Fallen im Projektmanagement – dritter Teil

Im Blog-Beitrag vom 04. Juli 2013 habe ich den ersten Teil von Fallen im Projektmanagement veröffentlicht. Dort sind die ersten beiden Fallen (2.1 und 2.2) genauer erklärt. Im zweiten Blog-Beitrag vom 18. Juli werden die Fallen 2.3 – 2.5 beschrieben.

Heute geht es um die Fallen 2.6 und 2.7 und ein Fazit.

Inhalte des ibo-Projektmanagement-Modells Typische Projektfallen Blog-Beitrag
2.1 Projektinitiative
  • Optimismusfalle
2.2 Projektstruktur
  • Fachexpertenfalle
2.3 Projektkultur
  • Parkplatzfalle
2.4 Projektplanung
  • Werkzeugfalle
2.5 Projektdiagnose und -steuerung
  • Tyrannosauruseffekt
2.6 Projektführung und -zusammenarbeit
  • Sitzungsfalle
  • Dritter Teil, heutiger Beitrag
2.7 Projektabschluss
  • Amnesiefalle

2.6 Führung und Zusammenarbeit: Die Sitzungsfalle

Häufige Sitzungen, endlose Diskussionen – aber keine Ergebnisse. Ist das ein Szenario die Ihnen bekannt vorkommt?

Besonders spannend wird dieser Punkt, wenn wir an die aktuellen Studienergebnisse der GPM denken „Das Fehlen regelmäßiger Treffen schätzen die Studienteilnehmer nicht als kritischen Faktor für den Erfolg von Projekten ein“.

 

Merkmale

  • Zu häufige Sitzungen
  • Endlose Diskussionen, oft ohne Ergebnis
  • Hütehund-Effekt: immer alle zusammen haben
  • Schlechte/keine Vorbereitung der Teilnehmer
Auswirkungen

  • Großer Zeitaufwand bis Zeitverschwendung
  • Viele gehen rein, wenig kommt heraus
  • Frustrierte Teilnehmer
Ansätze zur Überwindung

  • Nur gut vorbereitete, notwendige Sitzungen mit aus Tagesordnung abgeleiteten Teilnehmern und Moderator.
  • Richtig einladen: Themen, Ziele, erwartete Vorbereitung
  • Angestrebte Resultate, Agenda, Zeitplan vereinbaren
  • Offenes Protokoll und „Abschluss-Blitzlicht“

Durchbrechen Sie die bekannten Sitzungsroutinen, bringen Sie neue Ideen ein, seien Sie ergebnisorientiert: Mit Agenda, Zeitplänen und Abschluss-Blitzlichtern optimieren Sie Ihre Sitzungen. Probieren Sie es aus!

Planen Sie mit Ihrer Projektgruppe die Aufgaben der Sitzung über einen Gruppenarbeitsplan. Diesen nutzen Sie als Wegweiser und Kontrollinstrument durch Ihre Sitzung. Klären Sie die Sitzungsziele und die daraus resultierenden Tagesordnungspunkte. Es reicht nicht, diesen Plan einfach nur vorzustellen, erst wenn alle Beteiligten sowohl die Ziele als auch die einzelnen Arbeitsschritte einheitlich verstehen und akzeptieren, ist eine effektive Sitzung zu erwarten.

Abbildung: Gruppenarbeitsplan am Beispiel erste Projektsitzung

2.7 Projektabschluss: Die Amnesiefalle

Als wesentliches Projektmerkmal gilt, dass ein Projekt ein Anfang und ein Ende hat. Leider nehmen wir das Ende eines Projektes oft bewusst gar nicht wahr, da es nicht bewusst gestaltest wird oder auch gar nicht stattfindet. Wir lassen so oft wertvolle Informationen aus gemachten Erfahrungen ungenutzt für weitere Projekte ruhen.

