Lean- und Selbstmanagement: Ein gutes Paar (Teil 2)

Lean Administration Handlungsebenen

Sie erinnern sich noch, wir hatten am 17.02.12 in einem Artikel den Lean- und Selbstmanagement-Workshop einer Bank beschrieben.

Letzte Woche hatten die Teilnehmer nun ihr Transfer-Meeting. Ziel des Meetings sollte, neben den Praxisberichten der Seminarteilnehmer, ein kurzer Input über das Lean-Administration-Stufenmodell sein und eine darauf aufbauende Planung der weiteren Schritte.

Bezogen auf das Selbstmanagement (1. Ebene im Lean-Administration-Stufenmodell) hat die Reflexion der letzten Wochen ergeben, dass fast alle Teilnehmer seitdem ihren Arbeitstag bewusster planen, und insbesondere die Tätigkeiten, die Zeit und Konzentration beanspruchen, explizit in ihren Kalendern festhalten. Als sehr hilfreich und beruhigend wurde dabei auch die abendliche schriftlich Planung des Folgetages empfunden.  Ausserdem einigte sich die Gruppe auf eine einheitliche Struktur der elektronischen Ablagen für den gesamten Bereich. Damit wird den Lean-Aspekten Ordnung und Sauberkeit Rechnung getragen.

Mit der einheitlichen Ablage gehen sie dann auch schon die ersten Schritte auf der 2. Ebene, der Organisation des Teams. Es werden Standards geschaffen und eine klare und transparente Ordnung erzielt. Die Zugriffszeiten auf Informationen werden damit verkürzt und die Vertretung von Kollegen erleichtert.

Abschließend wurde für den April ein weiterer Termin vereinbart, an dem sich die Teilnehmer auf eine einheitliche Regelung der Wiedervorlage verständigen wollen. Dabei soll nach Möglichkeiten gesucht werden, wie das bestehende Lotus Notes optimal ins Lean-Management eingebunden werden kann. Naheliegenderweise steht in diesem Zusammenhang dann auch das Thema E-Mail-Kultur auf der Agenda.

Wie erfolgreich die Maßnahmen im Sinne schlankerer Prozesse sowie höherer Kunden- und Arbeitszufriedenheit letztlich sein werden, ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht absehbar. Allein die regelmäßigen Treffen – so sie beibehalten werden – verändern aber auf jeden Fall etwas, denn schon die Kommunikation über die persönlichen Arbeitsprozesse und die Reflexion dieser führt bei allen Beteiligten zu einem andern Arbeit- und Teamverständnis.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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