Ein Rückblick zum Personalbemessungsforum 2019: ein Tag voller Wissen, Erfahrung, Handwerkszeug und Austausch in einem einzigartigen Format: www.pbe-forum.de
Am 26.11.2019 um Punkt 9 Uhr hieß es im Kinosaal 5 des Kinopolis Gießen „Vorhang auf für das PBE-Forum 2019“.
Ein etabliertes Format, das Personalbemessungsforum, präsentierte sich in einem ganz anderen Raum. Das hört sich interessant an und wir haben die Gelegenheit genutzt, Kai Böhning, dem Vertriebsverantwortlichen, ein paar Fragen dazu zu stellen.
Was sagt der Veranstalter?
ibo-Blog: Warum haben Sie sich für das Kino entschieden? Das ist ja nicht gerade ein Ort, an dem man eine solche Veranstaltung erwarten würde.
Kai Böhning: Wer träumt nicht davon, einmal der „Held“ auf der Leinwand zu sein? Da es schwer sein wird, noch den Durchbruch in Hollywood zu erzielen und in einem Blockbuster mitzuspielen, mussten wir selbst Regisseur werden und unsere eigene Story schreiben. Und wo hat man eine bessere Technik als im Kino, was den Sound und das Bild betrifft.
ibo-Blog: Die Regisseur/innen des Tages waren bunt gemischt. Zufall oder Absicht?
Kai Böhning: Klar ist es schön, wenn man nur unter seinesgleichen ist. Die größten Veränderungen und Denkansätze bringen jedoch die Momente mit sich, in denen man sich aus seiner Komfortzone begibt und sich mit anderen Fragestellungen oder auch nur anderen Sichtweisen auf die gleiche Problemstellung beschäftigt.
Personalbemessung ist kein Thema, das nur bestimmte Branchen betrifft. Letztlich kann man sagen, dass nahezu alle Branchen die gleichen Herausforderungen in den PBE-Projekten haben. Seitdem wir uns mit dem Thema beschäftigen, haben wir großen Wert auf Vielfalt gelegt. So war es uns immer wichtig, branchenneutraler Anbieter zu sein und gerade der Blick über den eigenen Tellerrand hinaus in die Herangehensweisen anderer Unternehmen und Branchen öffnet meist den Horizont. Genau das war auch das Motto des Tages.
Fazit: Ich denke, es war für jede/n etwas dabei, das er mitnehmen konnte. Manchmal ein neuer Ansatz, oder eine Idee, noch besser zu werden, aber im mindesten ein kleines Schulterklopfen, das man doch gar nicht so falsch unterwegs ist, mit dem was man tut.
Was bleibt?
Erkenntnisse aus dem Tag voller Wissen, Erfahrung und Austausch:
- Das Projekt der Personalbemessung hat sehr viel mit einem Film gemeinsam:
- Story: Schreiben Sie die Story, bevor Sie die erste „Kamera“ in die Hand nehmen. Machen Sie sich Gedanken zu dem Projekt und skizzieren Sie es in möglichst kleinen Schritten in Form eines Storyboards. Kein Film kommt ohne dieses Medium aus.
- Budget: Prüfen Sie das zur Verfügung stehende Budget und passen Sie die Story ggf. an das Budget an, denn eine PBE muss wirtschaftlich sein!
- Technik: Was ist die geeignete Technik? Und damit meine ich nicht die Kamera, sondern wie können Sie in möglichst kurzer Zeit mit wenig Aufwand die meisten Szenen (Mengen und Bearbeitungszeiten) einfangen.
- Ort: An welchem Ort spielt Ihre Story? Ist es das Gesamthaus, sind es einzelne Abteilungen oder ganz und gar nur eine Stichprobenaufnahmen?
- Crew: Hoffentlich haben Sie keine Schauspieler in Ihrem Projekt. Wichtig ist, dass die Realität in der Erhebung widergespiegelt wird. Und bedenken Sie: Nicht jeder Ihrer Protagonisten möchte namentlich erwähnt werden. Daher kann eine Pseudonymisierung die Akzeptanz oft steigern.
- Ton: Die Brisanz des Themas erzeugt viele negative Töne und Stimmungen. Reduzieren Sie diese durch rechtzeitige und umfassende Information.
