Phase 5 – Berechnungsgrundlagen

Der Aufgabenkatalog steht! Damit ist schon einmal eine wichtige Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf der späteren Personalbemessung geschaffen. Einige wichtige Punkte sind aber noch zu klären, bevor es losgehen kann. In Phase 5 des Organisationsuntersuchungsprojektes setzt die Component GmbH die Vorbereitungen fort und schafft die Berechnungsgrundlagen.

Titelbild, Phase 5 - Berechnungsgrundlagen einer Organisationsuntersuchung
Phase 5 – Berechnungsgrundlagen einer Organisationsuntersuchung

Andrea S. ist froh, die erste Etappe im Projekt erfolgreich gemeistert zu haben. Die Prozesse wurden modelliert und auf dieser Basis ein aussagekräftiger Aufgabenkatalog erstellt. Ein Thema allerdings, das während der Erarbeitung des Katalogs aufkam, liegt der Projektleiterin doch etwas schwer im Magen: das Thema Mengen.

Unter dem Begriff Menge versteht man eine Fallzahl bzw. Vorkommenshäufigkeit, die Aufschluss darüber gibt, wie oft eine Aufgabe in einem definierten Zeitraum angefallen ist. Grundsätzlich wird für die Auswertung im Nachgang an eine Erhebung zu allen gemessenen oder geschätzten Zeiten eine Menge als Bezugsgröße benötigt. Denn allein auf Grundlage der Kombination aus Zeit und Menge lassen sich aussagekräftige mittlere Bearbeitungszeiten berechnen. Und nur mit einem validen Mengengerüst wird man auf Basis von Prognosen begründete Aussagen über zukünftige Personalbedarfe treffen können.

Das leuchtet Andrea S. ein. Ihr war allerdings nicht bewusst, dass die Ermittlung der Mengen vielfach eine echte Herausforderung zu sein scheint. Allein zu jeder im Aufgabenkatalog gelisteten Tätigkeit eine Mengenquelle zu definieren, war nicht leicht. Gerade bei planerischen und konzeptionellen Aufgaben (dispositiv-kreativ) lassen sich oftmals keine aussagekräftigen Mengen zugrunde legen.

Bei den Berechnungsgrundlagen kommt es auf valide Mengen an

Die nächste Hürde wird sein, an die Mengen auch tatsächlich heranzukommen. Weil diese vorzugsweise systemischen Mengenquellen zu entnehmen sind, hat Andrea S. direkt ihren Kollegen Ricardo T. aus der IT kontaktiert. Er prüft nun gemeinsam mit IT-Organisator Tobias H., welche Mengen aus genutzten Datenbanken oder sonstigen EDV-Anwendungen zu ermitteln sind. Zum Glück haben die Berater:innen von ibo das Thema frühzeitig angesprochen. So haben die Kollegen der IT noch ausreichend Zeit, verschiedene Möglichkeiten eines Datenabzugs zu prüfen.

Bei allen Mengen, die nicht aus Systemen ausgewertet werden können, wird das Projekt-Team auf Statistiken oder sonstige Listen zurückgreifen müssen, die das Arbeitsaufkommen innerhalb des betreffenden Zeitraums in valider Form belegen. Gegebenenfalls wird man in einzelnen Fällen sogar auf eine Schätzung oder Zählung der Mengen angewiesen sein. Da hier aber der Untersuchungsbereich selbst zu einem hohen Maß eingebunden wäre, möchte Andrea S. auf diese Option nur im Notfall zurückgreifen. Der Fokus liegt ganz klar auf systemischen Mengen und die Kollegen aus der IT werden versuchen, eine bestmögliche Datenbasis zu schaffen.

