Prozesse automatisieren und ausführen

Nur MuT! Freiwillige gesucht!

Ist an alles gedacht? Wer macht eigentlich was in welcher sinnvollen Reihenfolge? Wer ist außer mir noch beteiligt? Wie haben wir das beim letzten Mal gemacht? Wie ist eigentlich der Status zu meiner Prozess-Instanz, die ich doch schon vor Tagen angestoßen habe? Wo „hängt“ der Prozess?

Wiederkehrende Prozesse werden zu oft leider immer noch von Hand ausgeführt, auch wenn diese im Prozessmanagement bereits detailliert beschrieben sind. Warum das so ist? Wir vermuten, es liegt an der Eintrittsbarriere und den Befürchtungen: Ist so eine Automatisierung nicht richtig aufwändig? Kostet das nicht Unsummen? Kann unsere IT das in unserer Umgebung abbilden? Nutzen wir es denn dann auch wirklich?

Unsere Erfahrung nach über drei Jahren mit ibo ProcessRun: Nur MuT – Einfach machen!

Warum habe ich MuT immer falsch geschrieben? Es geht wie so oft bei ibo um M wie Methode und T wie Tool. Manchmal hilft nur ausprobieren und experimentieren. Wir haben es mit einfachen Prozessen gestartet und sukzessive auch komplexe Prozesse in ibo ProcessRun abgebildet.

Schnell war allen Beteiligten klar: Ich bekomme eine E-Mail mit einem Link und sehe in einer aufgeräumten Oberfläche sofort, was ich zu tun habe. Auch wer vor mir bereits Aufgaben erledigt hat, wer nach mir Entscheidungen treffen muss und wie der Prozess weiter abläuft. Auch wenn wir in aktuellen Zeiten und bei der täglichen Mailflut oft einfach nur kurz kommentieren und den Prozess-Schritt abhaken – der Rest erfolgt automatisch.

Zusätzlich haben wir im Monitoring den Bearbeitungsstand und Prozessfortschritt zu jeder Instanz immer im Überblick – und notfalls können wir eingreifen und Aufgaben delegieren.

Und wenn ich länger abwesend bin, kann ich sehr einfach Stellvertreter:innen hinterlegen, damit die Prozesse auch in meinem Urlaub gut laufen. Sehr beruhigend! Somit ist wirklich an alles gedacht. Besonders bei Prozessen die von unseren Kund:innen angefordert werden, wie z. B. die „Vereinbarung zum Datengeheimnis“ können wir sehr gut und transparent nachvollziehen, wer am Prozess beteiligt war.

Besonders beliebt sind Personal-Prozesse wie die Einstellung der Auszubildenden, das Onboarding von neuen Mitarbeitenden mit vielen Beteiligten, der erste Arbeitstag, aber auch Prozesse wie individuelle Customizings für Kund:innen und nicht zuletzt die regelmäßigen Releases.

Für Governance und Freigabeprozesse werden Verantwortliche für Prüfung und Freigabe automatisch vom System informiert. Wird im Prozess die Genehmigung erteilt ist sofort alles revisionssicher dokumentiert. Gerne zeigen wir Ihnen echte Beispiele.

Was uns bei der Entwicklung der neuen Funktion wichtig war

• Keine zusätzliche Plattform und „NoCode“ – also ohne Programmierung für oder mit den Anwender:innen
• Wiedererkennungseffekte für die Kund:innen, die unsere Workflows bereits kennen und schätzen
• Einfache Konfiguration auf Basis von Ihren Prozessen mit wenigen Klicks

Inzwischen setzen auch die ersten Kund:innen das neue Werkzeug ein und wir wollen gerne mit weiteren Interessent:innen neue Prozesse ausprobieren.

Weil sich immer mehr ibo-Kund:innen für eine einfache Automatisierung von standardisierten Regelprozessen interessieren, bieten wir aktuell mit unserer Herbstversion und dem neuesten Release exklusiv für fünf Unternehmen einen begleiteten Testzeitraum an!

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