Das Agile Unternehmen – Ein Change in mehreren Akten: Teil 2

Die 4 Aspekte von Agilität, die uns jetzt wirklich weiterbringen

Wir haben erkannt, was momentan unsere Projekte so langsam macht: Dass nie klar ist, was gebraucht wird, um eine Entscheidung zu fällen. Wir arbeiten zu oft in die falsche Richtung und stecken viel Mühe in Dinge, die unsere Entscheider und Kunden gar nicht nutzen können und damit auch nicht wertschätzen.

Wir gründen eine Task Force

Gestern wurde also entschieden, es wird eine Task Force geben, die sich Gedanken zu dem Thema machen soll, wie agiles Projektmanagement bei uns im Haus aussehen könnte. Mitglieder der Task Force sind:

  • Ich als erfahrener (Multi-) Projektmanager
  • Meine Kollegin Marlene Dankwarth als Projektleiterin mit viel Erfahrung im Change Management und zertifizierte Scrum Master
  • Silke Grüninger als Vertreterin unseres noch relativ jungen PMO (Projektmanagement Office)
  • Unser IT-Leiter Georg Schmitz, weil die IT schon länger agil arbeitet
  • Adam Krissek aus der Produktentwicklung, weil die auch am Thema arbeiten und wir sowieso ständig Schnittstellen-Themen miteinander haben

Heute treffen wir uns zum ersten Mal und ich möchte mir schon mal im Vorfeld überlegen, was ich mir von einem agileren Vorgehen erhoffe und wo ich Grenzen und offene Fragen sehen.

Attraktiv: Vorgehen in kurzen Zyklen mit „echten“ Ergebnissen

Was mich besonders anspricht an den agilen Ansätzen ist das Vorgehen in kurzen Zyklen aus Planung, Ergebniserstellung und Rückmeldung. So können wir uns schrittweise dem Projektziel nähern. Das tun wir de facto sowieso schon, nur dass wir uns heute noch dagegen wehren und unseren Stakeholdern und Entscheidern Steine in den Weg legen mit unserem ausgeklügelten Änderungsmanagement. Klar wird es eine Herausforderung, alle Beteiligten dahin zu bekommen, dass wir schneller Ergebnisse liefern. Alle sind es gewöhnt, erstmal viel in die Konzeptionierung zu investieren. Alles hängt ja auch irgendwie zusammen. Wie schneiden wir es in kleinere Häppchen, um die sogenannten „Inkremente“, also, eigenständig nutzbare Aspekte der Lösung erarbeiten zu können? Damit müssen wir uns intensiv auseinandersetzen. Gemeinsam.

Engere Abstimmung, stärkeres Commitment

Das ist ja wohl auch das wesentliche Erfolgskriterium für agiles Arbeiten, dass die Abstimmung im Team und mit den Stakeholdern intensiver und häufiger stattfindet. Nur so können Synergien und Commitment entstehen. Eigentlich wussten wir das vorher auch schon und es hätte auch unserem bisherigen Projektmanagement nicht geschadet, sich unmittelbarer abzustimmen. Aber so ist es ja oft: eine solche Veränderung der Zusammenarbeit lässt sich leichter einführen und ins Leben rufen, wenn man gleichzeitig die Strukturen verändert und das so verkauft, als wäre es eine neue Erkenntnis und eine notwendige Konsequenz der neuen Struktur!

Weniger Dokumentationsaufwand – mehr Transparenz

Und der positive Nebeneffekt unmittelbarerer Projektkommunikation ist, dass man die Dokumentation deutlich eindampfen kann. Studien belegen das: agile Projekte haben deutlich weniger Dokumentationsaufwand. Ich freue mich drauf!

Erst heute hatte ich wieder eine Diskussion mit zweien meiner jungen Teilprojektleiterinnen, die wissen wollten, wie sie ihre Konzeptarbeit am besten dokumentieren können. Ist es nötig, das Vorgehen bei einer Datenanalyse zu dokumentieren? Müssen wir die erhobenen Daten zusammenfassen oder reicht es, in einer SWOT-Analyse deutlich zu machen, wie wir die Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken bewerten? Was braucht der Lenkungsausschuss, um eine Entscheidung treffen zu können? Reicht hier eine Empfehlung, oder müssen wir auch dokumentieren, aus welchen Gründen wir drei Alternativen verworfen haben? Ich bin da selbst noch unschlüssig. Es hilft ja manchmal, solche Argumentationslinien aus der Schublade zu ziehen, wenn die Gegner einer abgesegneten Lösung wie Stehaufmännchen immer wieder mit ihrem „Aber..:“ den Umsetzungsprozess stören. Andererseits helfen hier Sachargumente sowieso wenig weiter. Da braucht es eher klare und häufige Gespräche von Anfang an, bewusstes Interesse an der Sichtweise der anderen Seite(n) und vielleicht ein paar neue gemeinsame Ideen zur Weiterentwicklung…

 

Skizze des agilen Vorgehens

Nach meinem momentanen Gefühl sind es vier Aspekte der Agilität, die uns wirklich massiv weiterbringen:

  1. Kurzzyklisches Vorgehen aus Planung, Umsetzung und Rückmeldung
  2. Mehr Invest in klare Anforderungsermittlung – aber nicht mit Anspruch auf Vollständigkeit, sondern eher auf ein gemeinsames Verständnis davon, was die wesentlichen Anforderungen sind mit der größten Hebelwirkung
  3. Time Boxing – Taktung und Zeitfenster – so kommt ein regelmäßiger Ergebnisfluss zustande und wir können mal wirklich das Gefühl haben, voran zu kommen!
  4. Konzentration auf das Erkennen und Beseitigen von Hindernissen  – wir haben uns zu sehr abgefunden mit jeder Menge Work-Arounds, deren Notwendigkeit keiner wirklich erklären kann. Weg damit! Es muss doch auch einfacher gehen!!! Ich freue mich darauf, mal wieder wirksam handeln zu können:-)

 

So, wo stehen wir und was werden wir als nächstes tun? Wir sind dabei, unser klassisches Projektmanagement abzulösen mit einem agilen Ansatz. Wie der aussehen soll? Das wissen wir noch nicht. Betroffene? Alle! Diese Veränderung ist tiefgreifend. Ich kann mir nicht vorstellen, dass irgendwer hier so weiter Projekte machen kann wie vorher, wenn wir mit unserem Change durch sind. Was nicht heißt, dass hinterher alle Projekte agil abgewickelt werden. Aber wir müssen alle mit auf den Weg nehmen, eine neue und bessere Form zu finden, in Projekten strategische Vorhaben effizient umzusetzen. Wir müssen zusammen neu denken. Und ich glaube, das wird nicht nur das Projektmanagement betreffen. Ich weiß von meinen Kollegen aus der Produktentwicklung, dass sie schon länger an agilen Ansätzen dran sind und auch unsere Prozessmanagement-Verantwortlichen beschäftigen sich mit Lean und agilem Vorgehen schon länger. Vielleicht können wir die im weiteren Verlauf auch für unsere Task Force gewinnen.

Ich bin gespannt, wohin sich unser Unternehmen entwickelt. Und jetzt bin ich erst mal gespannt, wie die erste Sitzung läuft und ob wir soweit kommen, ein Zielbild und eine Roadmap zu entwickeln, oder ob es nur ein weiterer netter Gesprächsclub wird. Ich werde wieder hier berichten, wie wir es angehen und welche Erfahrungen wir damit machen. Bleiben Sie dran!!

Kommentar hinterlassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.