Smart-Projekte – Schritt für Schritt zum Projekterfolg

Sie kennen Smart-Home-Systeme?! Aber kennen Sie auch Smart-Projekte?
Nein?! Dann lesen Sie doch meinen folgenden Artikel und lassen Sie sich von mir mitnehmen.

Letzte Woche habe ich einen Freund besucht. Er hat mit seiner Familie ein älteres Haus gekauft, dieses renoviert und umgebaut. Sein Haus ist in vielerlei Hinsicht optimiert und mit der aktuellsten Technik ausgestattet. Das Haus ist jetzt „smart“. Mein Kumpel kann über sein Handy auf Apps zugreifen, hat auf einen Blick eine Übersicht und kann mit wenigen Klicks nahezu das gesamte Haus aktivieren, steuern und kontrollieren.

Haustür und Garage lassen sich öffnen und schließen, ohne dass er selbst vor Ort sein muss. Er kann Temperatur und Lüftung regulieren, Fernseher und Musikanlage sind ebenso wie Beleuchtung, Jalousien und Alarmanlage über die jeweilige App steuerbar. Diese Apps sind Anwendungen mit mehr oder weniger nützlichen Funktionen. Sie sind unabhängig voneinander ganz individuell oder alle gleichzeitig nutzbar. Sie sparen Wege und Anstrengungen, reduzieren Zeit und Aufwand, erleichtern das Leben.

Keine der Apps aber ist entscheidend für das Funktionieren oder Organisieren des Gesamtsystems. Alle oder einzelne Anwendungen können weiterhin per Hand und ganz mechanisch getätigt werden. Hier gilt nicht „entweder oder“, sondern „sowohl als auch“.

Als ich gestern dann wieder als Trainer vor meiner Schulungsgruppe stand, wurde mir klar, dass auch unser Vorgehen im Projektmanagement ziemlich „smart“ ist. Schaut man etwas genauer hin, enthält es zahlreiche sehr hilfreiche Apps in Form von Methoden und Techniken, die das Projektleben erleichtern. Einige Funktionen würde ich persönlich sogar als erfolgskritisch ansehen, andere finden bei einigen Teamkolleg/innen mehr Anklang als bei mir und umgekehrt. Wir verstehen unser Projektmanagement aber überwiegend als ein „Sowohl als auch“ und wollen unsere Handlungsfähigkeit nicht durch Grenzen einschränken, die uns das Festhalten an einer Theorie vorgibt.

Die Einführung eines Smart-Projektes

Im Seminar schilderte ich das Beispiel eines Kunden zur Einführung von hybridem Projektmanagement. Dieses Einführungsprojekt erfolgte in der bisher gewohnten Struktur eines Projektes, wobei sich der Kunde bewusst für einige agile Anteile und Sprints innerhalb einer Phase entschieden hatte. Der Anspruch hierbei war es, einige Techniken und Funktionen auszuprobieren, um möglichst Verschwendungen und Risiken zu minimieren und Aufwände zu reduzieren. Dabei sollten und konnten Erkenntnisse gewonnen werden, die eine passende Balance zwischen Aufbau, Prozessen und Kultur der Organisation sowie der bedarfsorientiert gesteuerten Projektarbeit unterstützen.

Auf Grundlage eines praxiserprobten internen „klassischen“ Projektmanagements startete dieses Pilotprojekt mit dem Erstellen einer groben Projektskizze, deren Funktionen ich meinen Zuhörern vorstellte. Natürlich kannten die meisten Seminarteilnehmer/innen eine Projektskizze oder einen Projektsteckbrief, mit dem vor dem Projektstart ein grobes Bild mit den wichtigsten Informationen zur Projektidee dargestellt werden. Andere Funktionen dieses Werkzeugs hingegen waren Einzelnen nicht bekannt oder wurden nicht genutzt. Die Prüfung einer Projektidee auf wirtschaftliche Auswirkungen und Bezug zur Unternehmensstrategie beispielsweise oder auch, um eine erste Ressourcenschätzung vornehmen zu können. Alle Teilnehmenden konnten jedoch nachvollziehen, dass mit der Projektskizze die gewünschte Durchführung einer Projektidee beantragt wird. Es gibt also auch hier smarte Funktionen, die mehr oder weniger nützlich sind und bedarfsorientiert angewendet werden.