 

Merkmale

  • Projektende wird nicht bewusst gestaltet
  • Keine Reflexion von Projekten
  • Keine Erfahrungsdokumentation
  • Leistungen werden nicht gewürdigt
  • Projekte werden zu Never-ending-Stories (haben kein Projektende)
Auswirkungen

  • Fehler werden wiederholt
  • Rad wird immer neu erfunden
  • Keine Qualitätskontrolle
  • Fehlende Motivation für künftige Projekte
  • Verdeckte Bindung von Mitarbeiterkapazitäten
Ansätze zur Überwindung

  • Projekt-/Erfahrungsbibliothek einrichten und pflegen (Lessons Learned)
  • Abschlussbesprechung der Projektteams zur Regel machen
  • Abschlussbericht mit vorgegebenen Inhalten verlangen
  • Abschlussbericht offiziell/formal abnehmen
  • Abschlussfeier mit kurzer Rede des Auftraggebers spendieren

Der Projektabschluss gehört als wesentlicher Bestandteil zu jedem Projekt. Die Durchführung einer Abschlussbesprechung mit dem Team (was war gut/was wollen wir beim nächsten Mal besser machen?) gehört genauso dazu wie die formale Abnahme der Projektergebnisse durch den Auftraggeber und damit die Entlastung des Projektleiters. Eine kleine Abschlussfeier gibt einen feierlichen Rahmen und motiviert für weitere Projekte.

Denn nach dem Projekt ist ja bekanntlich vor dem Projekt…

 

3. Fazit

Am Anfang des ersten Blog-Artikels habe ich aufgezeigt, wo die aktuellen „Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit“ liegen. Zusammengefasst lässt sich feststellen, dass sich die in der Studie genannten Faktoren quer durch das ibo-Projektmanagement-Modell ziehen. Hier können wir eine Parallele zu den Fallen in Projekten herstellen, die sich ebenfalls durch alle Projektmanagement-Funktionen ziehen.

Welche Falle für uns persönlich im Projekt am gravierendsten ist, können wir meistens erst rückblickend nach einem Projekt erkennen. Umso wichtiger ist es nach jedem Projekt sich ausreichend Zeit zu nehmen und zu hinterfragen, was wir aus diesem Projekt gelernt haben und was wir beim nächsten Mal besser machen wollen.

Kennen Sie die Situation, dass auf Nachfrage bei Ihren Projektmitarbeitern der Projektstatus immer „grün“ ist? Bei näherem Hinsehen merken Sie dass sie unterschiedliche Auffassungen von der Farbe Grün vertreten und dass das Projekt aus definierter Vorgabe bereits „rot“ gemeldet werden müsste. Diesen Effekt nennt man „Meloneneffekt“ (Projekt ist nach außen grün – aber nach innen bereits tief rot).

Ich möchte Sie mit diesem Artikel ermuntern die ein oder andere „Melone“ rechtzeitig zu erkennen“ oder „Fallen im Projekt“ zu umschiffen.

Viel Erfolg wünscht

Katja Zink

Wie sie typische Fallen in Projekten vermeiden lernen Sie hier: ibo Seminare Projektmanagement

 

Quellen

 

2 Kommentare

  1. Liebe Frau Zink,

    Sie haben echt schöne Namen für die diversen Fallen… Hi,hi,hi

    Zur Sitzungsfalle möchte ich (mal wieder) einen Gedanken ergänzen. Das üblichste Bild einer Sitzung ist ja „alle sitzen, gerne hinter den Laptop-Bildschirmen versteckt, am Tisch und folgen etwaigen Vortragenden“. Soll heißen, das Bild ist oft statisch. In meiner Arbeit stelle ich fest, dass, wenn ein Team sich „erlaubt“ Bewegung in die Meetings zu bringen, auch im Kopf mehr Bewegung passieren kann. Ich plädiere also für Aufstehen, Zurücktreten und von einer anderen Position betrachten bis hin zu Kreativitätsinterventionen, das Arbeiten mit Bodenankern und sogar „Rollenspiele“. Sehr häufig sind die Effekte auf Lösungsfindung, Kreativität und Spass ganz enorm.

    In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein schönes WE,

    Stephanie Borgert

    1. Hallo liebe Frau Borgert,

      bis zum ibo Trendforum überlege ich mir noch ein paar neue Fallen, vielleicht küren wir dann einfach den schönsten, passensten oder lustigsten Fallen-Namen ;-)!

      Zu Ihrer Anmerkung nur eine Ergänung: Ich denke, es braucht manchmal „nur“ den Mut zur Veränderung. Und das hört sich geschrieben so einfach an, ist aber vermutlich das Kernstück für so viel mehr Spaß und Zufriedenheit im Projektmanagement.

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