Phase 2 – Methodik und Voraussetzungen

Voraussetzungen

Zu Beginn der zweiten Phase befassen wir uns mit den Interessen, Erwartungen und Befürchtungen der einzelnen Beteiligten – vor allem im Hinblick auf eine bevorstehende Personalbemessung.

Methodik und Voraussetzungen - Phase 2 einer Organisationsuntersuchung
Methodik und Voraussetzungen – Phase 2 einer Organisationsuntersuchung

Wie viele unterschiedliche Interessen bei so einem Personalbemessungsprojekt unter einen Hut gebracht werden müssen wird schnell klar, wenn wir einen Blick auf den Kreis der Beteiligten werfen. Da gibt es den Vorstand, der sieht, dass in den vergangenen Jahren die Arbeitsbelastung ebenso gestiegen ist wie die Überstunden der Mitarbeitenden, und der sich wünscht, die jeweilige Auslastung unter die Lupe zu nehmen, um Kapazitätsfreiräume und damit mehr Freiheiten und eine größere Zufriedenheit im Unternehmen zu schaffen – oder wie er es formuliert: „Work smarter, not harder.“

Dann gibt es die Mitarbeitenden, die dem Vorstand in zwei Punkten sicherlich recht geben würden: Es fallen zu viele Aufgaben an und der Aufwand für administrative Tätigkeiten wie die Dokumentation von Prozessen etc. ist zu hoch. Jedoch sieht man aufseiten der Mitarbeitenden zum Großteil die Schuld an der zu hohen Auslastung und den vielen Überstunden beim Management – da sind die beiden Parteien naturgemäß nicht einer Meinung. Daher ist es den Mitarbeitenden und der Personalvertretung wichtig, anhand des Personalbemessungsprojektes aufzuzeigen, wie Optimierung ohne Verlierer gelingen kann. Man möchte gegenüber der Geschäftsführung, die nach Ansicht der Personalvertretung durchaus offen für Anregungen und Kritik ist, die allgemeinen Vorstellungen konkretisieren und als realisierbare Forderungen in das Projekt einbringen. Dafür braucht es exakte und aussagekräftige Daten und gleichzeitig müssen diese sicher und anonymisiert sein.

Die Beteiligten

Vorstand Dr. Karl N.

Vorstand Dr. Karl N. ist sich sicher, dass ein Personalbemessungsprojekt letztlich zum Wohle aller ist. Veränderungen waren immer und sind nach wie vor notwendig damit das Unternehmen langfristig eine Zukunft hat, das weiß er nach 23 Jahren in seiner Firma. Und mit 61 ist es ihm ein besonderes Anliegen, in seinen verbleibenden Jahren im Unternehmen die Weichen für die Zukunft zu stellen. Veränderungsbereitschaft bringt er mit, allerdings hat er die Zahlen nicht nur bei den Prozessen innerhalb des Unternehmens im Blick, sondern natürlich auch im Hinblick auf ein Personalbemessungsprojekt: Veränderung ja, unnötige Kosten nein.

Projektleiterin Andrea S.

Andrea S. wird das Personalbemessungsprojekt leiten. Sie arbeitet inzwischen seit sieben Jahren für die Component GmbH. Ursprünglich in der Organisationsabteilung gestartet, wechselte die 38-Jährige vor vier Jahren in den Bereich Prozess- und Projektmanagement / Projektbüro. Die ehrgeizige und ambitionierte Karrierefrau reist in ihrer Freizeit gerne und tut was sie tut mit einer großen Portion Leidenschaft. Sie geht mit offenen Augen durch die Welt und sieht in jedem Problem, in jeder Herausforderung eine Chance. Frei nach dem Motto: „Auch aus den Steinen, die einem in den Weg gelegt werden, kann man Schönes bauen.“ Sie ist davon überzeugt, dass eine Personalbemessung dem Unternehmen helfen wird.

Organisator Ricardo T.

