Praktische Unterstützung im Arbeitsalltag: KI im Prozessmanagement

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Künstliche Intelligenz kann Prozessverantwortliche dabei unterstützen, Prozesswissen verständlich aufzubereiten und im Arbeitsalltag zugänglich zu machen. Der Beitrag zeigt fünf konkrete Anwendungsmöglichkeiten: die Erhebung von Prozessen, die Dokumentation von Risiken und Kontrollen, die Überführung von Prozessinformationen in Arbeitsanweisungen, Übersetzungen sowie die Chatbot-gestützte Suche im Organisationshandbuch. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, wie sich KI sinnvoll in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt.

Prozesswissen entfaltet seinen Wert dort, wo es die tägliche Arbeit erleichtert: wenn Abläufe verständlich beschrieben sind, Arbeitsanweisungen Orientierung geben und benötigte Informationen gezielt gefunden werden. KI bietet von der Erhebung von Prozessen bis zur Aufbereitung vorhandener Inhalte praktische Unterstützung. Die Aufgaben unterscheiden sich zwar je nach Organisation, doch der Wunsch nach klaren Abläufen und zugänglichem Wissen verbindet viele Branchen. Ob in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft, bei Stadtwerken, im Finanzsektor oder in der öffentlichen Verwaltung: Entscheidend ist, wie sich die Unterstützung in den eigenen Arbeitsalltag einfügt.

Wie lässt sich KI im Prozessmanagement sinnvoll nutzen?

Die Antwort liegt in den Aufgaben, die Prozessverantwortliche täglich beschäftigen: Abläufe erfassen, Risiken und Kontrollen dokumentieren, Informationen verständlich aufbereiten und Wissen zugänglich machen. Dafür stehen unterschiedliche KI-Funktionen zur Verfügung, die auf angebundene Sprachmodelle zugreifen und sich dank der Unterstützung zahlreicher unterschiedlicher LLMs mit Ihrer bereits genutzten KI verbinden lassen. Welche Anwendung besonders interessant ist, richtet sich nach den Anforderungen Ihrer Organisation.

Fünf Anwendungen für konkrete Aufgaben

Die Einsatzmöglichkeiten reichen von der Arbeit an Prozessinhalten bis zur Chatbot-Unterstützung im Organisationshandbuch:

• Prozesserhebung mit KI: KI unterstützt dabei, Wissen über Abläufe zu erfassen und für die Prozessarbeit aufzubereiten. Das Erfahrungswissen der Beteiligten ergänzt die Inhalte und schafft den fachlichen Bezug zum Arbeitsalltag.
• Risiken und Kontrollen am Prozess abbilden: Mit KI-Unterstützung lassen sich Risiken und Kontrollen am Prozess dokumentieren. So können Verantwortliche diese Informationen im Zusammenhang mit den jeweiligen Abläufen betrachten und fachlich bewerten.
• Prozesse in Arbeitsanweisungen umwandeln: Vorhandene Prozessinformationen lassen sich mithilfe von KI in Arbeitsanweisungen übertragen. Damit wird das dokumentierte Wissen für die praktische Anwendung durch Mitarbeitende aufbereitet.
• Prozesse ins Englische übersetzen: KI unterstützt die Erstellung englischer Prozessfassungen. Das ist beispielsweise für die Zusammenarbeit mit englischsprachigen Mitarbeitenden und Teams interessant.
• Chatbot-Unterstützung im Organisationshandbuch: Ein KI-gestützter Chatbot unterstützt Mitarbeitende bei der gezielten Suche nach konkreten Inhalten im Organisationshandbuch. So lassen sich benötigte Informationen aus der Datenbank leichter finden und direkt für die jeweilige Aufgabe im Arbeitsalltag nutzen.

Ob Arbeitsanweisung, Übersetzung oder Prozesserhebung: Entscheidend ist, dass die Anwendung zur konkreten Aufgabe passt. Klare Zuständigkeiten und eine fachliche Freigabe helfen dabei, die Ergebnisse gezielt in die eigene Arbeit zu übernehmen.

Welche Anwendung passt zu Ihren Aufgaben?

Die Branchen sind unterschiedlich, die Fragestellungen oft ähnlich: Wie lässt sich Prozesswissen erfassen? Wie können Inhalte für verschiedene Zielgruppen aufbereitet werden? Und wie wird dokumentiertes Wissen im Arbeitsalltag zugänglich? Die vorgestellten KI-Funktionen bieten dafür konkrete Ansatzpunkte.

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