- Und wenn Sie dann noch die richtige Technik haben, die auch Sie entlastet und in der die oberen Punkte umgesetzt sind, können Sie Ihre knappe Zeit noch besser nutzen.
Das sagen die Referent/innen aus der Praxis
Die öffentliche Verwaltung hat es in vielen Belangen deutlich schwerer, das Thema Personalbemessung anzugehen. Störfelder sind oftmals:
- Fehlende Bereitstellung von Ressourcen aus dem zu untersuchenden Bereich
- Zeitdruck
- Der Prophet im eigenen Land …
- Mangelnde Ideenentwicklung (Betriebsblindheit)
- Negative Erfahrungen aus der Vergangenheit
Wenn Sie diesen frühzeitig begegnen, wird es auch in dieser Branche einfacher. Aber die Frage lautet oftmals wie?
Holen Sie die Beschäftigten ab, indem Sie den Sinn und Zweck erläutern und die Sorgen ernst nehmen. Hat man den Personalrat auf seiner Seite, fällt es auch den Mitarbeitenden leichter, die Ängste zu reduzieren. Aber auch die Führungskräfte des Bereiches sollte man mehr in die Pflicht nehmen – aber auch jederzeit Ansprechpartner/in für sie sein. Denken Sie daran: Auch Führungskräfte sind nur Menschen und wissen nicht alles. Geben Sie ihnen also die nötige Sicherheit.
Auch bei der Auswertung der Daten kann man noch viel mehr herausholen als nur die Bearbeitungszeiten und Mengen. Sehen Sie sich zum Beispiel die unterschiedliche Bearbeitung der Aufgaben, Doppelarbeiten, Zeitfresser, Mitarbeitereinsatz und Arbeitssteuerung und Arbeitsplatzorganisation an. Auch hier ist vieles an Ideen für künftige Optimierungen zu finden.
Neben der quantitativen ist die qualitative Analyse ein wichtiges Instrument, um Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
In Wellenbewegungen geistert das Thema der automatischen Ermittlung von Bearbeitungszeiten und Mengen durch die Branchen. Doch bis diese Werte wirklich plausibel sind und verwendet werden können, ist es noch ein langer und steiniger Weg. Aber selbst wenn diese irgendwann brauchbar werden, so sind Sie als Organisator/in nicht überflüssig. Auch in Zukunft benötigt die Personalbemessung den Menschen, der die einlaufenden Zahlen wie Mengen und Zeiten übersetzt und interpretiert. Eine rein maschinelle Betrachtung und Analyse der Werte wird es so schnell nicht geben.
Sie möchten die Inhalte des Tages noch einmal zum Nachlesen? Fordern Sie hier die Vorträge per E-Mail an.
Was sagen die Teilnehmenden zum Personalbemessungsforum?
Ein paar Stimmen:
- Eine sehr gelungene Veranstaltung, die meine Erwartungen deutlich übertraf.
- Moderne Gestaltung/innovativ
- Das Konzept ist toll. Es war eine wirklich gelungene Veranstaltung.
- Sehr gute Möglichkeit, sich mit anderen Branchen zur PBE auszutauschen.
- Super Organisation der Veranstaltung und Möglichkeit des Netzwerkaufbaus
- Rahmenhandlung sehr gelungen
- Super Organisation der Veranstaltung und Vielfalt zwischen Theorie und Praxiserfahrungen
- Die Idee der Veranstaltung im Kino gefiel mir besonders.
- Sehr gute Vorträge und Referenten. Viele Möglichkeiten zum Austausch mit anderen Nutzern
- Rundum gelungene Veranstaltung
- Sehr gute – auch mutige – Idee hinsichtlich des Veranstaltungsortes. Aufgrund der guten Vorträge der Referenten störte auch der dunkle Raum nicht. Sehr gute Rundum-Organisation
- Kurzweilig, interessante Themen, zwangloser Erfahrungsaustausch
- …
… und jetzt in Farbe
Zum Abschluss haben wir noch ein kurzes Video zum Personalbemessungsforum im Kino mit vielen Eindrücken und einigen Stimmen der Beteiligten.
Weitere Informationen zur ibo Personalbemessung haben wir auf unserer Homepage für Sie zusammengefasst.