In meinem Praxisbeispiel führte dies zum Projektauftrag und damit kam auch das Startsignal für den internen Projektleiter. Dieser kannte ibo durch die Teilnahme an unserem Grundlagen-Seminar zum agilen Projektmanagement und hatte anschließend die Ausbildungsreihe zum Senior-Projektleiter mit ibo-Zertifikat absolviert. Er nahm daher den Kontakt auf und beauftragte ibo mit einem Projekt-Sparring, einer methodischen Unterstützung mit einem kleinen Coaching-Paket, das von dem Projektleiter selbst, aber auch von anderen Projektbeteiligten in Anspruch genommen werden konnte. Unsere Bezeichnung dafür war zunächst „Projekt-Sprechstunde“ und sollte eine leicht zugängliche Beratung und Unterstützung ermöglichen. Dieses Angebot wurde zunächst eher zurückhaltend, nach einiger Zeit aber von Einzelnen sehr intensiv in Anspruch genommen. Nach meinem Empfinden hatten wir damit eine einfache und kundenorientierte „App“ installiert, die vielseitige Zustimmung fand.

In der Schulung konnte ich diese Erfahrungen sehr gut nutzen, um meiner Teilnehmergruppe die Methoden sehr praxisnah und realistisch vorzustellen und einige davon auch direkt in Gruppenarbeiten und Übungen ausprobieren zu lassen.

Die Erfolgsfaktoren von smarten Projekten

Unser Projektmanagement-Team bei ibo entwickelt gemeinsam neue Methoden, Techniken und „Apps“ und optimiert und integriert bereits bekannte Anwendungen. Dabei blicken wir bewusst auf die Bedürfnisse unserer Kund/innen und verfolgen deren „Customer Journey“. Wir wollen die Kontakte mit unseren Kund/innen bestmöglich gestalten, deren Handlungsfähigkeit stärken und ein zielorientiertes Vorgehen unterstützen. Die Anwendungen haben wir zuerst in internen Projekten, aber auch bei Kund/innen in unterschiedlichsten Branchen und Organisationen getestet. Unsere heutige Methodenauswahl hat sich in vielen Praxissituationen verlässlich bewährt.

In dem angesprochenen Beispielprojekt erfolgte eine konsequente Ausrichtung an den bereits erkannten Erfolgsfaktoren. Der Projektauftrag wurde abgestimmt, Ziele wurden eindeutig und konkret formuliert, die bekannten Rahmenbedingungen definiert und mit dem Auftraggeber wurde eine erste Stakeholder-Analyse durchgeführt. Dem Auftraggeber gelang es gut, den gewünschten Projekterfolg, also die angestrebten Ergebnisse, anhand seiner Akzeptanzkriterien zu beschreiben und zu vermitteln. Die Projektleitung schaffte es, die Rollen der Projektentscheider/innen und die gegenseitigen Erwartungen verlässlich und dokumentiert abzustimmen. Auch hier wurden immer wieder individuelle Anwendungen und Techniken unterstützend eingesetzt, wobei wir natürlich nicht für uns beanspruchen, eine Stakeholder-Analyse entwickelt zu haben. Aber auch im Smart-Home finden wir eine gute Kombination etablierter und aktueller (oder agiler) Techniken und Prozesse, deren Zusammenspiel unsere Anforderungen erfüllen.

Rollen und Beteiligte

Ein spannender Prozess war auch die Rollenklärung mit dem Projektteam. Der Projektleiter hatte noch vor dem Kick-Off zu einem digitalen Meeting eingeladen. Zum Einstieg sollten alle etwas dazu sagen, warum sie aus eigener Sicht „die beste Wahl“ sind und was sie zum Projekterfolg beitragen können und wollen. Zunächst waren hier die meisten Teammitglieder noch zurückhaltend, konkreter wurden die Aussagen der Anwesenden bei der Frage, welche Aufgaben und fachliche Herausforderungen sie sich denn zutrauen und „ziehen würden“. Obwohl auch einige verdutzte Blicke blieben, entstand eine energiegeladene Atmosphäre und alle Beteiligten zeigten sich interessiert und aktiv im ersten Projektmeeting.

