Damit die Wahrscheinlichkeit für eine erfolgreiche Projektdurchführung erhöht wird, etablieren Organisationen klassischerweise ein Projekmanagement-System. Es stellt die „Gesamtheit aller eigens für die Projektarbeit installierten Stellen, Techniken, Dokumentationen, Qualifikations- und Unterstützungsmaßnahmen“ dar (Pfetzing/Rohde, ibo-Schriftenreihe, Band 2). Ein Projektmanagement-System ist somit das Qualitätsmanagement-System für die Projektarbeit. Ein funktionierendes Projektmanagement-System beinhaltet aufeinander abgestimmte strategische, strukturelle, technische und kulturelle Komponenten.
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Wichtige Bestandteile sind:
- eine aus der Unternehmensstrategie abgeleitete Projektstrategie
- ein zentrales Bewilligungsgremium auf TOP-Management-Ebene
- ein in die Unternehmensplanung integriertes Genehmigungsverfahren für Projekte
- ein zentrales Projektmanagement-Office, das die laufenden Projekte methodisch begleitet
- unternehmensweit akzeptierte Regeln und Standards für die Projektarbeit, die z.B. im PM-Handbuch dokumentiert sind
- Sponsoring von Projekten durch die obersten Führungsebenen
- ein Personalentwicklungskonzept für alle Projektbeteiligten
- ein Erfahrungsaustausch der Projektbeteiligten und das Grundprinzip der kontinuierlichen Verbesserung der Projektarbeit
- eine IT-Infrastruktur, die nach Bedarf auf verschiedenen Ebenen (z.B. Einzel-, Multiprojektebene) Planung, Controlling und Abwicklung von Projekten unterstützt.
Um den Reifegrad eines PM-Systems zu beurteilen, wurden viele Modelle entwickelt (z.B. OPM3/PMI, IPMA Delta/IPMA-GPM, CMMI, SPICE). In allen Reifegradmodellen ist ein etablierter kontinuierlicher Verbesserungsprozess des PM-Systems die höchste Stufe. In der Praxis ist der Nutzen eines KVP für PM-Systeme anerkannt, jedoch bleiben genau hier viele Verbesserungsinitiativen stecken. Um die Trägheit der Organisation zu überwinden bedarf es offenbar mehr Change Management. Die Verbreitung von agilen Projektmanagementmethoden und -techniken (z.B. Scrum) vermag hier vielleicht einen entscheidenden Impuls zu geben, da diese die regelmäßige Prozessreflexion und -verbesserung zum Prinzip erhoben haben.
Mehr Informationen rund um das Thema Projektmanagement haben wir auf unserer Homepage für Sie zusammengefasst.