Phase 2 – Methodik und Voraussetzungen – Teil 2

Grundsatzentscheidungen und Einstieg in die Methodik

Der folgende Artikel verdeutlicht, dass im Vorfeld zu einer Personalbemessung nicht nur aufseiten der Belegschaft Klärungsbedarf besteht, sondern sich auch die Mitarbeiter:innen, die das Projekt intern umsetzen sollen, häufig erst in eine ihnen noch fremde Materie einfinden müssen.

Methodik und Voraussetzungen - Phase 2 einer Organisationsuntersuchung

Bei der Component GmbH ist man gespannt ins neue Jahr gestartet. Im Fokus der Überlegungen steht die Frage, wie die notwendigen personellen Kapazitäten für die Zukunft geschaffen werden können, um vertriebsseitig weiterhin hochwertige Beratungen für die eigenen Kunden sicherzustellen und in diesem Bereich Optimierungen zu erzielen. Es geht also darum, die Nettomarktzeit der Mitarbeitenden im Vertrieb zu erhöhen, sodass sie künftig effizienter arbeiten und sich stärker auf ihre Beratungs- und Serviceaufgaben konzentrieren können. Die Erkenntnisse aus einer möglichen Personalbemessung sollen als Leitlinien für die Zukunft gelten, um auf ihrer Basis Auslastungen bzw. Aufgabenverteilungen besser im Blick behalten und Prozesse langfristig optimieren zu können. Vor diesem Hintergrund erhofft man sich, möglichst zeitnah in die Untersuchung zu starten. Auf der anderen Seite herrscht etwas Unruhe, weil man das anstehende Personalbemessungsprojekt in seiner Methodik noch nicht wirklich greifen kann.

Wünsche und Vorbehalte

Aufseiten der Belegschaft und der Personalvertretung wünscht man sich in erster Linie Transparenz, eine breite Beteiligung der Beschäftigten und eine offene Kommunikation. Nach Auffassung von Personalrat Peter G. sollte die Zielsetzung der gesamten Organisationsuntersuchung und speziell der Personalbemessung als erstem Teilschritt offen kommuniziert werden, um Vorbehalte abzubauen und die Akzeptanz der Beschäftigten zu erhöhen. Natürlich hat er Verständnis dafür, dass die Firmenspitze sich für die Zukunft optimal aufstellen will, dies darf jedoch nicht zulasten der Belegschaft gehen. Daher strebt er eine Dienstvereinbarung mit der Geschäftsführung an, die eine verbindliche Grundlage für die Durchführung einer Personalbemessung schafft und mit der durch entsprechende Regelungen sichergestellt werden kann, dass anhand erhobener Mess- oder Schätzwerte keine Rückschlüsse auf einzelne Arbeitsplätze möglich sind, eine Verhaltens- und Leistungskontrolle also vermieden wird.

Kosten vs. Nutzen

Projektleiterin Andrea S. und ihr Team treibt derweil die Frage um, wie man sich möglichst schnell und unkompliziert Basiswissen zum Thema Personalbemessung aneignen könnte. Festlegung der Berechnungsgrundlagen, Umgang mit Verteilzeiten, Berechnung der Jahresarbeitsminuten, Ermittlung von Mengen, Auswahl der passenden Erhebungsmethode – das klingt alles recht kompliziert und sie fragt sich langsam, ob es nicht sinnvoll wäre, externe Expertise einzukaufen. Denn sie ist schließlich auch dafür verantwortlich, die Verhältnismäßigkeit des Projektes sicherzustellen und dafür Sorge zu tragen, dass der intern betriebene Aufwand den Benefit nicht bei Weitem übersteigt.

Andrea S. kann sich der Meinung von IT-Organisator Tobias H. daher nur anschließen, der ganz klar die Auffassung vertritt, die Personalbemessung sollte softwaregestützt durchgeführt werden. Am besten unter Einsatz einer vielfach erprobten Standardsoftware und nicht mittels selbst zusammengebastelter Berechnungstabellen in Excel. Da würde man an der falschen Stelle sparen, ist sich Tobias H. sicher.

Das sieht auch sein Kollege Ricardo T. so, dem als Organisator nicht nur daran gelegen ist, dass vonseiten der Belegschaft in der Erhebung möglichst wenig zusätzlicher Aufwand betrieben werden muss, sondern der vor allem an validen Ergebnissen interessiert ist, die er im Unternehmen guten Gewissens vertreten kann und auf die sich mit weiteren Maßnahmen aufsetzen lässt. Daher hat er Andrea S geraten, bei nächster Gelegenheit mit Vorstand Karl N. über das Thema zu sprechen. Wenn der Chef sieht, wie viel unkomplizierter, sicherer und effizienter sich ein solches Projekt mit dem Einsatz einer bewährten Software umsetzen ließe, wird er das Vorgehen sicher befürworten und einer entsprechenden Investition zustimmen.

Ausblick zum nächsten Beitrag

Im Artikel zu Phase 3 des Organisationsuntersuchungsprojektes erfahren Sie, wie sich durch klare Absprachen, eine eindeutige Abgrenzung von Zuständigkeiten und akzeptierte Reporting-Standards der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit aller im Projekt Beteiligten gewährleisten lässt.

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