Phase 4 – Aufgabenkatalog

Die Weichen vor Erhebungsstart richtig stellen

Im Anschluss an die grundlegende Planung und die Klärung von Zuständigkeiten gilt es in Phase 4 des Projektes, eine gute Basis für die Durchführung der anvisierten Personalbemessung zu schaffen. Dreh- und Angelpunkt ist hier vor allem der Aufgabenkatalog, der wichtige Kriterien erfüllen muss.

Phase 4 einer Organisationsuntersuchung – Aufgabenkatalog

Nach der sehr erfolgreichen Informationsveranstaltung für die Belegschaft ist Andrea S. mit ihrem Team in die Vorbereitung der Personalbemessung gestartet. Und diese bestand zunächst im Zusammentragen von Informationen für den sogenannten Aufgabenkatalog. Dieser bildet die Basis für die Erhebung und muss lückenlos das gesamte Aufgabenspektrum des betroffenen Bereiches abbilden.

Bei der Strukturierung kommt es vor allem auf den richtigen Detaillierungsgrad an. Die Beschäftigten müssen in der Erhebung all ihre Aufgaben finden, zu kleinteilig darf die Gliederung aber auch nicht sein. Hier gilt es, bereits die spätere Auswertung im Blick zu haben und die Weichen richtig zu stellen. Zu diesem Zweck verschaffte sich das Projektteam – unterstützt durch ibo – zunächst einmal einen Überblick über das Aufgabenportfolio des Sales-Bereiches. Abgesehen von einem Organigramm und einigen Stellenbeschreibungen waren jedoch kaum hilfreiche Dokumente verfügbar. Prozesse wurden bei der Component GmbH bislang nicht erhoben. Das Dokumentenstudium lieferte also keine ausreichenden Erkenntnisse zur Erstellung des Aufgabenkatalogs.

Prozess-Workshops bringen Licht ins Dunkel

Daher einigte man sich darauf, im Rahmen von Workshops zunächst einmal die Prozesse aufzunehmen. Hierbei legten die Projektverantwortlichen von ibo besonderen Wert auf eine ausgewogene Zusammenstellung der Personengruppen. Führungskräfte und ihre Mitarbeiter:innen wurden gleichermaßen berücksichtigt. Wie Andrea S. weiß, können einen authentischen Einblick in die Prozesse ohnehin am ehesten diejenigen geben, die im operativen Tagesgeschäft tätig sind.

Dieses Vorgehen hat vor allem Brigitte W. und Stefan R. überzeugt, die dem Projekt anfangs durchaus skeptisch gegenüberstanden. Und auch Personalrat Peter G., der von Beginn an in die Planung involviert war, zeigte sich erfreut über die breite Beteiligung der betroffenen Kolleg:innen.

Prozessbeteiligte zusammenbringen
Prozessbeteiligte zusammenbringen

In insgesamt drei Terminen kamen Andrea S., eine Beraterin von ibo und die ausgewählten Vertriebskolleg:innen der Component GmbH zusammen. Das Ergebnis: 13 zunächst an der Wand mit Kärtchen und Stiften entworfene und im Anschluss in der Software ibo Prometheus modellierte Prozesse. Und zusätzlich eine durchaus umfangreiche Sammlung einzelner Aufgaben, die sich nicht als Prozesse im klassischen Sinne abbilden lassen. Dieser Überblick eröffnete den Beteiligten eine völlig neue Perspektive auf ihren Aufgabenbereich. Vor allem Brigitte W. war angesichts der Fülle der Aufgaben überrascht. Und das Projektteam gewann bereits erste wichtige Erkenntnisse in der Vorbereitung auf eine spätere Aufgabenkritik und Prozessoptimierung.

Prozesse systematisch beleuchten
Prozesse systematisch beleuchten

Von den Prozessen zum Aufgabenkatalog

Auf Basis der Prozesserhebung ging das Team von ibo an die Erstellung des Aufgabenkatalogs. Im Sinne eines angemessenen Detaillierungsgrades wurden einige im Prozess einzeln gelistete Aufgaben im Katalog zusammengefasst. Ein besonderes Augenmerk wurde zudem auf die eindeutige Abgrenzbarkeit sowie die verständliche Formulierung der Aufgaben gelegt. Dadurch wird gewährleistet, dass Aufgaben innerhalb der Erhebung eindeutig identifiziert und Aufwände richtig zugeordnet werden können. So werden Fehlbuchungen, Verzerrungen und aufwendige Nachschätzungen vermieden. Zu diesem Zweck wurden ergänzend zu vielen Aufgaben kurze Hilftstexte hinterlegt. Diese sollen den Mitarbeiter:innen die Zuordnung in der späteren Erhebung zusätzlich erleichtern.

Aufgaben eindeutig abgrenzen
Aufgaben eindeutig abgrenzen

Auch die Erstellung des Aufgabenkatalogs wurde von Peter G. eng begleitet. Sein Fokus lag dabei auf der Vermeidung einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Beschäftigten. Der Katalog musste also so strukturiert werden, dass Erhebungswerte nicht auf einzelne Mitarbeiter:innen rückbezogen werden können. In diesem Zusammenhang fand die Möglichkeit der pseudonymisierten Erhebung besonderen Anklang. Und auch sonst ergab sich aus Sicht der Personalvertretung keinerlei Grund zur Besorgnis. Immerhin sind die Berater:innen von ibo mit diesen Anforderungen aus einer Vielzahl von Projekten durchaus vertraut.

Die Grundlagen sind geschaffen

So zeigten sich am Ende der Workshop-Phase alle Beteiligten zufrieden. Die Beschäftigten fühlten sich in die Vorbereitung integriert und die Personalvertretung sah die Interessen der Belegschaft ausreichend geschützt. Und dem Projektteam lag mit dem intern abgestimmten Aufgabenkatalog nun eine optimale Basis für die Personalbemessung vor.

Andrea S. freute sich besonders darüber, dank der strukturierten und systematischen Herangehensweise der Kolleg:innen von ibo nun auch über modellierte Prozesse zu verfügen. Fragen, die sich aus der Prozesserhebung ergeben hatten, wurden im Anschluss direkt mit Geschäftsführer Dr. Karl N. erörtert. Und so konnten letztlich sogar einige kleinere Optimierungsmaßnahmen sofort in die Umsetzung gebracht werden.

Ausblick zum nächsten Beitrag

In Phase 5 des Organisationsuntersuchungsprojektes widmet sich das Projektteam mit Unterstützung der Berater:innen der ibo Software GmbH den Berechnungsgrundlagen und dem wichtigen Thema Mengen.

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