Phase 3 – Organisation und Zuständigkeiten

In einer Organisationsuntersuchung von Anfang an Klarheit schaffen

Nachdem in Phase 2 unseres Projektes einige wichtige Grundsatzentscheidungen getroffen wurden, geht es in Phase 3 nun um die konkrete Planung und Organisation von Zuständigkeiten, Aufträgen und Zielen bis hin zum Kick-off. Was hierbei zu beachten ist, um erfolgreich in die Organisationsuntersuchung zu starten, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Phase 3 einer Organisationsuntersuchung – Organisation und Zuständigkeiten

Planung ist das halbe Leben – zumindest das halbe Projektleitungsleben, findet Andrea S. Das hat sich in allen Projekten, die sie bisher bei der Component GmbH umgesetzt hat, bewahrheitet. Einigen Kolleg:innen geht ihr Engagement manchmal etwas zu weit. Aber Andrea S. weiß, dass ein Projekt nur erfolgreich sein kann, wenn ein klarer Fahrplan entwickelt und stringent verfolgt wird. Alle Beteiligten müssen wissen, wer wofür zuständig ist und bis wann welche Ergebnisse vorliegen müssen. Nur so kann die Unterstützung der Belegschaft und vor allem der direkt am Projekt Beteiligten garantiert werden.

Zielformulierung und Auftragsklärung

Deshalb legt Andrea S. großen Wert darauf, zu Beginn den Projektauftrag klar abzustimmen. Dazu gehört auch die Formulierung eindeutiger Ziele. Ansprechpartner ist hier natürlich in erster Linie Geschäftsführer Dr. Karl N. Sein Ziel besteht darin, die Beschäftigten im Vertrieb zukünftig effizienter in Beratungs- und Serviceaufgaben einzusetzen. Zusätzlich will er den Aufwand für administrative Tätigkeiten deutlich verringern. Zu diesem Zweck soll in einer Personalbemessung zunächst ermittelt werden, wie viele Kapazitäten in den einzelnen Aufgaben gebunden sind. Im zweiten Schritt soll dann eine Geschäftsprozessoptimierung durchgeführt und ggf. eine Umstrukturierung vorgenommen werden.

Klare Ziele formulieren in Phase 3 einer Organisationsuntersuchung
Klare Ziele formulieren

Neben dem Primärziel des Auftraggebers spielen aber natürlich auch Ziele anderer Beteiligtengruppen eine Rolle. Peter G. hat in seiner Funktion als Personalvertretung ja bereits seine Erwartungen deutlich gemacht. Und auch Andrea S. und ihr Team haben gewisse Vorstellungen bzgl. des konkreten Ablaufs. Immerhin soll das Projekt als Pilot dienen und nach hoffentlich erfolgreicher Durchführung ggf. in weiteren Abteilungen eine Betrachtung erfolgen.

Um die einzelnen Ziele deutlich abzugrenzen, verschafft sich die Projektleiterin deshalb zunächst einmal einen Überblick. Im Rahmen einer Stakeholder-Analyse wird deutlich, wer in welchem Maß von dem geplanten Projekt betroffen ist, welche Grundhaltung vorliegt und welche Einflussmöglichkeiten bestehen.

Stakeholderanalyse – Die verschiedenen Interessen kennen und im Blick behalten.
Die verschiedenen Interessen kennen und im Blick behalten.

Aus diesen Erkenntnissen kann Andrea S. eine Strategie ableiten, um die Kommunikation zielgerichtet zu steuern, die Stakeholder angemessen zu informieren und zu beteiligen und so eine größtmögliche Akzeptanz für das Projekt zu erreichen.

Projektablauf und Projektaufbau

Teil dieser Strategie ist es auch, die Rollen im Projekt eindeutig zu definieren sowie Zuständigkeitsbereiche abzugrenzen. So lässt sich klar kommunizieren, von wem zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang eine Zuarbeit benötigt wird. Zudem sollten Reporting-Standards festgelegt, Arbeitspakete, Aufgaben und Meilensteine definiert und ein Projektstrukturplan erstellt werden. Damit kennt sich Andrea S. aus. Denn sie hat sich vor einigen Jahren bei der ibo Akademie zur zertifizierten Projektleiterin ausbilden lassen.

Kick-off und Informationsveranstaltung

Sind die Planungen abgeschlossen, gilt es, die Belegschaft zu informieren. Dazu hat das Team um Projektleiterin Andrea S. eine Informationsveranstaltung geplant. Eingeladen ist neben den Beschäftigten und Führungskräften der betroffenen Bereiche auch die Personalvertretung. Hier soll Geschäftsführer Dr. Karl N. das Ziel des Projektes erläutern und besonders auf Vorteile und Chancen eingehen. Im Anschluss wird Andrea S. den Ablauf der wesentlichen Projektphasen, die Aufgaben und Zuständigkeiten sowie den anvisierten Zeitplan vorstellen. Nach ihrer Erfahrung wird durch eine frühzeitige Information und einen gemeinsamen Kick-off die Akzeptanz deutlich erhöht und die Unterstützung der Belegschaft sichergestellt. Und die ist essenziell, denn bereits in den kommenden Wochen wird Andrea S. auf die Zuarbeit aus den Reihen der Beschäftigten angewiesen sein.

Kick-off & Informationstransfer – Betroffene und Beteiligte früh ins Boot holen
Betroffene und Beteiligte früh ins Boot holen

Besonders freut sich die Projektleiterin darüber, den Beschäftigten im Rahmen der Informationsveranstaltung auch die Berater:innen der ibo Software GmbH vorstellen zu können. Nach diversen Meetings war es ihr glücklicherweise gelungen, Dr. Karl N. davon zu überzeugen, für das Pilotprojekt externe Expertise einzukaufen. Hier hatte sie sogar die Personalvertretung einmal uneingeschränkt auf ihrer Seite. Denn Peter G. ist überzeugt, dass die Fachexperten von ibo durch ihre langjährige Erfahrung dafür Sorge tragen werden, dass bei der Personalbemessung alles ordnungsgemäß abläuft. Weiterer Vorteil: Das Beratungsteam bringt auch noch eine im eigenen Haus entwickelte Software mit. Und die wird aus Sicht von IT-Organisator Tobias H. den Aufwand für die Erhebung deutlich minimieren und verspricht eine einfache und vor allem sichere Weiterverarbeitung der Daten.

Ausblick zum nächsten Beitrag

In Phase 4 des Organisationsuntersuchungsprojektes geht die Arbeit richtig los. Erfahren Sie, wie das Projekt-Team in Workshops Prozesse aufnimmt, einen Aufgabenkatalog erstellt und Mengenquellen definiert und damit die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Personalbemessung schafft.

Du möchtest die nächsten Blogartikel dieser Reihe nicht verpassen? Dann melde dich zu unserem ibo-Newsletter an!

Möchten Sie rund um das Thema Personalbemessung bzw. Stellenbemessung mehr erfahren?
Persönliche Beratung von ibo
ibo Stellenbemessungs-Software

Kommentar hinterlassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.