Den Teilnehmer/innen meiner Schulung wurde nun bewusster, warum wir die Vorstellungsrunde zum Seminarbeginn ähnlich gestaltet hatten. Auch diese Interaktionsform hatte eine bewusst gesteuerte Funktion und einen angestrebten Nutzen. Eine kleine und kaum spürbare „App“, die Stimmungen beeinflusst und zu meinen Lieblingen gehört.

ibo-Apps – Methoden und Techniken

Unser Projektmanagement-Team bei ibo wählt Apps, die ebenfalls Türen und Lösungswege öffnen sowie Zeit und Aufwand einsparen. Wir erheben und beeinflussen mit unseren Anwendungen Meinungen und Stimmungen, erkennen frühzeitig Risiken, Konflikte und Widerstände.

Mit Hilfe der passenden Methode lassen sich Arbeitspakete durchschauen oder Sprints kontrollieren und steuern, es werden Fortschritte dokumentiert. Sie schaffen Transparenz und begleiten uns von einer ersten groben Skizze über einen konkreten Auftrag manchmal in einen detaillierten Projektplan, manchmal über einen priorisierten Backlog bis zum gewünschten Ergebnis. Unsere Apps sind Anwendungen mit mehr oder weniger nützlichen Funktionen für unsere Projektarbeit. Gemeinsam haben sie die spürbare Orientierung an den Projektzielen.

Wir wissen, dass keine dieser Funktionen über das Gelingen eines Projektes entscheidet. Dennoch erleichtern sie das Vorgehen, erhöhen Flexibilität und Beweglichkeit. Diese Erkenntnis konnte mein Sparringspartner im hybriden Pilotprojekt ebenso deutlich gewinnen, wie meine Teilnehmer/innen im Seminar.

Werkzeuge für den Projekterfolg

Im Pilotprojekt wurde eine Projekt-Homepage erstellt, die einem Handy-Display ähnelte und die auch als Roadmap für alle Projektinteressierten zur Verfügung stand. So konnte eine hohe Transparenz erleichtert werden, die durch gelegentliche Learning Nuggets unterstützt wurde. Natürlich stand auch die Kommunikation als mächtiges Leitbild über dem Projekt. Die Projektleitung folgte dabei den Grundsätzen der Partizipation und wiederholte die Stakeholder-Analyse in regelmäßigen Abständen, um die Beteiligung der betroffenen Bereiche und Mitarbeiter/innen zu sichern.

Um ein letztes Beispiel aus meinem Beispielprojekt zu nennen, möchte ich auf den Einsatz der „gewählten Projektspione“ verweisen. Diese waren ursprünglich als Change Agents gestartet und sollten die Kommunikation zwischen dem Projekt und den betroffenen Fachbereichen sichern. Die Fachbereiche entschieden sich dabei für angesehene Kräfte, die während der Projektlaufzeit alle wichtigen Informationen einsammeln und in beide Richtungen austauschen sollten. Beeindruckend waren hier vor allem die positiven Rückmeldungen der Fachbereiche, da sie durch diese Schnittstellen immer mitreden konnten und auch an der Entscheidungsfindung im Projekt beteiligt waren. Die Spione erfüllten damit eine wichtige Funktion und waren die Stimmen ihrer Bereiche im Projekt.

Ausblick

Im nächsten Artikel berichte ich dann gerne von weiteren Beispielen und stelle Ihnen konkreter unser „kleines PM-Handbuch“ vor. Darin finden sich die Methoden, Techniken, Werkzeuge und Anwendungen, die aus einem Projekt ein „SMART-Projekt“ machen können.

Weitere interessante Informationen zum Thema Projektmanagement haben wir auf unserer Homepage für Sie zusammengefasst. Schauen Sie auch gerne bei unseren Projektmanagement-Weiterbildungen vorbei – vielleicht sehen wir uns beim nächsten Seminar!