Berechnungsgrundlagen definieren

Während Ricardo T. und Tobias H. das Thema Mengen beackern, arbeitet Andrea S. mit Unterstützung von ibo an der Festlegung der Berechnungsgrundlagen. Wie die externen Berater:innen den Beschäftigten bereits im Rahmen der Info-Veranstaltungen erläutert haben, umfasst der Betrachtungszeitraum der Personalbemessung ein komplettes Kalenderjahr. In der Regel betrachtet man das unmittelbar vorausgegangene Jahr. Denn für dieses können sowohl valide Daten zu Fehlzeiten geliefert als auch vollständige Jahresmengen ermittelt werden.

In diesem Zusammenhang geht es zunächst einmal darum, die zeitliche Verfügbarkeit einer Normalarbeitskraft (in Vollzeit) in einem vollständigen Arbeitsjahr zu berechnen: um die sogenannten Jahresarbeitsminuten (JAM). Dazu wird die tägliche Arbeitszeit mit den Netto-Tagen des betreffenden Kalenderjahres multipliziert. Die Netto-Tage wiederum ergeben sich aus den Brutto-Kalendertagen abzüglich der Wochenenden, der Feiertage und sämtlicher sonstiger Fehlzeiten inkl. Krankheit und Urlaub. Das klingt für Andrea S. erst einmal nicht so kompliziert. Ganz so einfach gestaltet sich das Ganze aber doch nicht. Denn die Personalvertretung hat bereits signalisiert, keinen pauschalen Fehlzeitenansatz über das gesamte Unternehmen hinweg zu akzeptieren. Für eine größtmögliche Akzeptanz unter den Erhebungsteilnehmenden einigt man sich deshalb darauf, in der Erhebung die individuellen Besonderheiten des Untersuchungsbereiches zu berücksichtigen. Die betreffenden Daten (Krankheits-, Fortbildungs- und Urlaubstage) aus dem Vertrieb werden vonseiten der Personalabteilung zugeliefert.

Sachliche und persönliche Verteilzeiten

Ein Punkt, der ebenfalls im Vorfeld geklärt werden muss, ist der Umgang mit den sogenannten Verteilzeiten. Als sachliche Verteilzeiten gelten Tätigkeiten, die die Beschäftigten in ihrer Rolle als Mitarbeitende der Component GmbH verrichten, die aber nicht im Zusammenhang mit ihren Fachaufgaben im Vertrieb stehen. Hierzu zählen etwa die Teilnahme an Personalversammlungen, das Lesen allgemeiner Arbeitsanweisungen, Zielgespräche mit der Führungskraft oder auch unplanmäßige Unterbrechungen des Arbeitsablaufs wie IT-Störungen. Persönliche Verteilzeiten hingegen sind persönliche Verrichtungen oder Besprechungen in privaten Angelegenheiten.

Verteilzeiten können sowohl erhoben, als auch pauschal angesetzt werden. Da es für die Component GmbH die erste Erhebung dieser Art ist, liegen keine pauschal ansetzbaren sogenannten Hauswerte für Verteilzeiten vor. Im Rahmen einer Zeitmessung könnten diese mit erhoben werden. Da das Projektteam derzeit aber zur Durchführung einer Schätzung tendiert, muss ein Verteilzeit-Zuschlag festgelegt werden. Die Personalvertretung hat sich für einen Wert von 15 % ausgesprochen. Dazu muss sich nun nur noch die Geschäftsführung äußern. Andrea S. ist guter Dinge, die Vorbereitungsphase bald abschließen zu können.

Ausblick zum nächsten Beitrag

In Phase 6 des Organisationsuntersuchungsprojektes gilt es, die passende Erhebungsmethode auszuwählen. Außerdem steht nach wie vor die endgültige Entscheidung über den Einsatz einer Software zur Durchführung der Personalbemessung aus. Es bleibt also spannend im Projekt.

Sie möchten die nächsten Blogartikel dieser Reihe nicht verpassen?
Dann melden Sie sich zu unserem ibo-Newsletter an!

Möchten Sie mehr rund um das Thema Personalbemessung erfahren?
Personalbemessung
Personalbedarfsplanung Software

Kommentar hinterlassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.