Die Beispiel-Reihe zur Durchführung einer Organisationsuntersuchung tritt in die letzte Phase, der Einführung und Verstetigung, ein. Die Component GmbH steht kurz vor dem Projektabschluss. Es gilt nun ein langfristiges Prozess-Controlling und ein kontinuierliches Kapazitätsmanagement zu verstetigen.
Nach Abschluss der Personalbedarfsermittlung hat sich die Component GmbH eingehend mit den Vertriebsprozessen auseinandergesetzt und eine ganze Reihe an Optimierungsmaßnahmen erarbeitet. Diese gilt es nun in die Realisierung und Umsetzung zu bringen.
Die Personalbedarfsermittlung ist abgeschlossen, die Erhebungsergebnisse aus Phase 8 liegen vor. In der 9. Phase der Organisationsuntersuchung kann das Projektteam nun in die Würdigung der Ergebnisse und die kritische Betrachtung des Aufgabenportfolios einsteigen.
Die Software ist installiert, die Beschäftigten wurden geschult und die Vorbereitungen auf die Erhebung sind abgeschlossen. In Phase 8 des Projektes erfolgt in der Component GmbH nun die eigentliche Erhebung inklusive einer engmaschigen Qualitätssicherung.
Die Digitalisierung von Prozessen in der öffentlichen Verwaltung bedarf zuerst einer Strukturierung und Optimierung. Nachhaltige Digitalisierung ist mehr als das Fortsetzen analoger Verwaltung mit digitalen Medien.
Die Entscheidung zum Einsatz einer erprobten Standard-Software ist gefallen. In Phase 7 des Projektes geht es nun um die Implementierung und vor allem darum, die Beschäftigten bestmöglich mit dem Tool vertraut zu machen.
Die Prozesse wurden erhoben, der Aufgabenkatalog liegt vor, die Voraussetzungen für die Ermittlung valider Mengen wurden geschaffen und die nötigen Berechnungsgrundlagen definiert. In Phase 6 des Projektes gilt es nun, das Verfahren und die passende Erhebungsmethode auszuwählen. Ebenfalls ist eine abschließende Entscheidung über den Einsatz einer möglichen Erhebungssoftware zu treffen.
Der Aufgabenkatalog steht! Damit ist schon einmal eine wichtige Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf der späteren Personalbemessung geschaffen. Einige wichtige Punkte sind aber noch zu klären, bevor es losgehen kann. In Phase 5 des Organisationsuntersuchungsprojektes setzt die Component GmbH die Vorbereitungen fort und schafft die Berechnungsgrundlagen.
Im Anschluss an die grundlegende Planung und die Klärung von Zuständigkeiten gilt es in Phase 4 des Projektes, eine gute Basis für die Durchführung der anvisierten Personalbemessung zu schaffen. Dreh- und Angelpunkt ist hier vor allem der Aufgabenkatalog, der wichtige Kriterien erfüllen muss.
In einer Organisationsuntersuchung von Anfang an Klarheit schaffen. In der dritten Phase werden Organisation und Zuständigkeiten konkret geplant, Ziele formuliert und der Kick-off gestartet.
Grundsatzentscheidungen und Einstieg in die Methodik:
Der folgende Artikel verdeutlicht, dass im Vorfeld zu einer Personalbemessung nicht nur aufseiten der Belegschaft Klärungsbedarf besteht, sondern sich auch die Mitarbeiter:innen, die das Projekt intern umsetzen sollen, häufig erst in eine ihnen noch fremde Materie einfinden müssen.
Voraussetzungen:
Zu Beginn der zweiten Phase befassen wir uns mit den Interessen, Erwartungen und Befürchtungen der einzelnen Beteiligten – vor allem im Hinblick auf eine bevorstehende Personalbemessung.
Unsere Blogreihe zum praxisorientierten Kennenlernen eines Personalbemessungsprojektes gibt Ihnen mit dem folgenden Artikel einen Einblick in die erste Phase einer Organisationsuntersuchung – Auslöser.
Organisationsuntersuchungen sind systematische Betrachtungen von Organisationen oder Teilen von Organisationen mit dem Ziel, nach einer sorgfältigen Analyse ein Optimierungskonzept zur jeweiligen Aufgabenerfüllung zu erarbeiten.
Ein Rückblick zum Personalbemessungsforum 2019: ein Tag voller Wissen, Erfahrung, Handwerkszeug und Austausch in einem einzigartigen Format: www.pbe-forum.de Am 26.11.2019 um Punkt 9 Uhr hieß es im Kinosaal 5 des Kinopolis Gießen „Vorhang auf für das PBE-Forum 2019“. Ein etabliertes Format, das Personalbemessungsforum, präsentierte sich in einem ganz anderen Raum.