Ricardo T. ist 39 Jahre alt und der ehemalige Kollege von Andrea S. Er arbeitet seit zwei Jahren als Organisator für die Abteilung Org./IT. Er ist verheiratet und hat ein Kind. Neben dem Beruf ist er sehr engagiert, trainiert u. a. eine Jugendfußballmannschaft und ist Elternbeirat in der Klasse seiner Tochter. Was das Thema Personalbemessung angeht, so ist er hin- und hergerissen. Auf der einen Seite bekommt er mit, dass eine gewisse Unzufriedenheit im Unternehmen herrscht und es notwendig ist, zu handeln, aber auf der anderen Seite blickt er kritisch auf das ganze Thema, weil er am Ende derjenige ist, der das Projektergebnis umsetzen muss. Er befürchtet, zwischen die Fronten zu geraten zwischen der Erwartungshaltung des Vorstands und der seiner Kolleg/innen.

IT-Organisator Tobias H.

Tobias H. gehört derselben Abteilung an wie Ricardo T. Er ist ein großer Fan von sämtlichen Facetten des Themas Digitalisierung und allem, was Büros und Unternehmen endlich papierlos werden lässt. Der 31-jährige technikaffine Kommunalpolitiker, der für die Piratenpartei in der Fraktion seiner Gemeinde sitzt, arbeitet seit fünf Jahren für die Component GmbH als IT-Organisator. Was das Thema Personalbemessung angeht, so vertritt er die Ansicht, dass ein derartiges Projekt auf jeden Fall softwaregestützt realisiert werden sollte – aber bitte keine zusammengebastelten customized Pseudo-Lösungen, sondern eine gut durchdachte und geeignete Standardsoftware, mit der das ganze Thema auch erfolgreich angegangen werden kann.

Personalvertretung Peter G.

Peter G. ist bereits seit elf Jahren im Unternehmen tätig. Als Personalvertretung der Component GmbH liegen ihm die Interessen der Mitarbeitenden am Herzen und für diese kämpft er und steht er ein. Dabei ist der in seiner Freizeit als Triathlet aktive Peter G. gewohnt ausdauernd dranzubleiben. Das Wohl und die Zukunft des Unternehmens sind ihm sehr wichtig. Er wirkt etwas verhalten bzgl. des Themas Personalbemessung, steht dem Ganzen aber nicht ablehnend gegenüber. Entscheidend ist für ihn, dass mit einer derartigen Maßnahme kein Personalabbau einhergeht, sondern das Unternehmen in der Lage ist, das Ruder mit stabilen Mitarbeiterzahlen herumzureißen.

Mitarbeiterin Brigitte W.

Brigitte W., 52, arbeitet seit nunmehr 14 Jahren für die Component GmbH. Sie weiß, was sie an ihrem Arbeitgeber hat. Aber sie macht sich große Sorgen. Wie soll es weitergehen? Welche Einsparpotenziale sollten in ihrer Abteilung schon gefunden werden? „Wir arbeiten doch alle schon am Limit und machen ständig Überstunden. Bei uns wird sicherlich keiner gehen, wie sollten wir denn die ganze Mehrarbeit auffangen?“ Sie hat Angst davor, dass die Situation im Anschluss an das Personalbemessungsprojekt noch schwieriger wird und über die Köpfe der Mitarbeitenden hinweg Entscheidungen getroffen werden. Sie wünscht sich, eingebunden zu werden. Die Angst um ihren eigenen Job lässt sie nicht los. „Wenn sie mich jetzt entlassen, wer weiß ob ich überhaupt noch einmal etwas Passendes finde?!“

Mitarbeiter Stefan R.

Stefan R. gehört zu den Eigengewächsen des Unternehmens. Vor sechs Jahren startete er seine Ausbildung bei der Component GmbH und fühlt sich seitdem im Unternehmen grundsätzlich sehr wohl. Doch in letzter Zeit kommt er sich immer mehr wie das „Mädchen für alles“ vor. Zu seinen eigentlichen Aufgaben kommt er gefühlt schon seit Monaten nicht mehr, dafür bleibt keine Zeit bei all den Anfragen, die er von seinen Kolleg/innen bekommt. Er weiß, dass er eine Menge gestemmt bekommt, aber in letzter Zeit nehmen die Aufgaben neben dem täglichen Doing stetig zu.

Ausblick zum nächsten Beitrag 

Mit dem nächsten Artikel der Blogreihe runden wir die 2. Phase ab und erläutern, welche Grundsatzentscheidungen in der Vorbereitung auf eine Personalbemessung zu treffen sind und wie ein Einstieg in die Methodik gelingen kann.

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