ob eine langfristige Kosteneinsparung zu erwarten ist, oder eine schnelle Amortisation.

Dirk Kalbfleisch: Auch wenn im Markt RPA als Übergangslösung und Brückentechnologie bezeichnet wird, sind Zahlen, Daten und Fakten für eine Realisierung notwendig. Gerade beim Skalieren der Erfolge ist es gut, wenn die Prozesse versioniert, historisiert werden und revisionssicher in einer Datenbank abgelegt sind. Besonders im Bankenumfeld sind auch Anforderungen aus dem Aufsichtsrecht zu berücksichtigen.

Fazit

RPA kann für Sie eine Lösung sein, wenn

• Sie sich über ständig wiederholende, administrative Prozesse ärgern
• Sie die Kosten der Administration senken möchten
• Ihnen die Fehlerquoten der manuellen Prozessbearbeitung ein Dorn im Auge sind
• Sie sich fragen, warum digitale Informationen immer noch manuell verarbeitet werden
• Sie Ihre Optimierungsansätze zeitnah umsetzen möchten.

Der Nutzen von RPA liegt auf der Hand: Einfach strukturierte, wiederkehrende Aufgaben übernimmt „Kollege Roboter“ und hochqualifizierte Mitarbeiter können sich endlich wieder anspruchsvolleren oder kreativen und häufig auch kritischen Prozessen zuwenden. Standardprozesse laufen schnell, stabil, fehlerfrei und mit deutlich weniger Prozesskosten.

Weitere Tipps, wie Sie Ihr Prozessmanagement fit für die Zukunft machen, gaben die drei Experten in einer Gesprächsrunde im Rahmen der ibo WebCON 2020. Schauen Sie sich die Aufzeichnung an.
Mehr Infos zum Thema finden Sie auf der Themenseite Prozessautomatisierung.

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